Toptan satışta kayıt en çok nerede kaçar?
Toptancının derdi çok sayıda küçük karar değil, az sayıda bayinin her birinde birikmiş uzun ve karmaşık bakiyedir. Dört yerde sorun çıkar:
- Pazarlık hafızada kalır: hangi bayiye hangi üründe yüzde kaç iskonto verildiği telefon konuşmasında kalır, faturada farklı rakam çıkar.
- Sipariş elle girilir: bayi aramayla ya da mesajla sipariş verir, siz kalemleri yeniden yazarsınız; adet ve stok kodu hataları artar.
- Ödeme hangi faturaya ait bilinmez: bir bayide sekiz-on açık fatura birikir, gelen tek havale hangisini kapattığı belirsiz kalır.
- Karşılıklı borç ayrı tutulur: aynı kişiyle hem alış hem satış yapıyorsanız iki taraf bakiyesi iki ayrı defterde yaşar.
Bayiye özel iskonto ve vade nasıl tanımlanır?
Cari detayda 'Mağaza iskontosu' kutusunu açın ('Mağaza iskonto kuralları' penceresi) ve bayi için kural ekleyin; kural mağaza siparişinde olduğu kadar teklif, sipariş ve hızlı faturada da uygulanır. Kural tüm ürünlere, bir kategoriye ya da tek bir ürüne tanımlanabilir; iskonto yüzde (%) veya sabit tutar (TL) olabilir. Aynı satıra birden fazla kural uyuyorsa en özel olan kazanır: ürün, kategoriden; kategori, tüm ürünlerden önce gelir. Satırda elle bir iskonto girerseniz kural onu ezmez.
Kural, bayinin mağazadan verdiği siparişte ve sizin girdiğiniz normal satışta (teklif, sipariş, hızlı satış) otomatik uygulanır. Aynı kartta 'Vade (gün)' alanı bulunur; hızlı fatura sihirbazı fatura vadesini fatura tarihine bu günü ekleyerek önerir. 'Risk limiti' alanı ise yalnızca bilgi amaçlıdır; sipariş veya satışı engellemez.
Hepsitek'te ayrı bir 'bayi grubu' veya fiyat listesi tanımı yoktur. Bayiye özel fiyat, cari bazındaki iskonto kurallarıyla yürür; kuralı her bayi kartında ayrı tanımlarsınız.
Bayi carisi ve iskonto
Cari detayında ekstre paylaşım linki, mağaza iskontosu ve kataloğu kısıtlama alanları bulunur.
Bayiler siparişi kendileri nasıl verir?
Mağazanızı 'Sadece kayıtlı carilerime açık' olarak ayarlarsanız yalnızca cari kaydı olan müşteriler girebilir. Giriş, cari kaydınızla eşleşen telefon numarasına gelen SMS koduyla yapılır; her SMS işletmenizin SMS kontöründen düşer. Mağaza ve bayi tarafında şunlar bulunur:
| Özellik | Ne yapar? |
|---|---|
| Cariye özel katalog | Belirli bir carinin görmeyeceği ürün ve kategorileri gizler; arama, sepet ve sipariş aşamalarında da geçerlidir. |
| Minimum sipariş | KDV dahil, iskonto sonrası tutar ve/veya toplam adet için alt sınır koyar; eksik tutar müşteriye net mesajla gösterilir. |
| Toplu sipariş | Stok kodu ve adet listesi yapıştırılır ya da CSV dosyası yüklenir; sepet bu listeden dolar. |
| Tekrar sipariş | Geçmiş siparişteki kalemler tek düğmeyle sepete eklenir. |
| Teklif iste | Bayi sepetinden fiyat teklifi ister; talep size ulaşır ve teklif modülünde taslağa çevrilebilir. |
| Sipariş onayı | 'Yalnız sipariş' rolündeki bayi çalışanının siparişi, bayinin kendi onaylayıcısı onaylayınca size gerçek sipariş olarak düşer. |
| Tam stok gösterimi | Açılırsa bayi 'Stokta 120 Adet' gibi miktarı görür; kapalıyken yalnız 'Stokta / Tükendi' görür. |
Onaylayıcıya giden bilgilendirme SMS'i de işletmenizin SMS kontöründen düşer; kontör yoksa SMS gitmez, sipariş talebi yine de bayinin Hesabım bölümündeki onay listesinde bekler. Bayi mağazasının genel yapısı için sanal mağaza ve e-fatura sayfasına bakabilirsiniz.
Tahsilat, mahsup ve ekstre: bakiyeyi nasıl kapatırsınız?
- Toplu tahsilat: bayinin açık faturalarını seçersiniz; tek ödeme seçilen belgelere dağıtılır. Fatura ödeme tipi nakit, kredi kartı, havale, vadeli veya kapıda ödeme olarak işaretlenebilir.
- Cari mahsup: iki farklı carinin borcunu ve alacağını para hareketi olmadan karşılıklı kapatır. Aynı cari iki tarafta olamaz ve özellik şimdilik yalnız TL cariler içindir.
- Ekstre linki: cari başına özel, 90 gün geçerli ve iptal edilebilir bir bağlantıyla bayi, giriş yapmadan kendi ekstresini görür.
- Yaşlandırma ve bakiye listesi: kimin faturasının ne kadar süredir beklediğini (ödeme tipi Vadeli olanlar vadesi geçmiş diye ayrılır; diğer ödeme tipleri 'Tahsilat bekleniyor' diliminde görünür) ve cari bakiyelerini raporlar; Excel ve PDF olarak dışa aktarılır.
Vadesi geçen bayilerin takibi için vadesi geçmiş alacak takibi rehberine, bakiye uzlaşması için cari mutabakat rehberine göz atın.
Örnek: iki kalemli bayi siparişi, toplu tahsilat ve mahsup
Bir temizlik ürünleri toptancısı bayisi için 'tüm ürünlerde %8' ve 'Deterjan kategorisinde %12' iskonto kuralı tanımlamıştır. Bayi 40 koli deterjanı koli başına 850 TL'den, 25 koli kâğıt havluyu koli başına 600 TL'den (fiyatlar KDV hariç) sipariş eder. KDV oranı bu örnekte %20 kabul edilmiştir; tutarlar örnektir.
| Kalem | Liste tutarı | İskonto | İskonto sonrası |
|---|---|---|---|
| Deterjan, 40 koli × 850 TL | 34.000 TL | %12 = 4.080 TL | 29.920 TL |
| Kâğıt havlu, 25 koli × 600 TL | 15.000 TL | %8 = 1.200 TL | 13.800 TL |
| Toplam (KDV hariç) | 49.000 TL | 5.280 TL | 43.720 TL |
| KDV (%20) | - | - | 8.744 TL |
| Fatura toplamı | - | - | 52.464 TL |
Fatura 10 Kasım'da kesilir. Bayinin vade günü 45 ise hızlı fatura sihirbazıyla kesilen faturada önerilen vade 25 Aralık olur (10 Kasım'a 45 gün eklendiğinde Kasım'ın kalan 20 günü ve Aralık'tan 25 gün gelir); siparişten faturalandırırken vadeyi siz girersiniz. Bayinin elinde başka iki açık fatura daha vardır: 18.000 TL ve 13.536 TL. Üç belgenin toplamı 52.464 + 18.000 + 13.536 = 84.000 TL eder; bayi 84.000 TL'lik tek havale yapınca üç faturayı birlikte seçip toplu tahsil edersiniz.
Başka bir bayi olan A Ltd. size 9.500 TL borçludur; siz de nakliye firması B Nakliyat'a 9.500 TL borçlusunuz. İki cari arasında mahsup yaparsanız iki bakiye de para hareketi olmadan 0 TL'ye iner.
Paket ve sınırlar: bayi tarafında dikkat edilecekler
İskonto kuralları, kapalı bayi mağazası, toplu tahsilat, mahsup ve ekstre linki Ön Muhasebe paketindedir (199 TL/ay, KDV dahil). Bayiye resmî e-Fatura veya e-Arşiv göndermek için E-Dönüşüm paketi (599 TL/ay, KDV dahil) gerekir; resmî gönderim kullanıcı onayıyla yapılır. Hangi belgeyi düzenleyeceğinizi mali müşavirinize danışın.
- Bayi mağazasındaki SMS girişi ve onay bildirimleri SMS kontörü harcar.
- Cari risk limiti bilgi amaçlıdır; satışı engellemez.
- Mahsup yalnız TL cariler arasındadır, dövizli cari reddedilir.
- Hepsitek resmî defter tutmaz ve beyanname hazırlamaz.
Sık sorulan sorular
Her bayiye farklı fiyat verebilir miyim?
Evet. Cari kartındaki iskonto kuralları ile her bayiye ürün, kategori veya tüm ürünler bazında yüzde ya da sabit tutarlı iskonto tanımlarsınız. Kural, bayi mağazadan sipariş verdiğinde ve sizin girdiğiniz satışlarda otomatik uygulanır. Ayrı bir fiyat listesi tanımı yoktur; fark iskonto kuralıyla sağlanır.
Bayi mağazası herkese mi açık olur?
Hayır, isterseniz 'Sadece kayıtlı carilerime açık' seçeneğini açarsınız. Bu durumda yalnızca cari kaydınızla eşleşen telefona gelen SMS koduyla giriş yapılır. SMS işletmenizin SMS kontöründen düşer; kontör biterse giriş kodu gitmez, bu yüzden kontör bakiyesini düzenli izlemeniz gerekir. Herkese açık mağaza için SMS girişi gerekmez.
Bayinin tek ödemesini birkaç faturaya nasıl dağıtırım?
Bayi kartından açık faturaları seçip 'Seçilenleri Tahsil Et' dersiniz; tutar seçilen belgelere dağıtılır ve kısmen kapanan fatura bakiyede kalır. Müşterinin eşleşmemiş açık avansı varsa Hepsitek önce onunla eşleştirmeyi önerir, böylece aynı borç iki kez tahsil edilmiş görünmez. Tahsilat ve eşleştirmeler cari ekstresinde görünür.
Cari mahsup hangi durumda kullanılır?
İki farklı carinin birbirine karşılıklı borç ve alacağı olduğunda, para hareketi olmadan kapatmak için kullanılır. Örneğin bayi size, siz de nakliyeciye aynı tutarda borçluysanız mahsupla iki bakiye de kapanır. Aynı cari iki tarafta olamaz ve özellik şimdilik yalnız TL cariler içindir; dövizli cari reddedilir.
Bayiye ekstre göndermek için e-posta yazmam gerekir mi?
Gerekmez. Cari başına özel bir ekstre linki oluşturur ve istediğiniz kanaldan paylaşırsınız. Bağlantı 90 gün geçerlidir, iptal edilebilir ve yeni link oluşturunca eskisi çalışmaz. Linke sahip olan herkes ekstreyi görebilir, bu yüzden bağlantıyı yalnızca ilgili bayiyle paylaşmanız gerekir. İsterseniz eski linki iptal edebilirsiniz.