Stok takip programı ne işe yarar?
Stok takibi, raftaki ya da depodaki gerçek miktarla kayıtlardaki miktarı aynı tutma işidir. Elle tutulan bir listede fark genellikle küçük başlar: bir satış deftere işlenmez, bir mal girişi unutulur, ürünün bittiği ancak müşteri aradığında anlaşılır. Sonuç; gereksiz verilen siparişler, satılamayan ürünler ve sayım günü çıkan sürprizlerdir.
Stok takip programı bu farkı kaynağında kapatır: stok ayrı bir not değil, alış ve satış belgelerinin doğal sonucudur. Hepsitek Ön Muhasebe içinde stok; fatura, cari, kasa-banka ve sipariş kayıtlarıyla aynı yerde durur. Satış faturasını kestiğinizde müşterinin cari borcu ve ürünün stoğu birlikte güncellenir; alış faturasını işlediğinizde de stok artar ve tedarikçinin cari kaydı güncellenir.
Videoda görün
Stok ekranlarında kritik seviye ve satılabilir miktar
Ürün listesi, kritik stok seviyesinin altına düşen ürünleri renkle işaretler; stok defteri ise fiziksel, ayrılan ve satılabilir miktarı ayrı gösterir.
Hepsitek'te stok takibi neleri kapsar?
- Ürün, depo ve barkod: ürünlerinizi barkodlarıyla ve depolarıyla tanımlar, barkodla ya da arayarak bulursunuz.
- Stok girişi, çıkışı ve sayım: mal kabulünü, çıkışı ve sayım sonucunu hareket olarak kaydedersiniz; her ürünün geçmişi görünür.
- Kritik stok seviyesi: ürün için bir alt sınır belirlersiniz; stok o seviyeye indiğinde uyarı alırsınız.
- Satışta otomatik düşüm: satış faturasında ve perakende hızlı satış ekranında stok kendiliğinden azalır.
- Sanal mağaza ve pazaryeri: sanal mağaza siparişlerinde stok güncellenir; Trendyol, n11 ve Hepsiburada siparişlerini Hepsitek'e aldığınızda da stok otomatik güncellenir. Ayrıntılar için pazaryeri fatura entegrasyonu sayfasına bakın.
- Rapor ve yetki: stok raporunu PDF veya Excel olarak dışa aktarabilir, rol bazlı yetkiyle depo sorumlusuna yalnızca stok ekranlarını açabilirsiniz.
Ürün tanımından satışa: stok nasıl akar?
Aşağıdaki akış, yeni bir ürünün Hepsitek'e girişinden satışına kadar olan yolu özetler. Her adımda elle stok hesabı yapmanız gerekmez.
- Ürünü tanımlayınÜrün adını, barkodunu, satış fiyatını ve kritik stok seviyesini girin.
- Mal girişini kaydedinTedarikçinin alış faturasını işleyin ya da stok girişi hareketi oluşturun; stok artar, alış faturasında tedarikçinin cari kaydı da güncellenir.
- Satışı yapınKasada barkod okutarak, faturayla ya da sanal mağaza siparişiyle satış gerçekleşir.
- Stok kendiliğinden azalırSatış belgesi kaydedildiği anda ürünün kalan miktarı güncellenir; ayrıca bir düşüm kaydı girmezsiniz.
- Sayım yapın, uyarıları izleyinPeriyodik sayımı kaydedip farkları görün; kritik seviyeye inen ürünler için yeni sipariş verin.
Örnek: bir petshopta tek ürünün stok hareketi
Aşağıdaki rakamlar örnektir; fiyatlar ve adetler işletmenizden farklı olabilir. Küçük bir petshopta 15 kg'lık kuru kedi maması için alış fiyatı 640 TL, satış fiyatı 890 TL, kritik stok seviyesi 4 adet olarak tanımlanmıştır.
| Olay | Hareket | Kalan stok |
|---|---|---|
| Sayım sonucu (açılış) | +10 adet | 10 adet |
| Tedarikçiden alış faturası | +6 adet (6 × 640 = 3.840 TL) | 16 adet |
| Tezgâhta hızlı satış | −4 adet (4 × 890 = 3.560 TL) | 12 adet |
| Sanal mağaza siparişi | −2 adet (2 × 890 = 1.780 TL) | 10 adet |
| Hafta içi tezgâh satışları | −6 adet (6 × 890 = 5.340 TL) | 4 adet, kritik seviye uyarısı |
Bu akışta elle düşülen tek bir satır yoktur. Ürün kritik seviyeye indiğinde uyarı gelir ve yeni siparişi stok bitmeden verebilirsiniz. Aynı kayıtlardan ürünün satış tutarını (örnekte 3.560 + 1.780 + 5.340 = 10.680 TL) raporda da görürsünüz.
Gelen e-Fatura kalemleri stoğa nasıl işlenir?
E-Dönüşüm paketinde tedarikçinizin size kestiği e-Fatura Hepsitek'e düşer. Faturadaki kalemleri gözden geçirip onayladığınızda ürünler stok hareketi olarak işlenir; mal girişini bir kez de elle yazmak zorunda kalmazsınız. Onay adımı sizdedir: kalemleri kontrol etmeden stok değişmez.
Ön Muhasebe paketinde e-Belge gönderimi dahil değildir; bu pakette alış faturasını elle girerek aynı stok güncellemesini yaparsınız. E-Fatura süreçleri ve paket farkı için e-Fatura programı sayfasına bakabilirsiniz.
Excel'de stok takibi ile stok takip programı
Excel, küçük ve durağan bir ürün listesi için yeterli olabilir. Günde birkaç satış başladığında sorun formülden değil, güncellenmeyi unutulan satırdan çıkar. Fark şöyledir:
| Konu | Excel'de stok takibi | Hepsitek stok takibi |
|---|---|---|
| Satış sonrası düşüm | Her satışta hücre elle güncellenir. | Fatura, hızlı satış veya sipariş kaydedilince stok kendiliğinden azalır. |
| Ekip çalışması | Dosya tek kişide kalır ya da kopyalar çoğalır. | Ekip aynı güncel kayda bakar; rol bazlı yetkiyle ekranlar sınırlanır. |
| Barkod | Barkodla arama için ek kurulum gerekir. | Ürün barkodla ya da arayarak bulunur. |
| Kritik stok | Uyarı için kendi formülünüzü kurarsınız. | Ürün başına alt sınır tanımlanır, uyarı gelir. |
| Fatura ve cari bağı | Fatura ve cari bilgisi ayrı dosyalarda durur. | Stok hareketi fatura ve cari kayıtlarıyla bağlıdır. |
| Sanal mağaza siparişi | Sipariş sonrası stok elle eşitlenir. | Sipariş geldiğinde stok güncellenir. |
| Maliyet | Ek yazılım gerekmez; emek ve hata riski size aittir. | Ön Muhasebe paketi 199 TL/ay (KDV dahil). |
Mevcut ürün listeniz Excel'deyse geçişte önce Excel ile fatura aktarma rehberine göz atabilirsiniz.
Sınırlar ve dikkat edilecekler
- Program, fiziksel sayımın yerini almaz. Kayıtla raf arasındaki farkı düzenli sayım yaparak görürsünüz.
- Gelen e-Fatura kalemlerini onaylayarak stoğa işleme E-Dönüşüm paketindedir; Ön Muhasebe paketinde e-Belge gönderimi dahil değildir.
- Pazaryeri siparişleri bugün Trendyol, n11 ve Hepsiburada için çalışır; Pazarama, Amazon ve Çiçeksepeti entegrasyonları yakında olarak işaretlidir.
- Barkod okuyucu ve benzeri donanımın uyumunu, 14 gün ücretsiz deneme sırasında kendi cihazınızla test etmenizi öneririz.
- Stok değerleme, maliyet yöntemi ve envanter kayıtları gibi muhasebe konularında mali müşavirinize danışın.
Sık sorulan sorular
Stok takip programı nedir?
Stok takip programı, ürünlerin giriş, çıkış ve kalan miktarını kayıt altında tutan yazılımdır. Hepsitek'te stok; ürün, depo ve barkod kayıtlarıyla başlar, satış ve alış belgeleriyle otomatik güncellenir ve kritik seviyede uyarı verir.
Satış yaptığımda stok kendiliğinden düşer mi?
Evet. Satış faturası, hızlı satış ekranındaki satış ya da sanal mağaza siparişi kaydedildiğinde ürünün stoğu otomatik azalır. Trendyol, n11 ve Hepsiburada siparişlerini Hepsitek'e aldığınızda da stok otomatik güncellenir.
Kritik stok uyarısı nasıl çalışır?
Her ürün için bir kritik stok seviyesi belirlersiniz. Kalan miktar bu seviyeye indiğinde Hepsitek sizi uyarır; böylece ürün tükenmeden sipariş verebilirsiniz.
Stok takibi için barkod okuyucu gerekir mi?
Zorunlu değildir; ürünleri barkodla bulabildiğiniz gibi arayarak da bulabilirsiniz. Okuyucu kullanacaksanız cihazınızın uyumunu 14 gün ücretsiz deneme sırasında kendiniz test etmenizi öneririz.
Tedarikçiden gelen e-Fatura stoğa otomatik girer mi?
E-Dönüşüm paketinde gelen e-Fatura kalemlerini gözden geçirip onayladığınızda stok hareketine işlenir. Onay vermeden stok değişmez. Ayrıntılar için e-Fatura programı sayfasına bakın.
Stok takibi hangi pakette var?
Stok yönetimi Ön Muhasebe paketine (199 TL/ay, KDV dahil) dahildir. Gelen e-Fatura kalemlerini stoğa işleme E-Dönüşüm paketinde (599 TL/ay, KDV dahil) kullanılır. Her iki paketi de 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz; kart bilgisi istenmez.