e-Arşiv fatura programı: faturadan cari ve stoğa tek akış

e-Arşiv fatura nedir?

509 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ne göre e-Arşiv fatura, kâğıt faturayla aynı hukuki niteliklere sahip bir faturadır; yeni bir belge türü değildir. Elektronik ortamda oluşturulur, alıcının talebine göre kâğıt veya elektronik ortamda iletilir ve düzenleyen tarafından elektronik ortamda saklanır. Temel kavramlar için e-Arşiv fatura nedir rehberine bakabilirsiniz.

e-Arşiv uygulamasına dahil olan bir mükellef, e-Fatura kullanıcısı olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayanlara yaptığı satışlarda faturayı e-Arşiv olarak düzenler. Kimlerin bu uygulamaya geçmek zorunda olduğu ve güncel sınırlar GİB duyurularına bağlıdır; kendi durumunuz için GİB e-Arşiv sayfasına bakın veya mali müşavirinize danışın.

e-Arşiv fatura kime kesilir?

Hem e-Fatura hem e-Arşiv uygulamasına dahil bir satıcının faturası, alıcının durumuna göre belirlenir:

İnternet üzerinden satış yapıyorsanız (sanal mağaza, pazaryeri) tebliğ, e-Arşiv faturanın alıcıya elektronik ortamda iletilmesini ister. Faturada satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli ve tarihi, gönderiyi taşıyanın bilgisi gibi ek bilgilerle birlikte “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesi de yer almalıdır. Kesin gereklilikler için resmî metne bakın.

Satış faturası oluşturma ekranı

Fatura, cari hesap ve ürün satırlarıyla aynı ekrandan hazırlanır; senaryo ve fatura tipi seçimi de bu formdadır.

GİB e-Arşiv Portalı ile Hepsitek arasındaki fark

GİB, e-Arşiv fatura düzenlemek için bir e-Belge düzenleme portalı sunar (earsivportal.efatura.gov.tr). Portal, e-Arşiv fatura düzenlemenin yöntemlerinden biridir. Fark, faturanın yanında nelerin birlikte tutulduğundadır.

Ayda yalnızca birkaç fatura kesen bir işletme için portal yeterli olabilir. Faturaların yanında stok, cari ve tahsilat da izleniyorsa bunları tek programda toplamak zaman kazandırır. Genel özellikler için ön muhasebe programı sayfasına bakın.

Hepsitek'te e-Arşiv fatura nasıl kesilir?

1. Satışı kaydedinHızlı satış ekranından, siparişten ya da doğrudan fatura ekranından satışı oluşturun ve cariyi seçin.
2. Taslağı kontrol edinKalemleri, KDV oranlarını ve alıcı bilgilerini gözden geçirin.
3. OnaylayınResmî gönderim, siz onayladığınızda yapılır.
4. Durumu izleyinBelge durumunu ve kontör bakiyenizi panelden takip edin.
5. Kayıtlar güncellenirCari borç ve stok güncellenir; e-Belge gönderildiğinde cariye e-posta (ayar açıksa ve SMS kontörünüz varsa SMS) ile bildirim gidebilir; tahsilatı doğru kasa veya banka hesabına işlersiniz.

Örnek: bir petshop, e-Fatura kullanıcısı olmayan bir müşteriye 1.850 TL'lik (KDV dahil) mama ve aksesuar satar. Fatura e-Arşiv olarak hazırlanır ve onayla gönderilir; ürünler stoktan düşer. Müşteri kartla ödediyse tahsilat banka hesabına işlenir. Rakamlar örnektir.

Toplu faturalandırma: çok sipariş, tek seferde

Trendyol, n11 ve Hepsiburada siparişlerini ya da kendi sanal mağazanızın siparişlerini tek listede görür, toplu seçip tek tıkla yüzlerce fatura oluşturabilirsiniz; isterseniz tek tek de kesersiniz. Faturaların resmî gönderimi yine sizin onayınızla yapılır.

Örnek: bir gün içinde 120 sipariş geldi ve ortalama sipariş tutarı 450 TL; toplam 120 × 450 TL = 54.000 TL (KDV dahil). Faturaları tek tek hazırlamak yerine siparişleri listeden toplu seçer, ardından gönderim durumlarını tek ekrandan izlersiniz. Rakamlar örnektir.

Ayrıntılar için pazaryeri fatura entegrasyonu ve sanal mağaza ve e-Fatura sayfalarına bakabilirsiniz.

e-Arşiv faturada iptal ve iade: nelere dikkat?

İptal ve iade, vergisel sonuç doğurabilen işlemlerdir; hangi durumda hangisinin uygulanacağı GİB mevzuatı ve kılavuzlarına bağlıdır. Resmî metinlerde doğrulayabildiğimiz noktalar şunlardır:

• GİB'in e-Arşiv kılavuzu, düzenlendikten sonra çeşitli nedenlerle iptal edilen e-Arşiv faturaların e-Arşiv raporunda ayrıca bildirilmesini öngörür.
• İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-Arşiv faturanın bir iade bölümü bulunur. Müşteri malı iade etmek isterse faturanın kâğıt çıktısındaki iade bölümünü doldurup imzalar ve malla birlikte satıcıya gönderir; bu belge, satıcının düzenleyeceği gider pusulası yerine geçer.
• e-Belgelere ilişkin iptal bildirimlerinin, GİB'in yayımladığı kılavuzda belirtilen usulle elektronik ortamda bildirilmesi zorunludur.

Bu sayfa, belirli bir faturanın iptal mi yoksa iade mi edilmesi gerektiği konusunda tavsiye vermez. Kararı, işlemin tarihini ve dönemini birlikte değerlendirecek mali müşavirinizle verin.