e-Arşiv fatura nedir?

e-Arşiv Fatura nedir?

509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, e-Arşiv Faturayı tebliğdeki şartlara uygun biçimde elektronik ortamda oluşturulan ve e-Fatura dışında kalan elektronik faturalar olarak tanımlar. Düzenleyen mükellef faturayı alıcının talebine göre kâğıt ya da elektronik ortamda iletir; kendisi de elektronik ortamda saklar ve istendiğinde ibraz eder.

Faturada bulunması gereken temel bilgiler, e-Arşiv Fatura için de 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'ndaki çerçeveye tabidir. Yani değişen şey belgenin içeriği değil, düzenlenme ve iletilme biçimidir.

e-Arşiv Fatura kime kesilir?

Belge türünü alıcının durumu belirler. e-Arşiv uygulamasına kayıtlı bir satıcı, alıcısı e-Fatura'ya kayıtlıysa e-Fatura; değilse e-Arşiv Fatura düzenler.

e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükellefler için de e-Arşiv Fatura düzenleme zorunluluğu getirilmiştir. 509 sayılı Tebliğ'in güncel metnine göre geçmişte uygulanan tutar sınırı 2026'dan itibaren kaldırılmıştır; ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına tabi olanlar için ayrı bir takvim vardır. Kendi durumunuzu Tebliğ'in güncel metninden (509 sayılı Tebliğ) kontrol edin ve mali müşavirinize danışın. GİB'in e-Arşiv hakkında sayfasında eski tutar sınırları görünebilir; Tebliğ metni esastır.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

e-Fatura hakkında daha fazlası için e-Fatura nedir? rehberine bakabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura nasıl düzenlenir?

GİB'in e-Belge sitesi, e-Arşiv uygulamasından yararlanmak için iki yöntemi sayar: özel entegrasyon ve bilgi işlem sisteminin entegrasyonu. Bunun yanında GİB'in internet üzerinden sunduğu e-Arşiv portalı da vardır.

Hangi yolun işletmenize uygun olduğu fatura hacmine ve teknik altyapıya göre değişir. Fatura, stok ve cari kayıtlarını bir arada yönetmek isteyenler için e-Arşiv fatura programı sayfasında Hepsitek'in yaklaşımı anlatılır.

Alıcıya iletim ve saklama nasıl yapılır?

• Alıcı e-Fatura'ya kayıtlı değilse, alıcıya iletilen kâğıt veya elektronik nüsha belgenin aslıdır. Düzenleyenin elektronik ortamda sakladığı hali ikinci nüsha niteliğindedir.
• Elektronik ortamda iletilen e-Arşiv Faturanın ayrıca kâğıda basılması gerekmez.
• Fatura üzerinde düzenleme tarihinin yanında saat ve dakika olarak düzenleme zamanı da yer alır.
• Belgeler, mali mühür veya elektronik imzayla birlikte yasal süreler boyunca saklanır ve istendiğinde ibraz edilir. Saklama Türkiye sınırları içinde yapılır.

e-Arşiv raporu ve iptal süreci nasıl işler?

Raporlama

Mükellefler düzenledikleri e-Arşiv Faturaları, e-Arşiv raporu ile GİB sistemine bildirir. Tebliğe göre rapor, elektronik sertifika ile zaman damgalı olarak imzalanarak aktarılır. Raporun süresini ve yöntemini GİB belirler ve gerektiğinde değiştirebilir; bu nedenle güncel kural için GİB duyuruları izlenmelidir.

İptal ve itiraz

Elektronik ortamda iptal ve itiraz talepleri, GİB'in e-Arşiv Uygulamaları İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu'nda anlatılan usulle sistem üzerinden yapılır. Kılavuza göre belgeyi düzenleyen ya da alıcı iptal talebi oluşturur, karşı taraf talebi onaylayabilir veya reddedebilir; iptal işlemi kılavuzda belirtilen süre içinde yapılmalıdır. Bu usul, belge üzerinde alıcının vergi kimlik veya T.C. kimlik numarasının yer aldığı, yani alıcının vergi mükellefi olduğu belgeler için tarif edilmiştir.

Küçük bir işletme e-Arşiv Fatura sürecini nasıl yönetir?

Her fatura için ayrı bir ekrana girmek yerine, satışı ve faturayı aynı programda yönetmek hata riskini azaltır. Hepsitek E-Dönüşüm paketinde e-Arşiv ve e-Fatura süreçleri aynı programdan gönderilir ve takip edilir; resmî gönderim kullanıcı onayıyla yapılır.

• Satış ve alış faturaları cari borcu ve stoğu otomatik günceller.
• E-Dönüşüm paketi 599 TL/ay (KDV dahil); aktivasyon ve kontör koşulları ayrıca gösterilir. e-Belge kontörünün birim fiyatı 1 TL'dir ve kontör paketleri ödeme öncesinde gösterilir.
• Ön muhasebe tarafı (cari, stok, kasa-banka, raporlar) aynı kayıtlardan beslenir. Ayrıntı: ön muhasebe programı.