Mağaza, stok ve fatura ayrı yerlerdeyse ne olur?
Birçok küçük işletme online satışa şöyle başlar: ürünler bir mağaza panelinde, stok bir Excel dosyasında, faturalar ise başka bir programda tutulur. Sipariş geldiğinde stoğu elle düşersiniz, faturayı elle kesersiniz. Biri unutulduğunda stok yanlış görünür, satılan ürünün faturası gecikir ve ay sonunda kayıtlar tutmaz.
Sanal mağazayı ön muhasebe programının içine almak bu zinciri kısaltır: siparişi bir kez görür, stok ve fatura kaydı aynı veriden ilerler.
Sipariş, stok ve fatura nasıl bağlanır?
- Ürünü satışa açınStokta bulunan bir ürünü tek tıkla sanal mağazanızda satışa açarsınız.
- Müşteri sipariş verirSipariş, mağazanızdan Hepsitek'teki sipariş listesine gelir.
- Stok güncellenirSanal mağaza siparişinde stok kaydı güncellenir; ayrıca düşüm yapmazsınız.
- Fatura oluşturulurSipariş stok ve faturayla bağlı olduğu için faturayı aynı kayıttan hazırlarsınız.
- Gerekirse e-Belge gönderilirE-Dönüşüm paketiyle e-Arşiv veya e-Fatura gönderebilirsiniz; resmî gönderim kullanıcı onayıyla yapılır.
Stok tarafının ayrıntıları için stok takip programı, genel yapı için ön muhasebe programı sayfalarına bakabilirsiniz.
Kendi mağazanızın siparişleri, Trendyol, n11 ve Hepsiburada'dan gelen siparişlerle aynı listede görünür. Böylece kendi mağazanız ile pazaryerleri arasında ayrı ayrı gezmezsiniz; stok ve faturalandırma tek yerden yürür. Pazaryeri tarafının ayrıntıları pazaryeri fatura entegrasyonu sayfasındadır. Pazarama, Amazon ve Çiçeksepeti yakında olarak işaretlidir; henüz kullanılamaz.
Mağaza vitrini ve ürün sayfası
Sanal mağaza, işletmenizin ürün ve stok kayıtlarından beslenir; müşterileriniz kategorilere göre gezer, ürünü sepete ekler.
Kartlı ödemeyi kendi PayTR hesabınızla alın
Sanal mağazada kartlı ödeme, işletmenizin kendi PayTR hesabıyla alınır. Yani ödemeyi alan taraf sizsiniz; bunun için kendi PayTR hesabınızın bulunması gerekir. Hepsitek ödeme kuruluşunun yerine geçmez, PayTR'nin hesap ve onay koşulları ayrıca PayTR tarafından belirlenir.
Ödeme tutarı örneği: 450 TL fiyatlı bir ürünü müşteri 2 adet alırsa sipariş tutarı 900 TL olur. Bu tutar kartla ödendiğinde ödeme sizin PayTR hesabınız üzerinden alınır; sipariş, stok ve fatura kaydı ise Hepsitek'te aynı satırdan ilerler. Tutarlar örnektir.
Faydası şudur: kartla ödenen sipariş, stok ve fatura kaydıyla aynı akışta kalır.
‘Sadece carilerime açık’ mağaza ve SMS ile giriş
Her işletme herkese açık bir mağaza istemez. Toptan satış yapan, bayisine ya da düzenli müşterisine satan işletmeler için mağazayı ‘sadece carilerime açık’ olarak ayarlayabilirsiniz. Bu modda mağazayı yalnızca cari kaydı olan müşterileriniz kullanır ve giriş SMS ile yapılır; giriş kodu SMS'i işletmenizin SMS kontöründen düşer.
Cari hesap tarafının nasıl çalıştığını cari hesap takip programı sayfasında bulabilirsiniz.
| Seçenek | Kime uygun | Erişim |
|---|---|---|
| Herkese açık mağaza | Perakende satan, yeni müşteri arayan işletme | Herkes |
| Sadece carilerime açık mağaza | Bayi, toptan ve düzenli müşteriye satan işletme | Yalnızca cari kaydı olan müşteriler, SMS ile giriş |
Örnek: hırdavat satan küçük bir işletme
Bir hırdavat işletmesi 450 TL fiyatlı bir matkap ucu setini sanal mağazasında satmaya karar verir. Stokta 12 set vardır. Ürünü tek tıkla satışa açar. Bir hafta içinde mağazadan 3 sipariş gelir ve toplam 3 × 450 = 1.350 TL tutar. Aynı hafta pazaryerinden 2 set daha satılır.
| Kalem | Adet | Tutar | Stok |
|---|---|---|---|
| Başlangıç stoku | 12 | - | 12 |
| Sanal mağaza siparişleri | 3 | 1.350 TL | 9 |
| Pazaryeri siparişleri | 2 | 900 TL | 7 |
| Haftalık toplam | 5 | 2.250 TL | 7 |
Sipariş geldikçe stok ayrıca düzeltilmeden 12 adetten 7 adede iner, fatura için de aynı sipariş kaydı kullanılır. Elle yürütülen bir düzende bu beş satış için beş ayrı stok düzeltmesi ve beş ayrı fatura girişi gerekirdi. Tutarlar örnektir.
Paketler ve e-Arşiv, e-Fatura
Desteklenen sanal mağaza bağlantıları Ön Muhasebe paketinde de E-Dönüşüm paketinde de bulunur. e-Belge gönderimi ise yalnızca E-Dönüşüm paketindedir.
| Paket | Aylık fiyat | Sanal mağaza, stok ve fatura | e-Arşiv / e-Fatura gönderimi |
|---|---|---|---|
| Ön Muhasebe | 199 TL | Var | Dahil değil |
| E-Dönüşüm | 599 TL | Var | Var; aktivasyon ve kontör koşulları ayrıca gösterilir |
e-Belge türüne ve gönderim yükümlülüğüne işletmenizin durumu karar verir; bu konuda mali müşavirinize danışın. Resmî gönderim kullanıcı onayıyla yapılır. Ayrıntılar için e-Arşiv fatura programı ve fiyatlar sayfalarına bakın.
Sınırlar
- Kartlı ödeme için işletmenizin kendi PayTR hesabı gerekir; hesabın onayı PayTR'nin koşullarına bağlıdır.
- Ön Muhasebe paketinde e-Arşiv ve e-Fatura gönderimi yoktur.
- Bu sayfa yalnızca burada sayılan sanal mağaza özelliklerini tanımlar; başka bir mağaza özelliği beklentisi için önce destek ekibine sorun.
- Vergi ve belge türü kararları sizin ve mali müşavirinizin sorumluluğundadır.
Sık sorulan sorular
Sanal mağaza e-fatura ne demek?
Sanal mağazadan gelen siparişin stok kaydı ve faturayla aynı programda bağlanması demektir. Hepsitek'te sipariş, stok ve fatura birbirine bağlı ilerler; e-Arşiv ve e-Fatura göndermek isterseniz E-Dönüşüm paketini kullanırsınız.
Kendi sanal mağazam için kartlı ödeme alabilir miyim?
Evet. Sanal mağazanızda kartlı ödemeyi işletmenizin kendi PayTR hesabıyla alabilirsiniz. Bunun için kendi PayTR hesabınızın olması gerekir.
‘Sadece carilerime açık’ mağaza nedir?
Mağazanızı herkese değil, yalnızca cari kaydı olan müşterilerinize açan ayardır. Bu modda müşteriler SMS ile giriş yapar; her SMS işletmenizin SMS kontöründen düşer. Bayi ve toptan satış yapan işletmeler için uygundur.
Pazaryeri siparişlerini de aynı yerde görebilir miyim?
Evet. Kendi mağazanızın siparişleri, Trendyol, n11 ve Hepsiburada siparişleriyle aynı listede görünür. Pazarama, Amazon ve Çiçeksepeti yakında olarak işaretlidir.
Sipariş geldiğinde stok otomatik düşer mi?
Evet. Sanal mağaza siparişinde stok güncellenir; ayrıca elle düşüm yapmanız gerekmez. Stok sayımı ve kritik stok uyarısı gibi diğer özellikler stok takip programı sayfasında anlatılır.
Sanal mağaza hangi pakette var?
Desteklenen sanal mağaza bağlantıları Ön Muhasebe (199 TL/ay) ve E-Dönüşüm (599 TL/ay) paketlerinde açıktır; fiyatlara KDV dahildir. e-Arşiv ve e-Fatura gönderimi yalnızca E-Dönüşüm paketindedir. Her iki paketi 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.