Cari hesap takibi nedir, neden gerekir?
Cari hesap, bir müşteri ya da tedarikçiyle aranızdaki alışverişin hesabıdır: ne sattınız, ne tahsil ettiniz, ne kadar alacağınız ya da borcunuz kaldı. Bu bilgi defterde, Excel'de ve telefon mesajlarında dağınık durduğunda iki sorun çıkar: tahsilat zamanında hatırlanmaz, müşteriyle bakiye konusunda anlaşmazlık yaşanır.
Cari hesap takip programı, bakiyeyi belgelerden türetir. Hepsitek içinde satış faturası müşterinin borcunu artırır, tahsilat azaltır; alış faturası ve ödeme tedarikçi tarafında aynı mantıkla çalışır. Bakiyeyi ayrıca hesaplamanız gerekmez.
Videoda görün
Hepsitek'te cari hesap takibi neleri kapsar?
- Cari kart ve hareketler: her cari için borç, alacak ve güncel bakiye; fatura, tahsilat ve ödeme hareketleri tek ekranda.
- Tahsilat ve ödeme kayıtları: gelen ve giden parayı ilgili kasa veya banka hesabıyla birlikte işlersiniz.
- Cari yaşlandırma: kimin borcunun ne kadar süredir beklediğini gösteren rapor.
- Cari ekstre: PDF veya Excel olarak dışa aktarma; ayrıca özel ekstre linki.
- Cari bakiye listesi: tüm carilerin bakiyesini tek listede görme.
- Döviz: USD, EUR gibi para birimleriyle cari ve ödeme kayıtları.
- Excel ile cari aktarma: mevcut cari listenizi açılış bakiyeleriyle birlikte içeri alırsınız; ayrıntı için Excel ile fatura ve cari aktarma rehberine bakın.
Cari ekranları
Cari detay sayfası bakiyeyi, hareketleri ve ekstre paylaşımını bir arada gösterir; yaşlandırma raporu ise kimin ne kadar süredir ödemediğini dilimler hâlinde sunar.
Özel cari ekstre linki nasıl çalışır?
Müşteri "borcum ne kadar?" diye sorduğunda ekstreyi PDF olarak hazırlayıp göndermeniz gerekmez. Her cari için bir ekstre linki oluşturur, e-posta veya mesajla paylaşırsınız. Müşteri linke tıkladığında uygulamaya giriş yapmadan güncel ekstresini görür.
- Cariyi açınCari detayında güncel bakiyeyi ve hareketleri kontrol edin.
- Ekstre linkini oluşturunEkstre linkini oluşturun ve kopyalayın. Link 90 gün geçerlidir; yeni link oluşturursanız eskisi çalışmaz.
- Müşteriye gönderinLinki e-posta veya mesajla paylaşın.
- Müşteri ekstreyi görsünMüşteri giriş yapmadan güncel ekstresini inceler ve bakiyeyi sizinle aynı rakamlardan görür.
Linki paylaşırken doğru cariye gönderdiğinizden emin olun; ekstre, linke sahip olan kişi tarafından görüntülenir.
Defter ve Excel yerine cari hesap programı
Küçük işletmelerde cari takip çoğu zaman bir defter, bir Excel dosyası ve telefon rehberindeki notlardan oluşur. Bu düzen düşük hacimde çalışır; ancak müşteri sayısı arttıkça aynı bilgi birkaç yerde farklı yazılmaya başlar.
| Konu | Defter veya Excel | Hepsitek |
|---|---|---|
| Bakiye | Her faturadan sonra elle toplanır. | Fatura ve tahsilattan kendiliğinden oluşur. |
| Bekleyen alacak | Hangi borcun ne kadar süredir beklediği ayrıca hesaplanır. | Yaşlandırma raporunda görünür. |
| Müşteriye ekstre | PDF hazırlanır, her seferinde yeniden gönderilir. | Özel linkle müşteri giriş yapmadan kendi ekstresini görür; linke sahip olan herkes ekstreyi görebilir. |
| Cari ve stok | Ayrı dosyalarda durur. | Satış faturası borcu ve stoğu birlikte günceller. |
Örnek: vadeli satışta tahsilat takibi
Aşağıdaki tutarlar örnektir. Küçük bir toptan kırtasiye satıcısı, Yıldız Kırtasiye adlı örnek cariye vadeli satış yapıyor ve tahsilatı kısmen havaleyle alıyor.
| Tarih | Hareket | Tutar | Güncel bakiye |
|---|---|---|---|
| 1 Ekim | Vadeli satış faturası (30 gün vade) | 14.500 TL | 14.500 TL alacak |
| 12 Ekim | Havale ile tahsilat | −5.000 TL | 9.500 TL alacak |
| 20 Ekim | İkinci satış faturası | 3.200 TL | 12.700 TL alacak |
25 Ekim'de yaşlandırma raporuna baktığınızda 12.700 TL'lik bakiyenin ne kadar süredir beklediğini görürsünüz; ilk faturanın vadesi 31 Ekim'de dolacağı için tahsilat görüşmesini vade gelmeden yapabilirsiniz. Görüşmeden önce ekstre linkini gönderirseniz müşteri aynı rakamlara bakarak konuşur.
Toplu tahsilat, cari mahsup ve kargo mutabakatı
Günlük tahsilat tek tek kayıt girmekten ibaret olmak zorunda değildir. Hepsitek'te üç ek akış cari kayıtlarınızı temiz tutar:
- Toplu tahsilat: birden çok belgenin tahsilatını tek işlemde kaydedersiniz. Ödeme tipi olarak nakit, kredi kartı, havale, kapıda ödeme veya vadeli seçilir.
- Cari mahsup: para hareketi olmadan iki cari arasında borç ve alacağı kapatırsınız. Örnek (rakamlar örnektir): Ahmet Ltd. size 10.000 TL borçlu, siz de Mehmet Ltd.'ye 10.000 TL borçlusunuz; mahsupla ikisi de kapanır, kasa ve banka etkilenmez. Cari mahsup şimdilik TL cariler içindir.
- Kargo mutabakatı: kapıda ödemeli gönderilerde kargo firmasının kasasında biriken tahsilatın bankanıza aktarımını takip edersiniz.
Fatura kesilince müşteriye bildirim
E-Dönüşüm paketiyle bir e-Belge gönderdiğinizde, cari kartında e-posta varsa faturayı indirme bağlantısı e-postayla gider. SMS bildirimi ayar açıksa ve cari kartında telefon varsa gönderilir; SMS'ler işletmenizin SMS kontöründen düşer, kontör yoksa yalnızca SMS atlanır. Resmî e-Belge gönderimi kullanıcı onayıyla yapılır.
Tahsilatı düzenli takip etmek için haftalık rutin
Cari takip bir kez kurulup bırakılan bir iş değildir; küçük bir rutinle çalışır. Aşağıdaki sıra, birkaç carisi olan bir işletme için örnektir.
- Yaşlandırma raporunu açınEn uzun süredir bekleyen alacakları görün.
- Ekstre linkini gönderinBu carilere güncel ekstre linkini e-posta veya mesajla iletin.
- Tahsilatı hemen kaydedinHavale ya da nakit geldiğinde ilgili kasa veya banka hesabıyla işleyin; bakiye anında güncellenir.
- Ay sonunda bakiye listesini alınCari bakiye listesini PDF veya Excel olarak dışa aktarıp mali müşavirinizle paylaşın.
Sınırlar ve dikkat edilecekler
- Cari hesap takibi, tahsilat garantisi vermez; yalnızca kimden ne alacağınızı net ve güncel gösterir.
- Ekstre linkini kime gönderdiğiniz sizin sorumluluğunuzdadır; linki yalnızca ilgili cariye iletin.
- e-Belge gönderimi Ön Muhasebe paketine dahil değildir; E-Dönüşüm paketi gerekir.
- Alacak karşılığı, şüpheli alacak ve vergisel sonuçlar gibi konularda mali müşavirinize danışın.
Sık sorulan sorular
Cari hesap takip programı nedir?
Cari hesap takip programı, müşteri ve tedarikçilerle olan borç-alacak ilişkisini, tahsilat ve ödemeleri kayıt altında tutan yazılımdır. Hepsitek'te bakiye fatura, tahsilat ve ödeme belgelerinden kendiliğinden oluşur.
Cari ekstre linkini müşteri nasıl kullanır?
Cari detayından özel bir ekstre linki oluşturup e-posta veya mesajla paylaşırsınız. Link 90 gün geçerlidir ve istediğinizde iptal edebilirsiniz; müşteri linke tıkladığında giriş yapmadan kendi güncel ekstresini görür.
Cari yaşlandırma ne işe yarar?
Yaşlandırma raporu, hangi carinin borcunun ne kadar süredir beklediğini gösterir. Böylece tahsilat görüşmelerine önce en uzun süredir bekleyen alacaklardan başlayabilirsiniz.
Tahsilatı hangi yollarla kaydedebilirim?
Toplu tahsilatta ödeme tipi olarak nakit, kredi kartı, havale, kapıda ödeme ve vadeli seçenekleri bulunur. Kayıtlar ilgili kasa veya banka hesabıyla birlikte tutulur.
Mevcut cari listemi Excel'den aktarabilir miyim?
Evet. Cari listenizi açılış bakiyeleriyle birlikte Excel'den aktarabilirsiniz. Adımlar için Excel ile fatura aktarma rehberine bakın.
Dövizli cari hesap tutabilir miyim?
Evet. Cari, ödeme, gider ve çek-senet kayıtları USD, EUR gibi para birimleriyle tutulabilir.
Cari hesap takibi hangi pakette ve ne kadar?
Cari hesap yönetimi Ön Muhasebe paketine dahildir: 199 TL/ay (KDV dahil). Paketi 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz; kart bilgisi istenmez.