Vadesi geçmiş alacak takibi nasıl yapılır? Yaşlandırma, tahsilat sırası ve örnek

Vadesi geçmiş alacak neden hızlı takip edilmelidir?

Vadesi geçen her gün alacağın tahsil edilme olasılığını düşürür, çünkü müşterinin bir sonraki ödeme listesinde sizin faturanız daha alt sırada kalır. Ayrıca tahsil edilmeyen alacak, tedarikçinize ödeme yaparken kullanacağınız nakdi geciktirir. Takip edilmeyen alacak büyüdükçe işletme kârlı görünürken nakit sıkışır.

Bu yüzden amaç “borçluyu ikna etmek” değil, süreci kuralla yürütmektir: hangi dilimde hangi adımın atılacağı önceden bellidir ve kişiye bağlı kalmaz.

Yaşlandırma raporu nasıl okunur?

Yaşlandırma, açık alacakları vade tarihinden bugüne geçen güne göre gruplar. Aşağıdaki rakamlar örnektir; ambalaj malzemesi satan bir toptancının 31 Ekim 2026 tarihli alacak listesini gösterir. Gecikme günü = rapor tarihi − vade tarihidir.

Dilimlere göre toplamlar: vadesi gelmemiş 6.000 + 22.000 = 28.000,00 TL; 1-30 gün 12.500,00 TL; 31-60 gün 8.200,00 TL; 61-90 gün 15.000 + 9.800 = 24.800,00 TL; 91+ gün 4.300,00 TL. Toplam açık alacak 77.800,00 TL, bunun 49.800,00 TL'si (%64,01) vadesi geçmiştir. Dikkat çekici nokta: vadesi geçmiş tutarın 29.100,00 TL'si (%58,43) 60 günü aşmıştır; yani sorun “bir iki gün gecikme” değil, tahsilatı bırakılmış alacaklardır.

Vade takibi raporu

Hepsitek'te cari bazlı yaşlandırma dilimleri Raporlar altında yer alır.

Hangi alacağa önce gitmelisiniz?

Aynı gün hepsini aramak mümkün olmaz. Sıralamada üç ölçüt birlikte düşünülür: tutar, gecikme günü ve cari ile ilişkinizin durumu. Örnekteki sırayı şöyle kurabilirsiniz:

1. C Ltd. (15.000 TL, 82 gün): hem büyük hem 60 günü aşmış; yazılı ihtar ve ödeme planı görüşmesi.
2. F Ltd. (9.800 TL, 64 gün): aynı dilimde ikinci büyük kalem; telefon ve yazılı hatırlatma.
3. D Ltd. (4.300 TL, 138 gün): tutarı küçük ama çok eski; hukuki yol ve şüpheli alacak değerlendirmesi için mali müşavirle görüşme.
4. B Ltd. (8.200 TL, 36 gün): arama ve ekstre gönderimi.
5. A Ltd. (12.500 TL, 11 gün): nazik hatırlatma; tutar büyük olduğu için yakından izleyin.

Ağırlıklı ortalama gecikme, büyük tutarların ağırlığını hesaba katar: (12.500 × 11 + 8.200 × 36 + 15.000 × 82 + 4.300 × 138 + 9.800 × 64) ÷ 49.800 = 2.883.300 ÷ 49.800 ≈ 57,90 gün. Ayda bir bu rakamı not edin; düşüyorsa takip işliyor demektir.

Tahsilat süreci adım adım nasıl işler?

Aşağıdaki sıra önerilen bir uygulamadır, kanunun öngördüğü bir zorunlu sıra değildir. İşletmenize ve müşteri ilişkinize göre gün sayılarını ayarlayabilirsiniz.

1. Vadeden 3 gün önce hatırlatınFatura numarası, tutar ve vade tarihini içeren kısa bir mesaj gönderin. Unutkanlıktan kaynaklanan gecikmeleri erken hatırlatma çözer.
2. Vade günü ekstre gönderinCari ekstresini fatura ve ödeme hareketleriyle gönderin. Müşteri hangi faturanın açık olduğunu görmeden ödeme yapamaz. Ekstrenin ne gösterdiği için cari ekstre nedir?, iki tarafın bakiyesi tutmuyorsa cari mutabakat nasıl yapılır? rehberine bakın.
3. Gecikmenin 7. gününde arayınSebebi öğrenin: fatura ulaşmadı mı, mal hakkında itiraz mı var, nakit sıkıntısı mı? Her sebebin çözümü farklıdır. Konuşmayı tarih ve söz verilen ödeme gününü içeren kısa bir notla kayda geçirin.
4. Gecikmenin 15. gününde yazılı ihtar gönderinTutarı, vade tarihini ve ödeme için son gün verdiğiniz tarihi yazılı olarak iletin. E-posta, noter veya KEP gibi ispatlanabilir bir kanal seçin. Hukuki ihtar için avukata danışın.
5. Gecikmenin 30. gününde çözüm önerinTek seferde ödeme mümkün değilse taksitli ödeme planı, çek veya senet gibi teminat teklif edin. Yazılı mutabakatla ödeme planını kayda geçirin.
6. 60. günden sonra hukuki yolu değerlendirinCevap alınamıyor ya da söz tutulmuyorsa avukatınızla icra takibi veya dava seçeneklerini değerlendirin. Zamanaşımına dikkat edin.

Gecikme faizi nasıl hesaplanır?

Basit gecikme faizi = anapara × yıllık faiz oranı × gecikme günü ÷ 365 formülüyle hesaplanır. Aşağıdaki hesapta yıllık %30 oran yalnızca örnek için varsayılmıştır; bu yasal bir oran değildir. C Ltd.'nin 15.000,00 TL'lik borcu 82 gün gecikmişse faiz 15.000 × 0,30 × 82 ÷ 365 = 1.010,96 TL çıkar.

Türk Borçlar Kanunu madde 120'ye göre yıllık temerrüt faizi oranı sözleşmede kararlaştırılmamışsa, faiz borcunun doğduğu tarihte yürürlükte olan mevzuata göre belirlenir; sözleşmeyle kararlaştırılan oran bu oranın yüzde yüz fazlasını aşamaz. Hangi oranın uygulanacağını ve faizi faturada ya da sözleşmede nasıl öngöreceğinizi avukatınıza ya da mali müşavirinize sorun.

Hukuki çerçeve: temerrüt, zamanaşımı ve şüpheli alacak

• Temerrüt: TBK madde 117'ye göre muaccel bir borcun borçlusu alacaklının ihtarıyla temerrüde düşer; ifa günü birlikte belirlenmişse bu günün geçmesiyle temerrüt oluşur. Faturadaki vadenin karşı tarafça kabul edilip edilmediği kritiktir.
• Fatura itirazı: TTK madde 21'e göre faturayı alan kişi, aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde içeriğine itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılır. Faturanın teslim tarihini kanıtlayacak bir kayıt tutun.
• Zamanaşımı: TBK madde 146'ya göre her alacak kural olarak on yıllık zamanaşımına tabidir; madde 147'de sayılan bazı alacaklar (kira bedelleri, küçük çaplı perakende satışlardan doğan alacaklar gibi) için süre beş yıldır. Borçlunun borcu ikrar etmesi, kısmi ödeme yapması ya da icra takibinin başlatılması zamanaşımını keser (madde 154) ve yeni süre işlemeye başlar.
• Şüpheli alacak: VUK madde 323'e göre dava veya icra safhasındaki alacaklar ile protesto edilmiş ya da yazıyla birden fazla istenmesine rağmen ödenmemiş ve kanundaki sınırı aşmayan alacaklar şüpheli alacak sayılır ve karşılık ayrılabilir. Maddenin kanun metnindeki küçük alacak sınırı 25.000 TL olarak gösterilmektedir (21 Ekim 2026 itibarıyla, 588 sıra no.lu tebliğle 1/1/2026'dan geçerli tutar). Karşılık ayırma ve kayıt şekli için mali müşavirinize danışın.

Takibin başarısı nasıl ölçülür?

İki rakamı her ay aynı gün kaydedin. Birincisi vadesi geçmiş alacağın toplam alacağa oranıdır: 49.800 ÷ 77.800 = %64,01. İkincisi ağırlıklı ortalama gecikmedir: 57,90 gün. Hedef bu iki rakamın aydan aya düşmesidir.

Bir de ortalama tahsilat süresi (DSO) vardır: açık alacak ÷ dönem kredili satışı × dönemdeki gün. Aylık kredili satışın 120.000 TL olduğunu varsayarsak 77.800 ÷ 120.000 × 30 = 19,45 gündür. Bu rakam tek başına yanıltıcıdır: ortalama iyi görünse de 49.800 TL vadesi geçmiş alacak vardır, çünkü sürekli yeni satışlar eski alacakların etkisini seyreltir. Bu yüzden DSO'yu yaşlandırma raporuyla birlikte okuyun.

Alacak takibinde sık yapılan hatalar

• Takibi satışı yapan kişiye bırakmak; müşteri ilişkisi tahsilatın önüne geçer.
• Vadesi yazılmamış faturalar kesmek; vade karşı tarafla birlikte belirlenmediğinde temerrüdün başlangıcı tartışmalı hale gelir.
• Sözlü görüşmeleri kayıt altına almamak.
• Yalnızca toplam bakiyeye bakmak; hangi faturanın kaç gündür açık olduğu görülmez.
• Eski alacağı yıllarca “belki öder” diye bekletmek; zamanaşımı ve şüpheli alacak değerlendirmesi kaçar.
• Yeni satışa devam ederken borçlu müşteriye limit koymamak.
• Tahsilatı kaydederken hangi faturaya ait olduğunu seçmemek; ekstre ve yaşlandırma yanlış çıkar.

Hepsitek'te alacak takibi

Hepsitek'te cari yaşlandırma kimin borcunun ne kadar süredir beklediğini gösterir. Cari ekstreyi PDF veya Excel olarak alabilir ya da cariye özel, 90 gün geçerli ve istediğinizde iptal edebileceğiniz bir ekstre linki gönderebilirsiniz; müşteri giriş yapmadan ekstresini görür. Tahsilat ve ödeme kayıtları cari bakiyeyi günceller, toplu tahsilatta ödeme tipini (nakit, kredi kartı, havale, kapıda ödeme, vadeli) seçersiniz, çek ve senet vadeleri takip edilir.

Tahsilat sırasını ve hangi adımın ne zaman atılacağını siz belirlersiniz. İhtar, icra, dava ve karşılık ayırma konularında avukatınıza ve mali müşavirinize danışın.