e-Fatura nedir?

e-Fatura nedir ve hangi düzenlemeye dayanır?

GİB'in e-Belge sitesi e-Fatura'yı, GİB tarafından belirlenen veri formatı ve standardına uygun olarak satıcı ile alıcı arasında merkezi bir platform üzerinden iletilen elektronik fatura diye tanıtır. Veri yapısında açık kaynaklı, XML tabanlı ve uluslararası kullanılan UBL-TR standardı esas alınır.

Hukuki açıdan e-Fatura yeni bir belge türü değildir; kâğıt ortamındaki faturayla aynı niteliklere sahiptir. Faturada bulunması gereken temel bilgiler, kâğıt ya da elektronik olması fark etmeksizin 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'ndaki çerçeveye tabidir. Uygulama 397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile hayata geçmiş, e-Belge uygulamalarına ilişkin düzenlemeler sonraki yıllarda 509 Sıra No.lu tebliğde bir araya getirilmiştir.

e-Fatura kâğıt faturadan nasıl ayrılır?

İkisi de aynı hukuki niteliği taşır; fark belgenin hazırlanma, iletilme ve saklanma biçimindedir.

e-Fatura'yı kimler kullanır?

e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler, birbirlerine yaptıkları mal satışları ve hizmet ifaları için e-Fatura düzenlemek, göndermek ve almakla yükümlüdür. Uygulamaya girmek ise bazı mükellefler için zorunlu, diğerleri için isteğe bağlıdır.

• Zorunlu olanlar: Mevzuatta belirlenen mükellef grupları; örneğin brüt satış hasılatı Tebliğ'deki sınırı aşanlar, belirli sektör ve faaliyetlerde bulunanlar ve elektronik ticaret ortamlarında satış yapanlardan Tebliğ'deki hasılat şartını sağlayanlar. Yalnızca internetten satış yapıyor olmak tek başına bu zorunluluğu doğurmaz. Hangi grubun ne zaman geçeceği GİB'in geçiş takviminde yer alır.
• İsteğe bağlı katılanlar: Zorunlu olmadığı halde e-Fatura'ya geçmek isteyen mükellefler de başvuru yapabilir.
• Alıcı tarafı: e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan bir alıcıya e-Fatura gönderilemez; bu durumda satıcı e-Arşiv Fatura düzenler.

e-Fatura nasıl çalışır?

Kullandığınız yönteme göre ekranlar değişse de akış her durumda aynıdır: fatura standart formatta hazırlanır, GİB'in merkezi sistemi üzerinden iletilir ve iki tarafta da elektronik ortamda saklanır.

1. Fatura hazırlanırSatıcı faturayı GİB'in belirlediği veri formatında (UBL-TR) oluşturur. Bu işlem portalda, bir entegratör kuruluşun sisteminde ya da işletmenin kendi yazılımında yapılabilir.
2. Fatura gönderilirFatura, seçilen yöntem üzerinden GİB'in merkezi sistemine iletilir.
3. GİB faturayı alıcıya iletirMerkezi platform faturayı alıcının e-Fatura hesabına yönlendirir. Alıcı e-Fatura'ya kayıtlı değilse bu yol kullanılamaz; e-Arşiv Fatura düzenlenir.
4. Alıcı faturayı alırAlıcı, kendi yöntemiyle faturayı görüntüler ve muhasebe kaydına işler.
5. Saklama ve ibrazTaraflar gönderdikleri ve aldıkları faturaları elektronik ortamda saklar, istendiğinde ibraz eder.

Portal, entegratör ve doğrudan entegrasyon arasındaki fark nedir?

GİB, e-Fatura uygulamasından yararlanmak için üç yöntem sunar. Başvuru sırasında bunlardan biri seçilir.

Fatura, stok ve cari kayıtlarını aynı yerde tutmak isteyen işletmeler, e-Fatura sürecini ön muhasebe programı üzerinden yürütmeyi tercih edebilir. Hepsitek E-Dönüşüm paketinin kapsamını e-Fatura programı sayfasında bulabilirsiniz.

e-Fatura mükellefi olmak için ne yapılır?

GİB'in başvuru rehberine göre e-Fatura başvurusu elektronik ortamda yapılır. Aşağıdaki adımlar genel akışı özetler; ayrıntılar ve güncel koşullar için GİB'in e-Belge sitesindeki başvuru rehberine bakın.

1. Zorunluluk durumunuzu öğreninMükellef grubunuzun e-Fatura'ya geçiş yükümlülüğünü GİB duyurularından ya da mali müşavirinizden kontrol edin.
2. Yöntemi seçinPortal, özel entegrasyon izni almış bir kuruluş ya da doğrudan entegrasyon arasından işletmenize uygun olanı belirleyin.
3. Elektronik imza aracını temin edinRehbere göre başvuru, tüzel kişiler için mali mühür, gerçek kişiler için nitelikli elektronik sertifika ya da mali mühür ile yapılır. Bu araçların başvurudan önce edinilmiş olması gerekir.
4. Başvuru formunu doldurunGİB'in elektronik başvuru formunda vergi kimlik bilgilerinizi ve seçtiğiniz yöntemi belirtip başvuruyu imzalayarak gönderin.
5. Hesabın açılmasını bekleyinÖzel entegrasyon yönteminde kullanıcı hesabınız, başvurduğunuz izinli kuruluş tanımlayana kadar aktif olmaz. Hesap açıldıktan sonra e-Fatura gönderip almaya başlayabilirsiniz.

e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye arasındaki fark nedir?

Kısacası alıcı e-Fatura'ya kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura düzenlenir; mal sevk ediliyorsa buna ek olarak sevk irsaliyesi gerekir ve bu da elektronik ortamda e-İrsaliye ile düzenlenebilir.