Cari mutabakat nasıl yapılır? Mektuptan fark çözümüne adım adım rehber

Cari mutabakat nedir, neden yapılır?

İki işletme aynı alışverişi farklı defterlere, farklı günlerde ve bazen farklı tutarlarla kaydeder. Bir tarafta fatura 31 Ekim'de işlenirken karşı taraf 3 Kasım'da işler, tahsilatı biri banka tarihinden, diğeri makbuz tarihinden yazar. Mutabakat bu farklarla bir tarihte hesaplaşmaktır: iki taraf da “31 Ekim itibarıyla 46.700 TL borç var” diye yazılı olarak anlaşır.

Faydası üç yönlüdür. Alacak ya da borcun miktarı tartışmasız hale gelir, hata ve unutulmuş kayıtlar vadeden önce yakalanır, uyuşmazlıkta elinizde yazılı bir kanıt olur.

Hukuki çerçeve nedir?

Mutabakatın hukuki etkisi, tarafların ilişkisinin türüne ve mektubun nasıl imzalandığına bağlıdır. Mevzuattaki ilgili hükümler şunlardır:

• Fatura ve teyit mektubuna itiraz (TTK madde 21): Faturayı alan kişi, aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde içeriğine itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılır. Telefonla, iletişim araçlarıyla ya da sözlü kurulan sözleşmelerdeki açıklamaların içeriğini doğrulayan bir yazıyı (teyit mektubu) alan kişi de sekiz gün içinde itiraz etmezse yazının sözleşmeye uygun olduğunu kabul etmiş sayılır.
• Cari hesap sözleşmesi (TTK madde 89-99): İki kişinin alacaklarını teker teker istemekten karşılıklı vazgeçip kalem kalem alacak ve borç hâline çevirdikleri, hesabın kesilmesinden sonra artan tutarı isteyebilecekleri sözleşme yazılı yapılmadıkça geçerli olmaz. Hesap devresi hakkında sözleşme veya ticari teamül yoksa her takvim yılının son günü hesabın kapatılma günü sayılır; bakiyeyi gösteren cetveli alan taraf bir ay içinde noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itiraz etmezse bakiyeyi kabul etmiş sayılır (madde 94). Bu nedenle aranızda yazılı bir cari hesap sözleşmesi yoksa madde 94'teki bir aylık kabul kuralına dayanamazsınız.
• Borcun ikrarı ve zamanaşımı (TBK madde 154, 156): Borçlunun borcu ikrar etmesi zamanaşımını keser ve yeni bir süre işlemeye başlar. İmzalı bir mutabakat bu bakımdan kanıt değeri taşıyabilir; ancak hukuki sonucu somut olaya göre değerlendirilir.
• Saklama: Tacir, işletmesiyle ilgili gönderilmiş her türlü belgenin kopyasını yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamak zorundadır (TTK madde 64). TTK madde 82'ye göre alınan ticari mektuplar, gönderilen ticari mektupların suretleri (ticari mektup, bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalardır) ve defter kayıtlarının dayandığı belgeler on yıl saklanır; süre, yazışmanın yapıldığı takvim yılının bitişiyle başlar. VUK madde 253'e göre defter tutmakla yükümlüler ise defter ve belgeleri ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl muhafaza eder.

Özetle mutabakat mektubunu bir formalite değil, ispat aracı olarak düşünün. Mektubun gönderim kanalını (taahhütlü posta, noter, güvenli e-imza ya da iki tarafın kabul ettiği e-posta) ve hukuki sonuçlarını avukatınızla netleştirin.

Ekstre ekranı

Mutabakat için karşı tarafa göndereceğiniz ekstre, cari detayından PDF veya Excel olarak alınır. Ekstrenin ne gösterdiğini cari ekstre nedir? sayfasında bulabilirsiniz.

Ne sıklıkla ve kimlerle yapılmalı?

Tüm carilerle her ay mutabakat yapmak çoğu küçük işletme için mümkün değildir. Önceliği bakiyeye ve riske göre verin: bakiyesi yüksek ilk 10-20 cari, hareketi çok olan cariler, vadesi geçmiş alacağı olanlar (bu alacakların takibi için vadesi geçmiş alacak takibi rehberine bakın) ve yeni çalışılan müşteriler ay sonunda; diğerleri çeyrek dönemde; tamamı yıl sonunda mutabakata alınabilir. Kendi bakiye listenizde ilk 20 cari toplam alacağın büyük bölümünü oluşturuyorsa mutabakat emeğinizi önce oraya verin.

Mutabakat öncesi hazırlık

• Kesim tarihini belirleyin (örneğin 31 Ekim) ve o tarihe kadarki tüm fatura, iade, tahsilat ve ödemeleri kayda işleyin.
• Cari ekstreyi fatura numaraları, tarihleri, vade ve ödemeleriyle çıkarın.
• Açık kalan çek ve senetleri ayrı listeleyin; vadesi gelmemiş çek tahsilat sayılmaz.
• Dövizli carilerde kur esasını (hangi tarihteki hangi kur) ve döviz bakiyesini yazın.
• Önceki mutabakatla bu dönem arasındaki hareketleri kontrol edin.
• Kendi tarafınızdaki bilinen hataları mutabakattan önce düzeltin; bir hatayı karşı tarafın bulması güveni zedeler.

Cari mutabakat adım adım nasıl yapılır?

1. Mutabakat mektubunu hazırlayınMektupta iki tarafın unvanı ve vergi numarası, kesim tarihi, bakiye tutarı ve yönü (kimin kime borçlu olduğu), para birimi ve cevap için verdiğiniz son tarih bulunsun. Ekstreyi ekleyin.
2. Karşı tarafa güvenilir bir kanalla gönderinHukuki ağırlık istiyorsanız taahhütlü posta, noter ya da güvenli elektronik imza; rutin mutabakatta iki tarafın kabul ettiği e-posta. Gönderim kaydını saklayın.
3. Yanıtı bekleyin ve takip edinCevap süresi geçtiyse arayın ve yazılı hatırlatın. Sessizlik tek başına mutabakat sayılmaz; hukuki sonuçları ilişkinin türüne bağlıdır, avukatınıza danışın.
4. Farkları kalem kalem eşleştirinKarşı tarafın ekstresini sizinkiyle fatura numarası düzeyinde karşılaştırın. Eşleşen kalemleri kapatın; eşleşmeyenleri “bende var, onda yok” ve “onda var, bende yok” diye iki listeye ayırın.
5. Her farkın nedenini belgeleyinYoldaki fatura, tahsilat tarihi farkı, iade, iskonto, kur farkı ya da hata olabilir. Nedeni belgeyle (banka makbuzu, irsaliye, iade belgesi) destekleyin.
6. Kayıtları düzeltinKendi eksik kaydınızı işleyin; karşı tarafın kaydetmesi gerekenleri yazılı olarak bildirin. Düzeltmeden sonra iki bakiyenin eşitlendiğini doğrulayın.
7. Mutabık bakiyeyi onaylatın ve arşivleyinİki tarafın imzalı ya da onaylı mektubunu ekstreyle birlikte saklayın. Anlaşılamayan farkı ayrı bir not olarak yazın.

Bakiye farkının en sık nedenleri nelerdir?

Örnek: 7.300 TL'lik fark nasıl çözülür?

Aşağıdaki rakamlar örnektir. 31 Ekim kesim tarihinde sizin defterinizde müşteri size 48.600,00 TL borçlu görünüyor; müşteri ise 41.300,00 TL borcu olduğunu bildiriyor. Fark 7.300,00 TL. Kalem kalem eşleştirme şu üç nedeni bulur:

Kontrol: 5.400 + 1.200 + 700 = 7.300,00 TL. Düzeltmelerden sonra iki taraf da 46.700,00 TL gösterir ve mutabakat mektubu bu rakamla imzalanır. Dikkat: üç farktan ikisi sizin tarafınızdaki eksik kayıttan geldi. Karşı tarafı suçlamadan önce kendi kayıtlarınızı kontrol etmek bu yüzden önemlidir.

Mutabakatta sık yapılan hatalar

• Yalnızca toplam bakiyeyi göndermek; hangi faturaların kapsandığı görülmez.
• Kesim tarihinden sonraki hareketleri ekstreye karıştırmak.
• Cevap gelmeyen mektubu sessiz onay saymak.
• Tahsil edilmemiş çeki ödeme gibi işlemek.
• Farkı bulunca kendi kaydınızı kontrol etmeden karşı tarafı suçlamak.
• Mutabakat mektubunu ve gönderim kanıtını arşivlememek.
• Dövizli carilerde kur tarihini yazmamak.

Hepsitek ile cari mutabakat hazırlığı

Hepsitek'te cari hesap hareketleri, borç, alacak ve bakiye kayıttan oluşur. Cari ekstreyi PDF ya da Excel olarak alıp mutabakat mektubunuza ekleyebilir, cari bakiye listesiyle kesim tarihindeki tüm bakiyeleri görebilirsiniz. Cariye özel bir ekstre linki de oluşturabilirsiniz; link 90 gün geçerlidir, cari başına tek aktif link bulunur, istediğinizde iptal edebilirsiniz ve müşteri giriş yapmadan ekstresini görür. Linke sahip olan herkes ekstreyi görebilir; bu yüzden yalnızca ilgili kişiye gönderin.

Ekstre linkini göndermek, müşterinin bakiyeyi onayladığı anlamına gelmez; yazılı onay ayrı bir adımdır. Mutabakat sonucunda bir cariye olan borcunuzla başka bir carideki alacağınızı kapatmak isterseniz cari mahsup iki farklı cari arasında borç ve alacağı karşılıklı kapatır (aynı cari iki tarafta olamaz; şimdilik yalnız TL). Mutabakatın hukuki sonuçları için avukatınıza, muhasebe kayıtları için mali müşavirinize danışın.