Excel ile fatura aktarma ve ön muhasebe programına geçiş

Excel ile fatura aktarma nedir?

Birçok küçük işletme faturalarını, carilerini ve stoğunu yıllarca Excel'de tutar. Excel esnektir ama hesaplama, kayıt bütünlüğü ve ekip içi kullanım konusunda sizi tek başınıza bırakır. Bir ön muhasebe programına geçtiğinizde ilk soru şudur: eski veriyi yeniden mi yazacağım?

Hepsitek'te “Excel ile Fatura Oluştur” ile Excel dosyasındaki bilgiler programa yüklenir; böylece her satırı elle girmeniz gerekmez. Cari kayıtları için de Excel ile aktarım vardır ve cariler açılış bakiyesiyle birlikte içeri alınabilir. Geçişin ardından ön muhasebe programı üzerinde cari, stok, kasa-banka ve raporlar aynı kayıtlardan beslenir.

Excel'de takibin riskleri nelerdir?

Excel'in kendisi kötü bir araç değildir; sorun, onu bir muhasebe sistemi gibi kullanmaktır. Aşağıdaki tablo, sık görülen riskleri ve bir ön muhasebe programında bunların nasıl ele alındığını karşılaştırır.

Excel ile Fatura Oluştur ve Cari Aktar ekranları

Her iki içe aktarma da aynı akışı izler: şablonu indirin, dosyayı seçip ön izleyin, kontrol ettikten sonra onaylayın.

Aktarımdan önce hangi bilgileri hazırlamalısınız?

Dosyayı yüklemeden önce şu bilgilerin eksiksiz ve tutarlı olduğundan emin olun:

• Cari bilgileri: Ticari unvan veya ad-soyad, vergi kimlik (VKN) veya T.C. kimlik numarası, vergi dairesi, adres. Aynı cari her satırda aynı yazımla geçmelidir.
• Ürün veya hizmet adı: Faturaya yazılacak adın net olması gerekir; “mal”, “diğer” gibi belirsiz adlar sonradan sorun çıkarır.
• Miktar ve birim: Adet, kg, metre gibi birimlerin tutarlı yazılması.
• KDV oranı: Her satır için doğru oran ve tutarların KDV dahil mi hariç mi olduğu.
• Tutarlar: Birim fiyat, satır toplamı ve genel toplam; sayılar metin değil sayı olarak girilmiş olmalı.
• Fatura tarihi: Tüm satırlarda aynı biçimde (gün, ay, yıl) yazılmış, gerçek faturanın tarihi.
• Açılış bakiyeleri (cari için): Geçiş tarihindeki borç veya alacak tutarı ve yönü.

Bu liste rastgele değildir. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 230. maddesi, faturada en az düzenlenme tarihi ile seri ve sıra numarasının, düzenleyenin ve müşterinin ad veya unvan ile adres bilgilerinin, malın veya işin cinsinin, miktarının, fiyatının ve tutarının bulunmasını arar. Excel dosyanızda bu bilgilerin karşılığı yoksa ya da eksikse, aktarımdan sonra fatura da eksik çıkar.

Excel'den faturalar nasıl aktarılır? Adım adım

Ekran adları ve düğmeler sürümden sürüme değişebilir; aşağıda genel akış anlatılır. Ayrıntılı kullanım için programın içindeki yönergeleri izleyin.

1. Carilerinizi hazırlayınFaturalar bir cariye bağlanacağı için önce cari listenizi temizleyin. Cari kayıtlarınızı da Excel ile aktarabilir, açılış bakiyelerini birlikte içeri alabilirsiniz.
2. Şablonu indirinProgramın sunduğu Excel şablonunu indirin. Şablondaki sütun başlıklarını ve sırasını korumak, dosyanın sorunsuz okunması için en güvenli yoldur.
3. Şablonu doldurunSatış verilerinizi şablona kopyalayın. Biçimleri kontrol edin: tarih sütunu tarih, tutar sütunu sayı olmalı; boş satırları silin.
4. Dosyayı yükleyin“Excel ile Fatura Oluştur” özelliğini kullanarak dosyayı seçip yükleyin.
5. Kontrol edinYükleme sonrası ekranda satırları, tutarları ve varsa uyarıları inceleyin. Hatalı satırı Excel'de düzeltip dosyayı yeniden yüklemek, kayıtları sonradan tek tek düzeltmekten genellikle daha hızlıdır.
6. OnaylayınHer şeyin doğru olduğundan emin olduktan sonra aktarımı onaylayın. Geçerli satırlar TASLAK fatura olarak oluşur; hatalı satırlar kaydedilmez. Taslakları kontrol edip kesinleştirin. Eşleşmeyen cari ve ürünler otomatik açılır; bu yüzden cari adlarını ve VKN'leri önceden temizleyin. E-Dönüşüm paketinde resmî e-Belge gönderimi ayrıca kullanıcı onayıyla yapılır.

En sık yapılan hatalar nelerdir?

• KDV dahil ve hariç karışması. Örnek: 1.000,00 ₺ KDV hariç tutar ve %20 KDV oranıyla fatura toplamı 1.200,00 ₺ olur. 1.200,00 ₺'yi hariç tutar sanıp girerseniz fatura 1.440,00 ₺ çıkar. (Rakamlar örnektir.)
• Sayıların metin olarak tutulması. Sağa değil sola hizalı görünen tutarlar çoğunlukla metindir; toplamlara girmez.
• Ondalık ayırıcı karışıklığı. Virgül ve nokta kullanımı karışırsa 12,50 ₺ kolayca 1.250 ₺ okunur (örnektir).
• Aynı carinin farklı yazımı. “ABC Ltd. Şti.” ile “A.B.C. Limited” iki ayrı cari gibi görünebilir; bakiyeler bölünür.
• Kimlik numarasında kayıp. Excel baştaki sıfırı silebilir; VKN veya T.C. kimlik numarasını metin biçiminde tutun.
• Tarih biçimi. Gün ve ay yer değiştirirse 03.04 ile 04.03 farklı dönemlere düşer.
• Boş veya gizli satırlar. Toplam satırı, notlar ve gizli satırlar aktarım dosyasının dışında kalmalı.

Cari aktarımında açılış bakiyesi nasıl düşünülmeli?

Cari aktarırken en kritik nokta açılış bakiyesidir: geçiş tarihinde müşterinin size mi borçlu olduğu, sizin mi müşteriye borçlu olduğu doğru yönde girilmelidir. Örnek: bir müşterinin sizde 15.000,00 ₺ borcu varsa bu tutarı alacak olarak girmek bakiyeyi tersine çevirir. (Tutar örnektir.)

Geçiş tarihindeki bakiyeleri mali müşavirinizin mizanı veya eski tablolarınızla karşılaştırın. Farklılık varsa aktarımdan önce sebebi bulun. Cari ekstreyi PDF veya Excel olarak alıp müşterilerinizle mutabık kalmanız da geçişin güvenliğini artırır.

Excel'den aktarılan fatura resmî e-Belge midir?

Excel dosyasından aktarmak, faturanın veri kaynağını değiştirir; belgenin hukuki durumunu değil. Bir faturanın e-Fatura veya e-Arşiv Fatura olarak resmî nitelik kazanması için GİB'in belirlediği yöntemlerle düzenlenip gönderilmesi gerekir. Bu süreçler için e-Fatura nedir? ve e-Arşiv fatura nedir? rehberlerine bakabilirsiniz.