Stoksuz işte neden ön muhasebe gerekir?
Hizmet işletmesinde rafta mal yoktur ama kayıt yükü azalmaz; sorunlar stoktan çok paranın zamanlamasından çıkar:
- Fatura kesilir, tahsilat unutulur: aylık hizmet bedeli faturalanır ama kim ödedi, kim bekliyor tek bakışta görünmez.
- Giderler dağınıktır: kira, internet, yazılım abonelikleri ve elektrik farklı tarihlerde, farklı kanaldan ödenir; ay sonunda toplamı çıkarmak vakit alır.
- Belge takibi dağılır: teklif, sipariş, fatura ve tahsilat ayrı dosyalarda tutulur; hangi işin hangi aşamada olduğu kaybolur.
- Aylık aynı fatura elle yazılır: düzenli müşterilere her ay aynı kalemler yeniden girilir.
Hizmeti nasıl tanımlar, nasıl faturalarsınız?
Ürün kartında 'Stok takibi' seçeneğini kapatırsanız kart stoksuz bir hizmet olur; teklif, sipariş ve faturada stok rezervasyonu veya stok hareketi oluşmaz. Teklif hazırlayıp onaylanınca siparişe ve faturaya yeniden bilgi girmeden dönüştürebilirsiniz. Tek seferlik işte hızlı fatura sihirbazı yeterlidir: müşteriyi seçer, hizmet kalemini ekler, ödeme tipini (nakit, kredi kartı, havale, vadeli, kapıda ödeme) belirlersiniz.
Düzenli müşterileriniz için aylık faturaları Excel ile hazırlayabilirsiniz: 'Excel ile Fatura Oluştur' geçerli satırlardan taslak fatura üretir, hatalı satırlar kaydedilmez, eşleşmeyen cariler otomatik açılır. Taslakları kontrol edip kesinleştirirsiniz. Ayrıntı için Excel ile fatura aktarma rehberine bakın. Hepsitek abonelik gibi kendiliğinden tekrar eden fatura kesmez; her dönem faturayı siz onaylayarak kesersiniz.
Gelir ve gider ekranı
Hızlı gelir, hızlı gider ve kategoriler aynı sayfadan yönetilir.
Giderler nasıl kayda geçer?
- Hızlı gider girişi: gider kategorisini, KDV hariç tutarı, KDV oranını ve isteğe bağlı vade tarihini girer, ödendiyse ödemenin yapıldığı kasa veya banka hesabını seçersiniz.
- Sabit ve tekrarlayan kayıtlar: kira gibi sabit tutarlı gider, vade gününde otomatik kaydedilir. Elektrik gibi değişken tutarlar için Hepsitek tahmini gider yazmaz; gerçek tutarı girmeniz için onay bekler.
- Alış faturasında gider satırı: hizmet alımlarında (işçilik, nakliye, danışmanlık) fatura satırını 'Gider / Hizmet' türünde girersiniz; satır stok hareketi oluşturmaz, tutar seçtiğiniz gider kategorisine işlenir.
- Gelen e-Fatura: E-Dönüşüm paketinde gelen faturayı 'gider olarak kaydet' diyerek bir gider kategorisi altına işleyebilirsiniz.
Kategori mantığı ve gelir-gider kayıtları ön muhasebe programı sayfasında genel hatlarıyla anlatılır. Tüm bu kayıtlar ön muhasebe kaydıdır; resmî muhasebe mali müşavirinizdedir.
Tahsilat takibi nasıl yapılır?
Cari kartındaki 'Vade (gün)' hızlı fatura sihirbazında fatura vadesini önerir. Hangi müşterinin borcunun ne kadar süredir beklediğini cari yaşlandırma raporunda (Alacak ve Borç Vade Takibi) görürsünüz; 'vadesi geçmiş' sayılması için faturanın ödeme tipi Vadeli olmalıdır, diğer ödeme tipleri 'Tahsilat bekleniyor' diliminde görünür; tüm carilerin bakiyesini cari bakiye listesinde görürsünüz; ikisi de PDF veya Excel olarak dışa aktarılabilir. Ana sayfadaki iş takvimi vade ve notları gösterir (finans görüntüleme yetkisi gerekir). Müşteriye cari başına özel, 90 gün geçerli ve iptal edilebilir bir ekstre linki gönderebilirsiniz.
Müşteri hizmeti peşin ödüyorsa tahsilatı faturadan önce girebilirsiniz; fatura kesilince 'Faturaya eşleştir' ile bağlarsınız. Vade yönetimi için vadesi geçmiş alacak takibi rehberine bakın.
Hizmet faturası e-Fatura veya e-Arşiv olarak nasıl gönderilir?
E-Dönüşüm paketinde hizmet faturanız ürün faturasıyla aynı yoldan gider. Önce faturayı kesinleştirirsiniz; cari borç bu aşamada güncellenir, hizmet kartı stoksuz olduğu için stok hareketi oluşmaz. Sonra faturadan e-Belge taslağı oluşturursunuz: Hepsitek alıcının e-Fatura mükellefiyetini GİB kayıtlarına göre kontrol eder, kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv taslağı hazırlar. Gönderim bilgilerini kontrol edip onaylarsınız; resmî gönderim kullanıcı onayıyla yapılır.
Alıcınız KDV tevkifatı uygulayacaksa Hepsitek tevkifat bilgisiyle fatura düzenlemeyi destekler. Tevkifatta alıcı KDV'nin bir bölümünü sizin adınıza beyan eder ve size ödemez. Hangi hizmetlerde hangi oranda tevkifat uygulanacağı mevzuata bağlıdır; bunu mali müşavirinize danışın.
| Kalem | Tevkifatsız | Tevkifatlı (örnek oran 5/10) |
|---|---|---|
| Hizmet bedeli (KDV hariç) | 10.000 TL | 10.000 TL |
| Hesaplanan KDV (%20) | 2.000 TL | 2.000 TL |
| Alıcının beyan ettiği KDV (2.000 × 5/10) | - | 1.000 TL |
| Alıcının size ödeyeceği tutar | 10.000 + 2.000 = 12.000 TL | 10.000 + 2.000 − 1.000 = 11.000 TL |
Örnek: dört müşterili bir danışmanlık ajansının ayı
Küçük bir ajans bir ayda dört müşteriye toplam 58.000 TL (KDV dahil) fatura keser. Ay sonunda tahsilat durumu aşağıdaki gibidir (rakamlar örnektir).
| Müşteri | Fatura | Tahsil edilen | Kalan |
|---|---|---|---|
| A (aylık bakım) | 12.000 TL | 12.000 TL | 0 TL |
| B (aylık bakım, 15 gün vadeli) | 8.500 TL | 0 TL | 8.500 TL |
| C (aylık bakım) | 15.000 TL | 15.000 TL | 0 TL |
| D (proje, ilk taksit) | 22.500 TL | 11.250 TL | 11.250 TL |
| Toplam | 58.000 TL | 38.250 TL | 19.750 TL |
Aynı ay giderleri: kira 18.000 TL, internet 1.250 TL ve yazılım abonelikleri 3.400 TL sabit olduğu için vade günlerinde otomatik kaydedilir (toplam 22.650 TL); elektrik 2.100 TL olarak onayınızla girilir. Toplam gider 22.650 + 2.100 = 24.750 TL eder. Giderlerin ay içinde ödendiği varsayılırsa kasa ve bankadaki net hareket 38.250 − 24.750 = 13.500 TL olur. Bu rakam kâr değildir: tutarlar KDV dahildir, vergiler ayrıca hesaplanır. Bekleyen 19.750 TL cari kartlarında izlenir; vadeli faturalarda vadesi geçince yaşlandırma raporunda da ayrılır.
Paketler ve sınırlar
Hizmet kartı, teklif, fatura, gider, tahsilat ve rapor Ön Muhasebe paketindedir (199 TL/ay, KDV dahil). e-Fatura ve e-Arşiv gönderimi için E-Dönüşüm (599 TL/ay, KDV dahil) gerekir. Güncel koşullar için fiyatlar sayfasına bakın.
- Hepsitek iş emri, proje veya zaman takibi sunmaz; kapsamı fatura, cari, gelir-gider ve kasa-bankadır.
- Kendiliğinden tekrar eden fatura yoktur; tekrarlayan kayıtlar gelir-gider kaydıdır, resmî fatura değildir.
- Hepsitek resmî defter tutmaz ve beyanname hazırlamaz.
- Hangi belgeyi düzenleyeceğiniz ve vergi oranları mali müşavirinizin işidir.
- Hepsitek'te serbest meslek makbuzu (e-SMM) gönderimi şu an sunulmamaktadır; serbest meslek kazancı olanlar hangi belgeyi düzenleyeceklerini mali müşavirleriyle belirler.
Sık sorulan sorular
Stok tutmayan bir işletme ön muhasebe programı kullanabilir mi?
Evet. Hizmeti, stok takibi kapalı bir ürün kartı olarak tanımlarsınız; teklif, sipariş ve faturada stok hareketi oluşmaz. Programın cari, gider, tahsilat ve rapor bölümleri stok olmadan da çalışır. Stok takibi gerektiğinde aynı programda ürünleri ayrıca açabilirsiniz. Hizmet kartında birim, satış fiyatı ve KDV oranını tanımlarsınız.
Kira ve elektrik gibi giderleri her ay elle mi girmem gerekir?
Sabit tutarlı giderler için tekrarlayan kayıt şablonu açarsınız; kayıt vade gününde otomatik oluşur. Elektrik gibi değişken giderlerde Hepsitek tahmini tutar yazmaz, gerçek tutarı girmeniz için sizi onaya bekletir. Böylece gider tablonuz tahminle şişmez ve gerçek fatura tutarı kaydedilir. Onay bekleyen kayıt, tutar girilene kadar gider olarak yazılmaz.
Aylık hizmet bedelini her ay otomatik faturalandırabilir miyim?
Hayır, Hepsitek kendiliğinden tekrar eden fatura kesmez. Düzenli müşteriler için aylık fatura listesini Excel'e hazırlayıp 'Excel ile Fatura Oluştur' ile taslak olarak içeri alır, kontrol ettikten sonra kesinleştirirsiniz. Resmî gönderim ayrıca E-Dönüşüm paketi ve kullanıcı onayıyla yapılır. Excel dosyasını her ay güncelleyip yeniden kullanabilirsiniz.
Hizmet faturamı e-Fatura veya e-Arşiv olarak gönderebilir miyim?
Evet, E-Dönüşüm paketiyle (599 TL/ay, KDV dahil). Faturayı kesinleştirdikten sonra e-Belge taslağı oluşturursunuz; Hepsitek alıcının e-Fatura mükellefiyetini GİB kayıtlarına göre kontrol eder ve taslağı e-Fatura ya da e-Arşiv olarak hazırlar. Gönderimi siz onaylarsınız. Ön Muhasebe paketinde (199 TL/ay, KDV dahil) e-Belge gönderimi yoktur; her iki paketi 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
Müşterim ödemesini hizmetten önce yaptıysa nasıl kaydederim?
Tahsilatı faturadan önce girebilirsiniz; fatura bağlanmadığı sürece tutar 'açık avans' olarak görünür. Hizmeti faturalayınca tahsilat listesindeki 'Faturaya eşleştir' ile kayıtları bağlarsınız. Cari kartından 'Seçilenleri Tahsil Et' ile tahsil ederken müşterinin eşleşmemiş açık avansı varsa Hepsitek sizi uyarır ve önce avansla eşleştirmeyi önerir. Böylece peşin ödeme bakiyede kaybolmaz.