e-İrsaliye nedir?
GİB'in e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu, uygulamayı şöyle anlatır: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 230. maddesi uyarınca kâğıt ortamında düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik belge olarak düzenlenmesine, alıcısına elektronik ortamda iletilmesine ve elektronik ortamda saklanıp ibraz edilmesine olanak veren uygulama.
Amaç, mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli biçimde izlenebilmesidir. Uygulamanın dayanağı 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'dir. e-İrsaliye yeni bir belge türü olmadığı için kâğıt sevk irsaliyesinin taşıdığı hukuki nitelikleri aynen taşır.
e-İrsaliye kâğıt irsaliyeden nasıl ayrılır?
| Konu | Kâğıt irsaliye | e-İrsaliye |
|---|---|---|
| Düzenleme ortamı | Kâğıt (matbu) belge | Elektronik ortamda, GİB sistemine iletilerek |
| Hukuki nitelik | Sevk irsaliyesi | Aynı niteliklere sahiptir; yeni bir belge türü değildir |
| İletim | Malla birlikte kâğıt olarak taşınır | Alıcıya elektronik ortamda iletilir; alıcı kayıtlı değilse düzenleyen belgeyi başka elektronik yolla ya da kâğıt çıktı vererek teslim eder |
| Belge üzerindeki bilgiler | Mevzuatta sayılan bilgiler belge üzerinde yer alır | Düzenleme tarihi, taraflar, malın cinsi ve miktarı, fiili sevk tarihi ve saati, taşıyıcı bilgileri gibi bilgiler zorunludur |
e-İrsaliye ne zaman düzenlenir?
Vergi Usul Kanunu'nun 230. maddesi, malın alıcıya satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde sevk irsaliyesi düzenlenmesini ve taşıtta bulundurulmasını şart koşar. e-İrsaliye uygulamasına dahil olan mükellef, düzenleyeceği tüm sevk irsaliyelerini bu uygulama kapsamında e-İrsaliye olarak düzenler.
GİB'in kılavuzuna göre, kılavuzda belirtilen istisnai durumlar dışında, e-İrsaliye malın fiili sevkinden önce düzenlenmiş ve GİB sistemlerine başarıyla gönderilmiş olmalıdır. Belge üzerinde, malın fiilen yola çıkacağı tarih ve saat de yer alır. Özel entegrasyon izni almış bir kuruluşun sistemi kullanılıyorsa, kılavuz bu kuruluşa iletimi sevkiyatı başlatmak için yeterli sayar; ancak ayrıntılar ve güncel hükümler için kılavuza bakılmalıdır.
e-İrsaliyeyi kimler kullanır?
e-İrsaliyeye dahil olmak, mevzuatta belirlenen bazı mükellef grupları için zorunludur; diğer mükellefler için isteğe bağlıdır. İsteğe bağlı katılacak mükelleflerin önce e-Fatura uygulamasına dahil olması, hazırlıklarını tamamlaması ve başvuru yapması gerekir.
GİB'in e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu'nda (Eylül 2022, sürüm 1.2) zorunlu mükellefler arasında şunlar sayılır. 509 sayılı Tebliğ'in güncel metni bu listeyi değiştirmiş ve genişletmiş olabilir (örneğin inşaat demiri izleme sistemi kapsamındaki mükellefler); bu yüzden listeyi son hâli olarak okumayın:
- Özel Tüketim Vergisi Kanunu'na ekli (I) sayılı listedeki mallara ilişkin faaliyetleri nedeniyle EPDK'dan lisans alan mükellefler
- ÖTV Kanunu'na ekli (III) sayılı listedeki malların imal, inşa veya ithalini yapanlar ve ana bayi/distribütör olarak pazarlayanlar
- Maden Kanunu kapsamında işletme ruhsatı veya sertifikası sahipleri
- Şeker imalatçıları
- e-Fatura'ya kayıtlı olup demir-çelik ve demir-çelikten eşya imal, ithal veya ihraç edenler
- Gübre Takip Sistemi'ne kayıtlı kullanıcılar
- Hal Kayıt Sistemi kapsamında sebze ve meyve ticareti yapan komisyoncu veya tüccarlar
- e-Fatura'ya kayıtlı olup brüt satış hasılatı GİB'in belirlediği sınırı aşan mükellefler
- GİB'in risk analizi sonucu yazılı bildirimle kapsama aldığı mükellefler
e-İrsaliye ile e-Fatura arasındaki ilişki nedir?
İki uygulama ayrı belgelerdir, ancak bağlantılıdır: e-İrsaliyeye katılmak isteyen mükellefin önce e-Fatura uygulamasında olması gerekir. Bunun yanında, GİB'in kılavuzuna göre bazı durumlarda fatura sevk irsaliyesi yerine geçebilir.
| Durum | Ayrıca e-İrsaliye gerekir mi? |
|---|---|
| e-Fatura veya e-Arşiv Fatura, malın teslimi anında düzenlenmiş; düzenleme saat ve dakikası belgede yazılı; kâğıt çıktısına “İrsaliye yerine geçer.” ibaresi yazılmış ve çıktı satıcı ya da yetkilisi tarafından imzalanmış | Gerekmez |
| Fatura, malın sevkinden sonra ya da bu koşulları sağlamadan düzenlenmiş | Gerekebilir; sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerekir |
Bu kural kılavuzda e-Fatura'ya kayıtlı mükelleflerin birbirlerine düzenledikleri faturalar ile e-Arşiv Faturalar için ayrı ayrı açıklanmıştır. Ayrıntıları ve ek koşulları kılavuzdan kontrol edin. e-Fatura'nın temelleri için e-Fatura nedir?, e-Arşiv için e-Arşiv fatura nedir? rehberlerine bakabilirsiniz.
Alıcı yanıtı ve hatalı e-İrsaliye nasıl ele alınır?
e-İrsaliye uygulamasında, e-Fatura'daki uygulama yanıtına benzer bir “irsaliye yanıtı” belgesi bulunur. Alıcı bu yanıtla malların tamamını kabul edebilir, bir kısmını kabul edip kalanını reddedebilir ya da belgenin tamamını reddedebilir. GİB'in kılavuzuna göre irsaliye yanıtı düzenlenmesi zorunluluk değil, mükelleflere sunulan bir imkândır.
Aynı kılavuza göre e-İrsaliyenin iptali söz konusu değildir. Malın fiili sevkinden önce malın içeriği ya da alıcı bilgisinin hatalı olduğu anlaşılırsa alıcı, irsaliyenin tamamına red yanıtı verebilir. Mal reddedilir veya farklı bir alıcıya gönderilirse malı taşıyan ya da taşıtan taraf yeni bir e-İrsaliye düzenler.
Hepsitek'te e-İrsaliye durumu
Hepsitek'te giden e-İrsaliye gönderimi şu an sunulmamaktadır; e-İrsaliye'yi GİB'in portal yöntemiyle ya da başka bir yöntemle düzenlersiniz.
- Hepsitek'te teklif, sipariş, irsaliye ve fatura arasında bilgi yeniden girilmeden dönüşüm yapılabilir.
- Satış faturası cari borcu ve stoğu otomatik günceller; stok girişi, çıkışı ve sayımı aynı programda izlenir.
- Hepsitek'in e-Belge kapsamı için e-Fatura programı, stok için stok takip programı sayfalarına bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
e-İrsaliye nedir?
e-İrsaliye, kâğıt ortamında düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenmesi, alıcıya iletilmesi, saklanması ve ibraz edilmesi imkânını veren GİB uygulamasıdır. Yeni bir belge türü değil; kâğıt sevk irsaliyesiyle aynı hukuki niteliğe sahiptir.
e-İrsaliye ne zaman düzenlenir?
Kural olarak mal fiilen yola çıkmadan önce düzenlenir. GİB'in kılavuzuna göre, kılavuzdaki istisnai durumlar dışında e-İrsaliye malın fiili sevkinden önce düzenlenmiş ve GİB sistemine gönderilmiş olmalıdır. Belgede malın fiilen yola çıkacağı tarih ve saat de yazar.
e-İrsaliye zorunlu mu?
Mevzuatta belirlenen bazı mükellef grupları için zorunludur; diğer mükellefler için isteğe bağlıdır. İsteğe bağlı katılmak için önce e-Fatura uygulamasına dahil olmak gerekir. Hangi grupların kapsandığı ve sınırlar değişebildiği için güncel durumu GİB duyurularından ve mali müşavirinizden kontrol edin.
e-Fatura kesersem ayrıca e-İrsaliye gerekir mi?
Kılavuzdaki koşullar sağlanırsa gerekmez: fatura malın teslimi anında düzenlenmeli, saat ve dakikası yazılmalı, kâğıt çıktısına “İrsaliye yerine geçer.” yazılıp imzalanmalıdır. Koşullar sağlanmıyorsa sevk irsaliyesi düzenlemeniz gerekebilir.
e-İrsaliye iptal edilebilir mi?
GİB'in e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu'na göre e-İrsaliyenin iptali söz konusu değildir. Sevkten önce içeriğin ya da alıcının hatalı olduğu anlaşılırsa alıcı irsaliyenin tamamına red yanıtı verebilir. Somut durumunuz için mali müşavirinize danışın.