On binlerce parçayı kodla bulmak ve stokta tutmak
Yedek parçada ürün adı çoğu zaman belirleyici değildir; asıl kimlik parça numarasıdır. Hepsitek'te her ürünün bir Stok Kodu vardır, barkod ve GTIN isteğe bağlıdır. Ürünü ad, stok kodu ya da barkodla aratır, markayı ve kategoriyi (fren, filtre, yağ, elektrik) atar, toplu işlemle birçok ürüne aynı kategori ve markayı verirsiniz.
Tedarikçinizin fiyat listesi Excel'deyse ürünleri toplu aktarabilirsiniz: dosya başına en fazla 500 dolu satır ve 2 MB kabul edilir, daha uzun listeyi parçalara bölersiniz. Excel'de yazdığınız marka, kategori ve birim adlarının Hepsitek'te önceden tanımlı olması gerekir; tanımsız olan satır hatalı sayılır. Stok Kodu ya da barkodu eşleşen ürünler güncellenir, yeniler eklenir; dosya önce ön izlenir ve hatalı satırlar kaydedilmez. OEM numarasını ve muadil kodu ürün adının ya da stok kodunun içine yazarsanız aramayı kolaylaştırırsınız. Hepsitek ayrı bir OEM-muadil eşleştirme tablosu veya araç marka-model uyum listesi sunmaz.
Depo, raf ve kritik stok: parça nerede, kaç tane?
Depo yönetiminde alan/bölge, koridor, raf grubu, raf gözü ve kutu/hücre şeklinde bir düzen kurabilirsiniz (arayüzdeki adlar bunlardır); örneğin RAF-A1. Stok girişi, çıkışı ve depolar arası transfer hareketinde isteğe bağlı olarak bir rafı da seçersiniz. Raf takibi zorunlu değildir, küçük bir dükkân tek depoyla başlayabilir.
- Kritik stok: her ürün için alt sınır belirlenir; fren balatası gibi hızlı dönen kalemlerde uyarı gelir.
- Sayım: barkod ya da kodla aratılarak sayım yapılır; fark sayım eksiği veya fazlası olarak kaydedilir. Yöntem için stok sayımı nasıl yapılır rehberine bakın.
- Stok ayırma: müşterinin ayırttığı parça için stok ayırma hareketi kaydedebilir, vazgeçildiğinde ayrılan stoğu bırakabilirsiniz.
- Hasarlı ürün: kırık ya da hasarlı gelen parça için Hasarlı ürün hareketi vardır.
Stok defteri
Fiziksel, ayrılan ve satılabilir stok ayrı sütunlarda görünür; kritik durumdaki ürünler işaretlenir.
Tamirci ve servis carileri: ay boyu fatura, ay sonu ekstre
Servisler ve tamirciler genelde her gün küçük alım yapar, ay sonunda ya da vadeli çekle öder. Her biri bir cari karttır. Cari kartında ödeme vadesi (gün), kategori bazlı iskonto ve bakiye görünür. Örnek (rakamlar örnektir): bir servise ay boyunca 22 fatura kesildi, toplam 38.400,00 TL (KDV dahil).
| Kalem | Tutar |
|---|---|
| 22 faturanın toplamı (KDV dahil) | 38.400,00 TL |
| Nakit tahsilat | −15.000,00 TL |
| 60 gün vadeli çek (çek-senet kaydında) | −20.000,00 TL |
| Kalan cari bakiye | 3.400,00 TL |
Ay sonunda servise, 90 gün geçerli ve iptal edilebilir özel ekstre linki gönderirsiniz; müşteri giriş yapmadan ekstresini görür, farklı bir kalem varsa sizinle karşılaştırır. Kalan 3.400,00 TL cari ekstrede görünür. Çekin vadesi çek-senet kaydında izlenir; çek kaydı cari bakiyeyi düşürür ama fatura bazlı yaşlandırma raporu ödeme eşleştirmelerine baktığı için faturanın açık tutarını kendiliğinden kapatmaz. Karşılaştırma yöntemi için cari mutabakat nasıl yapılır rehberine bakın.
Periyodik bakım seti: bileşenleri tek kodla satmak
Bakım için yağ filtresi, hava filtresi, polen filtresi ve motor yağı genellikle birlikte satılır. Hepsitek'te bunlar bir set ürün olarak tanımlanır; bir sette en çok 5 bileşen olur. Setin satışında her bileşenin kendi stoğu düşer. Örnek (KDV hariç, rakamlar örnektir):
| Bileşen | Miktar | Tutar |
|---|---|---|
| Yağ filtresi | 1 | 185,00 TL |
| Hava filtresi | 1 | 240,00 TL |
| Polen filtresi | 1 | 210,00 TL |
| Motor yağı (4 litre) | 1 | 1.150,00 TL |
| Bileşenlerin toplamı | 1.785,00 TL | |
| Set satış fiyatı | 1.700,00 TL |
Set 1.700,00 TL'ye satıldığında müşteriye 1.785,00 − 1.700,00 = 85,00 TL avantaj sağlanmış olur ve dört bileşenin her birinin stoğu bir adet düşer. Bileşenler önceden stoklu ürün olarak kayıtlı olmalıdır; Excel ile toplu kurulumda set satırında Stok Takibi sütunu Hayır olmalı ve her bileşen için miktar 1 sayılır; farklı miktar gerekirse ürün ekranından düzenlenir.
Defolu parça: tedarikçiye alış iadesi nasıl işlenir?
Alış iadesi manuel bir iade faturasıdır: stok düşer, tedarikçinin bakiyesi azalır. Örnek (rakamlar örnektir): 4 adet defolu fren balatası, birim alış 320,00 TL. İade tutarı 4 × 320,00 = 1.280,00 TL (KDV hariç). %20 KDV varsayımıyla KDV 256,00 TL, toplam 1.536,00 TL olur ve tedarikçi bakiyeniz bu tutar kadar düşer; dört balata stoktan çıkar. Müşteriden dönen parça ise hızlı satış ekranında ya da iade faturasıyla satış iadesi olarak işlenir ve stok geri artar.
İade belgesinin hangi dönemde ve hangi türde düzenleneceği mali müşavirinizle netleştirilmesi gereken bir konudur.
Pazaryeri ve online satış
Oto aksesuar ve parça satıcıları sıkça Trendyol, n11 ve Hepsiburada'da da satış yapar. Hepsitek bu pazaryerlerinin siparişlerini tek listede gösterir; sipariş satırı bir ürün kartıyla eşleşirse stok düşer. Pazaryeri paneline stok yazmaz, adedi o panelde ayrıca güncellersiniz. Kendi sanal mağazanızda ürünü tek tıkla satışa açabilirsiniz. Ayrıntı için pazaryeri fatura entegrasyonu sayfasına bakın.
Paket seçimi ve sınırlar
Stok, cari, çek-senet, raf düzeni, teklif ve sipariş Ön Muhasebe paketindedir: 199 TL/ay (KDV dahil). Resmî e-Fatura veya e-Arşiv göndermeniz gerekiyorsa E-Dönüşüm 599 TL/ay'dır; fark aylık 400 TL'dir (599 − 199) ve e-Belge kontörü ayrıca alınır (birim fiyatı 1 TL). İki paketi de 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
- OEM-muadil çapraz referansı, araç marka-model uyumu ve parça şeması yoktur.
- Ticari mal girişi için ekranlarda parti numarası ya da seri numarası alanı yoktur.
- Hepsitek resmî defter tutmaz ve beyanname vermez.
- Hangi belgeyi düzenlemek zorunda olduğunuz mevzuata ve faaliyetinize bağlıdır; mali müşavirinize danışın.
Sık sorulan sorular
Oto yedek parça stokunu parça koduyla takip edebilir miyim?
Evet. Her ürüne bir Stok Kodu verilir ve ürünler ad, stok kodu veya barkodla aranır. Marka ve kategori atanabilir. OEM numarası ya da muadil kodu için ayrı bir alan yoktur; bu bilgiyi stok koduna veya ürün adına yazarak aramayı kolaylaştırabilirsiniz.
Hangi rafta ne olduğunu görebilir miyim?
Depo altında alan/bölge, koridor, raf grubu, raf gözü ve kutu/hücre düzeni kurabilir, stok hareketini isteğe bağlı olarak bir rafa bağlayabilirsiniz. Raf takibi zorunlu değildir. Küçük işletmeler tek depoyla başlayıp raf düzenini sonradan ekleyebilir; depolar arası transfer hareketinde de raf seçilebilir. Raf kodları büyük harf, rakam, tire ve alt çizgiyle yazılır.
Servislere ay sonu hesabını nasıl gönderirim?
Her servis bir cari karttır. Ay sonunda cari ekstreyi PDF ya da Excel olarak alabilir veya 90 gün geçerli, iptal edilebilir özel ekstre linkini paylaşabilirsiniz. Müşteri giriş yapmadan ekstresini görüntüler; yeni link oluşturursanız eskisi geçersiz olur. Linke sahip herkes ekstreyi görebilir.
Defolu parçayı tedarikçiye nasıl iade ederim?
Alış iadesi kaydı açarsınız: iade edilen parçanın stoğu düşer ve tedarikçinin cari bakiyesi iade tutarı kadar azalır. İade belgesinin türü ve dönemi vergisel sonuç doğurabileceği için mali müşavirinize danışmanız gerekir. Müşteriden dönen parça için ise satış iadesi kaydı açılır. İadeyi tedarikçinizin onayladığı belgeyle eşleştirmeniz işinizi kolaylaştırır.
Araca göre parça uyumluluğu listesi var mı?
Hayır. Hepsitek araç marka-model uyum listesi ya da OEM-muadil eşleştirme tablosu içermez. Hepsitek parçanın stok adedini, faturasını, carisini ve tahsilatını izler; uyumluluk bilgisini kendi kataloğunuzdan ya da tedarikçinizden takip etmeniz gerekir. Gerekirse kodu ürün adına yazabilirsiniz. Arama yine ad, stok kodu veya barkodla çalışır.