Stok sayımı nasıl yapılır? Hazırlıktan fark analizine adım adım rehber

Stok sayımı nedir ve neden yapılır?

Stok sayımı, kayıtta görünen miktarın rafta gerçekten bulunup bulunmadığını sınamaktır. Vergi Usul Kanunu'nun 186. maddesi envanter çıkarmayı, bilanço gününde mevcutları, alacakları ve borçları saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle kesin ve ayrıntılı biçimde belirlemek olarak tanımlar; ticari teamüle göre sayılması ya da tartılması mutat olmayan malların değerleri ise tahminen belirlenir. Yani yıl sonu sayımı keyfi bir iş değil, defter düzeninin parçasıdır.

Yasal zorunluluğun ötesinde sayımın pratik faydası vardır: kaybolan, çalınan, kırılan ya da hiç faturalanmadan çıkan malı görürsünüz; yanlış girilmiş giriş kayıtlarını yakalarsınız; “stokta var” görünüp aslında olmayan ürünü sattırmazsınız. Hangi ürünün gerçekten kaç TL tuttuğunu da ancak sayımdan sonra bilirsiniz.

Hangi sayım yöntemini seçmelisiniz?

Her işletme için tek doğru yöntem yoktur. Ürün çeşidi azsa yılda bir tam sayım yeterli olabilir; çeşit ve hareket çoksa tam sayım dükkânı günlerce durdurur. Bu durumda hızlı dönen ve değerli ürünler daha sık, yavaş dönenler seyrek sayılır.

Sayım sonrası stok defteri

Sayım farkını işledikten sonra stok defterinde fiziksel ve satılabilir miktarı kontrol edebilirsiniz.

Sayımdan önce hazırlık kontrol listesi

Sayımın kalitesi çoğunlukla sayım gününden önce belirlenir. Aşağıdaki liste, sayım gününde sürpriz yaşamamanız için hazırlanmıştır:

• Sayım tarihini ve saatini belirleyin. Kayıt ile fiziki stok aynı anda karşılaştırılacağı için tek bir “kesim anı” seçin (örneğin 31 Ekim 18.00).
• Hareketleri kesin. Kesim anına kadarki tüm alış faturalarını, irsaliyeleri, iade ve satış belgelerini kayda işleyin; kesimden sonraki hareketleri ayrı bir listede biriktirin.
• Sayım ekiplerini kurun. Her rafı en az iki kişi sayar: biri sayar, diğeri yazar. Stok kaydını tutan kişi aynı rafı sayan kişi olmamalıdır.
• Alanı düzenleyin. Ürünleri çeşit çeşit ayırın, açık koliyi sayılabilir hale getirin, yanlış rafa konmuş ürünü yerine koyun.
• Sayım formunu hazırlayın. Formda ürün adı, barkod (barkod sistemi nasıl kurulur? rehberine bakın), raf konumu ve boş “sayılan adet” sütunu olsun; kayıtlı miktarı forma yazmayın. Sayanın kayıttan haberi olmaması önyargıyı azaltır.
• Dışarıdaki malı listeleyin. Konsinye verilen, tamire giden, müşteriye emanet bırakılan ya da yolda olan mallar rafta olmasa da kayıtta görünebilir; ayrı bir listeyle açıklanır.
• Hasarlı ve satılamaz ürünleri ayırın. Kırık, son kullanma tarihi geçmiş ya da iade bekleyen ürünleri ayrı sayın; değerlemede ayrı ele alınır.

Stok sayımı adım adım nasıl yapılır?

1. Kesim anını uygulayınSayım başlamadan önce satışı ve mal kabulünü durdurun ya da bu sırada olan her hareketi saat bilgisiyle ayrı bir not defterine yazın. Aksi halde sayım sürerken satılan her ürün sahte bir fark üretir.
2. Birinci sayımı yapınHer ürünü raf raf sayın ve sayılan adedi forma yazın. Koli içinde çok sayıda ürün varsa kolinin adedini ve koli içi miktarı ayrı yazın, çarpımı sayım sonrası yapın.
3. Sayım formunu kayıtla karşılaştırınHer kalem için sayılan adedi kayıtlı adetten çıkarın. Farkı olmayan kalemleri kapatın, farkı olanları işaretleyin.
4. Fark çıkan kalemleri ikinci kez sayınİkinci sayımı birinci sayımı yapanlardan farklı kişiler yapsın. Rakam değişirse hata birinci sayımdaydı; aynı kalırsa farkı gerçek kabul edip nedenini araştırın.
5. Farkın nedenini bulunKesimden sonra işlenen belgeler, yanlış rafa konan ürün, çift girilen ya da hiç girilmeyen fatura, kayda geçmemiş iade gibi olağan nedenleri tek tek eleyin. Açıklanamayan fark gerçek stok kaybıdır.
6. Sayım sonucunu kayda yansıtınAçıklanan farkları belgeye dayanarak düzeltin; açıklanamayan fark için sayım düzeltme hareketi oluşturun. Hareketi kimin, hangi gerekçeyle yaptığı kayıt altında olsun.
7. Tutanak hazırlayıp saklayınSayım tarihi, sayanlar, ürün bazında fark ve toplam TL etkisi tutanakta yer alsın; imzalı formlarla birlikte saklayın. Süre mükellefiyetinize göre değişir: 213 sayılı VUK madde 253'e göre defter tutmakla yükümlü olanlar defter ve belgeleri, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl muhafaza eder. Tacirler için Türk Ticaret Kanunu madde 82 ise ticari defterler, envanterler ve defter kayıtlarının dayandığı belgeler için on yıl saklama öngörür; süre ilgili takvim yılının bitişiyle başlar. Sayım tutanaklarınızın hangi gruba girdiğini mali müşavirinize sorun.

Sayım farkı nasıl hesaplanır? TL örneği

Fark iki aşamada hesaplanır. Önce her kalemde adet farkı bulunur (sayılan eksi kayıtlı), sonra bu fark birim maliyetle çarpılarak TL'ye çevrilir. VUK madde 274, ticari malı maliyet bedeliyle değerlediği için fark satış fiyatıyla değil maliyetle hesaplanır. Aşağıdaki rakamlar örnektir; mutfak gereçleri satan küçük bir dükkânın 31 Ekim sayımını gösterir.

Kayıtlı stok değeri 7.560 + 3.840 + 4.625 + 1.800 + 6.840 = 24.665,00 TL'dir. Net fark −420 + 288 − 555 + 0 − 760 = −1.447,00 TL, yani kayıtlı değerin yaklaşık %5,87'sidir. Dikkat edin: artı ve eksi farklar birbirini götürür. Mutlak (işaretsiz) fark ise 420 + 288 + 555 + 760 = 2.023,00 TL, yani %8,20'dir. Net rakam “neredeyse tutuyor” gibi görünse de kayıtta ciddi hatalar olduğunu mutlak fark gösterir.

Fark çıkarsa nedenini nasıl bulursunuz?

Fark çıktığında önce kayıt kaynaklı nedenleri eleyin, çünkü bunlar belgeyle düzeltilebilir. Fiziksel kayıp en son aranan neden olmalıdır.

• Kesim hatası: Sayım günü satılan ürünün satış belgesi sayımdan sonra işlenmiştir. Örnekteki çaydanlık farkı (−3 adet) tam olarak budur: üç çaydanlık sayımdan önce satılmış, belge akşam kesilmiştir. Gerçek fark 0'dır ve net fark −1.447,00 TL'den −892,00 TL'ye (%3,62) iner.
• Çift ya da eksik giriş: Alış faturası iki kez işlenmiş ya da hiç işlenmemiştir. Örnekteki cam saklama kabı fazlası (+3) genellikle kayda geçmemiş bir alışa ya da iadeye, yahut gerçekte yapılmayan bir satışın stoktan düşülmesine işaret eder.
• Yanlış ürüne işlem: Benzer iki ürünün (örneğin 6'lı ve 12'li set) karıştırılması aynı tutarda ters işaretli iki fark üretir.
• Birim hatası: Koli ile adet, takım ile parça karıştırıldığında fark katlanarak görünür.
• Fiziksel kayıp: Kırılma, bozulma, çalıntı, tezgâh arkasında verilen ama kaydedilmeyen mal. Diğer nedenler elendikten sonra kalan fark budur.

Sayım doğruluğu nasıl ölçülür?

Her sayımdan sonra iki göstergeyi not edin; böylece bir sonraki sayımla kıyaslayabilirsiniz. Adet doğruluğu = 1 − (mutlak adet farkı ÷ kayıtlı toplam adet). Örnekte kayıtlı toplam 104 adet, mutlak fark 1 + 3 + 3 + 0 + 1 = 8 adettir; doğruluk 1 − 8/104 = %92,31 çıkar. İkinci gösterge kalem doğruluğudur: 5 kalemden yalnızca biri (bıçak seti) tam tuttuğu için bu oran %20'dir.

Kesim hatası düzeltildikten sonra mutlak adet farkı 5, adet doğruluğu 1 − 5/104 = %95,19 olur. Sayım sonuçlarını “iyi” ya da “kötü” diye sınıflandırmak yerine kendi geçmişinizle kıyaslayın: doğruluk sayımdan sayıma yükseliyorsa süreç oturuyor demektir.

Sayımda en sık yapılan hatalar

• Kayıtlı miktarı forma yazıp sayanın bu rakama göre sayması; sayım “doğrulamaya” dönüşür.
• Sayım sırasında satışa devam edip hareketleri not etmemek.
• Stoğu tutan kişinin kendi stoğunu sayması; hatayı görmek zorlaşır.
• Yalnızca net farkı raporlamak; artılar ve eksiler birbirini götürür.
• Farkı satış fiyatıyla değil maliyetle hesaplamak gerekirken tersini yapmak.
• Sayım düzeltmesini gerekçesiz yapmak; sonraki sayımda aynı fark nedensiz tekrar eder.
• Düzeltmeden sonra nedeni ortadan kaldırmamak; farklar her seferinde aynı kalemlerde çıkıyorsa süreç sorunludur.

Sayım sonucunu Hepsitek'e nasıl yansıtırsınız?

Hepsitek Ön Muhasebe'de ürün, depo ve barkod kayıtları tutulur; stok girişi ve çıkışı birer hareket olarak kaydedilir ve her ürünün geçmişi görünür. Sayım ise bir belgedir: depoyu ve ürünleri seçip sayım açarsınız; o andaki miktar “sistem miktarı” olarak dondurulur. Sayım onaylanana, reddedilene ya da iptal edilene kadar o ürünler seçili depoda donar; hızlı satış, sevk gibi hiçbir stok hareketi oluşturulamaz ve işlem “aktif stok sayımı kapsamında donduruldu” uyarısıyla durur. Bu yüzden sayımı satışın durduğu bir saate planlayın. Sayılan miktarları (barkod okutarak da) girip sayımı onaya gönderirsiniz; fark varsa yetkili bir kullanıcı gerekçesini yazarak onaylar ve fark kadar silinmeyen, izlenebilir bir sayım düzeltme hareketi oluşur. Hepsitek giriş ekranı sistem miktarını satırın yanında gösterir; kör sayım istiyorsanız sayımı kâğıt formla yapıp sonucu ekrana girin. Stok raporunu PDF veya Excel olarak dışa aktarıp sayım tutanağınıza ekleyebilirsiniz. Rol bazlı yetkiyle depo sorumlusunun yalnızca stok ekranlarını görmesini sağlayabilirsiniz; böylece sayım ve düzeltme işlemleri tek elde toplanmaz.

Program fiziksel sayımın yerini almaz; kayıtla raf arasındaki farkı yalnızca sayım gösterir. Değerleme yöntemi, envanter defteri ve yıl sonu işlemleri için mali müşavirinize danışın.