Mobilya satışında kayıtlar neden dağılır?
Bir tezgâh satışı ile bir yatak odası takımı satışı aynı iş değildir. Takım bugün seçilir, kumaş ve renk onayı ertesi hafta gelir, mal üç hafta sonra teslim edilir; para ise kapora, teslimde havale ve vadeli kalan olarak parça parça girer. Satış tek günde bitmediği için kayıt şu yerlerden kaçar:
- Teklif ile fatura ayrışır: mesajlaşmada verilen fiyat ile sonradan kesilen faturadaki fiyat farklı çıkar; hangisinin geçerli olduğu tartışma konusu olur.
- Kapora kaybolur: defterde '15.000 TL aldım' yazar ama müşteri kartında görünmez; fatura kesilirken müşteriden tutarın tamamı yeniden istenebilir.
- Ayrılmış mal satılabilir görünür: müşteri adına ayrılan ürün stokta boşta sanılır ve başkasına satılır.
- Vadeli bakiye takipsiz kalır: 'ay sonunda öderim' denen tutarlar, kimin ne zaman ödeyeceği not kâğıdında kalır.
Teklif, sipariş ve teslimat nasıl ilerler?
- TeklifKalemleri, birim fiyatı ve geçerlilik tarihini girersiniz. Teklif e-postayla gönderilebilir; müşteri güvenli bağlantıdan teklifi görür ve PDF indirir (bağlantı 7 gün geçerlidir). Geçerlilik tarihi geçmiş teklif kabul edilemez.
- SiparişKabul edilen teklif yeniden bilgi girmeden siparişe dönüşür. Siparişi onayladığınızda (her stoklu satırda depo seçili olmalıdır) stoklu satırlar rezerve edilir; yani o ürün başkasına satılabilir stoktan düşülmüş sayılır.
- Kısmi veya tam sevkOnaylanmış siparişin detayından kısmi ya da tam sevk oluşturursunuz. Yatak odası takımının yatağı geldi, şifonyer üç hafta sonra gelecekse sipariş 'Kısmen sevk edildi' durumunda bekler.
- Fatura ve tahsilatSipariş faturalandırılır; ödeme tipini (vadeli, havale, nakit vb.) seçersiniz, vadeli faturada vade tarihini siz girersiniz ve kalan bakiye müşteri kartında izlenir.
Resmî e-Fatura veya e-Arşiv göndermeniz gerekiyorsa E-Dönüşüm paketi kullanılır; hangi belgeyi düzenleyeceğinize mali müşavirinizle birlikte karar verin. Ayrıntı için e-Fatura programı sayfasına bakın.
Cari detay ve ekstre
Vadeli satışlarda müşterinin bakiyesi ve hareketleri cari detayında toplanır.
Kapora ve avans: para önce geliyorsa ne yapılır?
Müşteriden aldığınız kapora bir faturaya bağlanmadığı sürece Hepsitek'te 'açık avans' olarak durur. Kasa/Banka tahsilat listesinde her kaydın yanında eşleşen tutar ve açık avans tutarı görünür; avans kalan bir kayıtta 'Faturaya eşleştir' düğmesi çıkar. Fatura kesildiğinde bu düğmeyle kapora, aynı cariye ait açık faturaya bağlanır.
Cari kartından 'Seçilenleri Tahsil Et' ile tahsil ederken müşterinin eşleşmemiş açık avansı varsa Hepsitek sizi uyarır ve önce avansla eşleştirmeyi önerir. Böylece aynı borç iki kez tahsil edilmiş gibi görünmez. Kaporayı cari açılışında da girebilirsiniz: 'Müşteriden avans aldık' seçeneği vardır.
Vadeli satış, çek ve senet nasıl izlenir?
Cari kartında müşteri için 'Vade (gün)' tanımlarsınız; hızlı fatura sihirbazı fatura vadesini fatura tarihine bu günü ekleyerek önerir; siparişten faturalandırırken vadeyi siz seçersiniz. Çek ve senetlerin vade takibi ayrıca yapılır. Hangi müşterinin borcu ne kadar süredir beklediğini cari yaşlandırma raporunda (Alacak ve Borç Vade Takibi) görürsünüz. Yaşlandırma raporunda 'vadesi geçmiş' sayılması için faturanın ödeme tipi Vadeli olmalıdır; nakit, kredi kartı, havale ve kapıda ödeme tipli açık faturalar 'Tahsilat bekleniyor' diliminde görünür. Müşteriye cari ekstreyi göndermek için cari başına özel, 90 gün geçerli ve iptal edebileceğiniz bir ekstre linki oluşturabilirsiniz.
Cari kartındaki risk limiti yalnızca bilgi amaçlıdır; satışı veya siparişi engellemez. Büyük tutarlı bir siparişi onaylamadan önce müşterinin mevcut bakiyesine bakmayı alışkanlık hâline getirin. Daha fazla bilgi için cari hesap takip programı ve vadesi geçmiş alacak takibi sayfalarına bakabilirsiniz.
m², metre ve takım gibi ölçüler stokta nasıl tutulur?
Hepsitek'te ürüne temel ölçü birimi seçersiniz. Adet, takım ve çift gibi birimler ondalıklı miktar kabul etmez; metre ve m² gibi birimler üç ondalık basamağa kadar miktar kabul eder. Parke ya da halı satan bir dekorasyon mağazası 18,5 m² satabilir; 'Adet' birimine 1,5 girmeye çalıştığınızda ise sistem uyarır.
Yatak odası takımı gibi birkaç parçadan oluşan ürünleri 'Set ürünü' olarak tanımlayabilirsiniz (bir sette en fazla 5 bileşen). Set satıldığında bileşen ürünlerin stoğu birlikte düşer. Renk ve ölçü seçenekleri için ürüne varyant eklenir. Şirket ayarlarındaki negatif stok politikası (ayarı Hesap Sahibi değiştirir) varsayılan olarak stok yetersizken satışı reddeder; 'sipariş üzerine temin' çalışan bir işletme bu politikayı bilerek değiştirebilir, bu durumda stoklu ürünler eksi bakiyeye düşebilir.
Örnek: 60.000 TL'lik oturma grubu siparişi
Bir mobilya mağazası 60.000 TL (KDV dahil) tutarında bir oturma grubu teklifi verir. Müşteri teklifi kabul eder ve 15.000 TL kapora bırakır. Mal teslim edilirken 20.000 TL havale yapılır, kalan tutar 30 gün vadeye bağlanır. Rakamlar örnektir.
| Tarih | Olay | Müşterinin kalan borcu |
|---|---|---|
| 3 Mart | Teklif gönderildi | - |
| 10 Mart | Teklif kabul, sipariş onaylandı, 15.000 TL kapora alındı (açık avans) | Fatura yok; 15.000 TL avans |
| 28 Mart | Tam sevk, 60.000 TL fatura, avans faturaya eşleştirildi | 60.000 − 15.000 = 45.000 TL |
| 28 Mart | Teslimde 20.000 TL havale | 45.000 − 20.000 = 25.000 TL |
| 27 Nisan | 30 günlük vade doldu, 25.000 TL tahsil edildi | 0 TL |
Hesabı elle kontrol edin: 15.000 + 20.000 + 25.000 = 60.000 TL. 28 Mart'a eklenen 30 gün 27 Nisan'a denk gelir; fatura ödeme tipi Vadeli ise vade tarihinde tahsilat girilmezse bu tutar yaşlandırma raporunda vadesi geçmiş olarak öne çıkar.
Hangi paket yeter?
Teklif, sipariş, sevk, fatura, avans ve vade takibi Ön Muhasebe paketindedir (199 TL/ay, KDV dahil). e-Fatura ve e-Arşiv göndermek için E-Dönüşüm paketi (599 TL/ay, KDV dahil) gerekir; resmî gönderim kullanıcı onayıyla yapılır. İki paketi de 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz; kart bilgisi istenmez. Güncel koşullar için fiyatlar sayfasına bakın.
Dürüst sınırlar
- Hepsitek resmî defter tutmaz ve beyanname hazırlamaz; bunlar mali müşavirinizin işidir.
- Müşteri teklifi bağlantıdan görüntüler ve PDF indirir; teklifin kabul veya ret durumunu siz işlersiniz.
- Kaporanın hangi belgeyle ve hangi vergi sonuçlarıyla kayda alınacağı işletmenize göre değişir; bunu mali müşavirinize danışın.
- Cari risk limiti bilgi amaçlıdır, satışı engellemez.
Sık sorulan sorular
Müşteriden aldığım kaporayı Hepsitek'te nasıl kaydederim?
Müşteriden tahsilat kaydı girer ve fatura henüz yoksa bu tutarı hiçbir faturaya bağlamazsınız; kayıt 'açık avans' olarak durur. Fatura kesildiğinde tahsilat listesindeki 'Faturaya eşleştir' düğmesiyle kaporayı aynı cariye ait açık faturaya bağlarsınız. Kalan tutar müşteri kartında net görünür ve aynı borç iki kez tahsil edilmez.
Teklifin geçerlilik süresi dolarsa ne olur?
Teklife geçerlilik tarihi girebilirsiniz. Bu tarih geçtikten sonra gönderilmiş bir teklifi 'kabul edildi' durumuna alamazsınız; fiyat değiştiyse yeni teklif hazırlarsınız. Teklif iptal edildiğinde, reddedildiğinde veya kabul edildiğinde müşteriye e-postayla gönderdiğiniz bağlantı da kapanır, böylece eski fiyat başka birine sunulmaz. Eski teklif durumuyla kayıtta kalır, geçmişiniz silinmez.
Siparişin yalnızca bir kısmı teslim edildiyse nasıl kaydederim?
Onaylanmış siparişin detayından kısmi sevk oluşturursunuz; sipariş 'Kısmen sevk edildi' durumuna geçer ve kalan kalemler için ikinci sevki sonra yaparsınız. Rezerve edilen stok, sevk ve iptal hareketleriyle kendiliğinden düzelir. Her sevk ayrı bir sevk kaydı olarak izlendiği için hangi parçanın ne zaman teslim edildiği görünür.
Stoğum yokken sipariş alabilir miyim?
Varsayılan ayarda stok yetersizse stoklu ürünün satışı reddedilir. Sipariş üzerine temin eden işletmelerde Hesap Sahibi şirket ayarlarından negatif stoğa izin verebilir; bu durumda stok eksi bakiyeye düşebilir. Bu bilinçli bir tercih olmalıdır; çünkü satış, alış kaydı girilmeden önce yapılmış olur ve stok eksi görünür.
Mobilya mağazası için e-Fatura zorunlu mu?
Bu, işletmenizin durumuna ve Tebliğ'deki güncel koşullara göre değişir; Hepsitek bu konuda hüküm vermez. Güncel durumunuzu GİB duyurularından ve mali müşavirinizden öğrenin. Gönderim yapmanız gerekiyorsa e-Fatura ve e-Arşiv göndermek için E-Dönüşüm paketini kullanırsınız; resmî gönderim kullanıcı onayıyla yapılır. Kararı Hepsitek değil siz ve mali müşaviriniz verirsiniz.