Elektronik satıcıyı en çok zorlayan dört konu
- Kur değişince marj eriyor. Mal dolar ya da avroyla alınır, TL ile satılır. Alış kurunda artan her kuruş, satış fiyatını güncellemediğiniz sürece marjınızdan gider.
- Kurumsal müşteri vadeli çalışıyor. Teklif, onay, sevk ve fatura aylar boyu birbirinden kopuk takip edilirse hangi alacağın hangi tarihte düştüğü kaybolur.
- Birim değer yüksek. Bir monitör ya da laptop, bir kutu vidanın yüzlerce katıdır; stoktaki tek bir kayıp bile hissedilir.
- Satış kanalı çoğu zaman üç yerde. Dükkân, kurumsal teklif ve Trendyol, Hepsiburada gibi pazaryerleri aynı depodan beslenir.
Dövizle alınan malın marjı nasıl izlenir? Örnek
Hepsitek'te alış faturasını dövizli kaydedersiniz: para birimini ve kuru girersiniz, TL karşılığı fatura kuruyla hesaplanır. Dövizli tedarikçi cari kaydı da dövizle tutulabilir. Hepsitek kur değişince satış fiyatınızı kendiliğinden güncellemez; bu karar sizdedir. Aşağıdaki örnek bu yüzden önemlidir. Rakamlar ve kurlar örnektir, güncel kur değildir.
20 adet monitör, birim 95 USD'den alınıyor. İlk partide alış kuru 42,00 TL: birim maliyet 95 × 42,00 = 3.990,00 TL. Satış fiyatı 5.200,00 TL (KDV hariç). Sonraki partide kur 44,00 TL'ye çıkıyor: birim maliyet 95 × 44,00 = 4.180,00 TL.
| Durum | Birim maliyet | Satış fiyatı | Birim brüt kâr | 20 adet brüt kâr |
|---|---|---|---|---|
| İlk parti, kur 42,00 | 3.990,00 TL | 5.200,00 TL | 1.210,00 TL | 24.200,00 TL |
| İkinci parti, kur 44,00, fiyat sabit | 4.180,00 TL | 5.200,00 TL | 1.020,00 TL | 20.400,00 TL |
| İkinci parti, fiyat güncel | 4.180,00 TL | 5.390,00 TL | 1.210,00 TL | 24.200,00 TL |
Fiyat güncellenmezse 20 adetlik partide brüt kâr 24.200,00 − 20.400,00 = 3.800,00 TL azalır. Marjı eski seviyede tutmak için fiyat 4.180,00 + 1.210,00 = 5.390,00 TL olmalıdır. Farkı satış öncesi görmek için kâr marjı hesaplama aracına bakabilirsiniz.
Fatura oluşturma ekranı
Para birimi, ürün satırı ve cari hesap seçimi aynı formda yapılır.
Kurumsal müşteri: teklif, sipariş, fatura ve vade
Hepsitek'te teklif kabul edilince siparişe, sipariş de sevk irsaliyesine ya da faturaya yeniden bilgi girilmeden dönüşür. Örnek (rakamlar örnektir): bir şirket 8 laptop için teklif ister. Birim fiyat 21.500,00 TL (KDV hariç): 8 × 21.500,00 = 172.000,00 TL. %20 KDV varsayımıyla KDV 34.400,00 TL, genel toplam 206.400,00 TL olur. Siparişi faturalandırırken vadeyi (ör. 30 gün sonrası) siz girersiniz; cari kartındaki vade günü hızlı satış ve hızlı fatura sihirbazında vade tarihini otomatik önerir.
- Teklif hazırlanırMüşteri, ürünler ve fiyatlar girilir; teklif kabul edilince siparişe dönüştürülür.
- Sipariş faturalanırSipariş, bilgiler yeniden girilmeden faturaya dönüşür; stoklu satırlarda fatura, siparişten sevk edilen miktar kadar kesilebilir. Faturayla müşterinin cari bakiyesi artar.
- Vade izlenirFatura ödeme tipi Vadeli ise ve 30 gün dolduğunda ödeme gelmediyse tutar cari yaşlandırma raporunda vadesi geçen alacak olarak ayrılır (nakit, kredi kartı, havale ve kapıda ödeme tipli açık faturalar 'Tahsilat bekleniyor' diliminde görünür); 90 gün geçerli özel ekstre linkiyle müşteriye bakiyesini gösterirsiniz.
Cari kartındaki risk limiti alanı bilgi amaçlıdır, satışı kendiliğinden engellemez. Vadesi geçen alacağı yönetmek için vadesi geçmiş alacak takibi rehberine bakabilirsiniz.
Depo, raf düzeni, set ürün ve negatif stok
- Depolar arası transfer: merkez depo ile mağaza deposu arasında transfer kaydı açılır, karşı taraf teslim alınca stok o depoya geçer.
- Raf düzeni: depo altında alan/bölge, koridor, raf grubu, raf gözü ve kutu/hücre hiyerarşisi kurabilir, stok hareketini isteğe bağlı olarak bir rafa bağlayabilirsiniz. Raf takibi zorunlu değildir.
- Set ürün: monitör, klavye ve fare gibi en çok 5 ürünü tek satış koduyla paket olarak satarsınız; satışta bileşenlerin stoğu ayrı ayrı düşer.
- Negatif stok: distribütör faturası gelmeden mal satışa çıkıyorsa Hesap Sahibi şirket ayarlarında negatif stoğa izin verebilir. Varsayılan ayar engellemedir ve ayar ürün bazında değil, şirket genelinde geçerlidir.
Negatif stoğa izin verildiğinde bir uyarı: stok sıfırken yapılan satışların maliyeti, gerçek alış faturası girilene kadar ürün kartındaki alış fiyatından tahmin edilir. Kart güncel değilse o satışın maliyeti yanlış görünür, gerçek fatura girilse bile geçmiş tahmin kendiliğinden düzelmez. Alış fiyatını güncel tutmak bu yüzden önemlidir.
Seri numarası, IMEI ve garanti takibi var mı?
Hayır. Hepsitek ürünü adet olarak izler; tek tek cihazın seri numarasını, IMEI'sini ya da garanti bitiş tarihini tutmaz. Servis, RMA ya da garanti kaydı da yoktur. Cihaz bazlı takip gerekiyorsa bu kaydı ayrı bir listede tutmanız gerekir. Hepsitek burada stoğun adedini ve cari, fatura ve tahsilat tarafını üstlenir.
Pazaryeri siparişleri ve fatura türü
Trendyol, n11 ve Hepsiburada siparişlerini tek listede görür, toplu seçerek faturalandırırsınız. Hepsitek siparişi okur ve kendi stoğunuzu düşer (sipariş satırı bir ürün kartıyla eşleşiyorsa); pazaryeri panelindeki stok adedini güncellemez. Ayrıntılar için pazaryeri fatura entegrasyonu sayfasına bakın.
Kurumsal alıcıya düzenlenen faturanın türü alıcının durumuna göre belirlenir: e-Arşiv uygulamasına dahil bir satıcı, alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura düzenler (509 sayılı Tebliğ, IV.2.1). Resmî gönderim E-Dönüşüm paketiyle (599 TL/ay, KDV dahil) ve sizin onayınızla yapılır. Hangi belgeleri düzenlemek zorunda olduğunuz mevzuata ve faaliyetinize bağlıdır; mali müşavirinize danışın.
Elektronik satıcı hangi paketi seçmeli?
Stok, cari, dövizli kayıtlar, teklif-sipariş ve kasa-banka Ön Muhasebe paketindedir: 199 TL/ay (KDV dahil). Kurumsal müşterilere resmî e-Fatura göndermeniz gerekiyorsa E-Dönüşüm paketi 599 TL/ay'dır; aradaki fark aylık 400 TL'dir (599 − 199) ve e-Belge kontörü ayrıca alınır, birim fiyatı 1 TL'dir. İki paketi de 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Dolarla aldığım malı Hepsitek'te nasıl kaydederim?
Alış faturasını girerken para birimini seçer ve kuru yazarsınız; TL karşılığı fatura kuruyla hesaplanır. Dövizli tedarikçi için cari kayıt da dövizle tutulabilir. Hepsitek kur değişince satış fiyatınızı kendiliğinden güncellemez; fiyatı ve marjı siz belirlersiniz, bu yüzden örnekteki gibi marjı yeni kurla yeniden hesaplamanız gerekir.
Seri numarası ya da IMEI ile cihaz takibi yapabilir miyim?
Hayır. Hepsitek ürünü adet olarak izler; cihaz bazında seri numarası, IMEI, garanti süresi ya da servis kaydı tutmaz. Bu bilgileri ayrı bir listede tutmanız gerekir. Hepsitek stok adedini, faturayı, carisini ve tahsilatı izler; cihaz kimliği takibi gerekiyorsa bunu baştan hesaba katın.
Kurumsal müşteriye vadeli satışı nasıl takip ederim?
Teklifi siparişe, siparişi faturaya dönüştürürsünüz; fatura müşterinin cari bakiyesini artırır. Faturalandırırken vadeyi siz girersiniz (cari kartındaki vade günü yalnız hızlı satış ve hızlı fatura sihirbazında vadeyi önerir); ödeme tipi Vadeli olan faturaların vadesi geçen tutarları cari yaşlandırma raporunda ayrılır. İsterseniz 90 gün geçerli özel ekstre linkini müşteriyle paylaşırsınız. Risk limiti alanı bilgi amaçlıdır, satışı otomatik durdurmaz.
Bilgisayar paketi gibi birleşik ürünü satabilir miyim?
Evet, set ürün tanımlayabilirsiniz. Bir set en çok 5 bileşen alır; setin satışında bileşenlerin stoğu ayrı ayrı düşer. Örneğin kasa, monitör, klavye ve fareyi tek satış koduyla satabilirsiniz. Bileşenlerin önceden stoklu ürün olarak kayıtlı olması gerekir; setin satış fiyatını ayrıca belirlersiniz.
Pazaryerindeki stoğum Hepsitek'ten güncellenir mi?
Hayır. Hepsitek Trendyol, n11 ve Hepsiburada siparişlerini okur ve kendi stoğunuzu düşer, ancak pazaryeri panelindeki stok adedini güncellemez. Panellerdeki stoğu ayrıca yönetmeniz gerekir; aksi halde stokta olmayan ürün satışta açık kalabilir. Sipariş satırının bir ürün kartıyla eşleşmesi de gerekir.