Hırdavat dükkânında dört sorun ve Hepsitek'teki karşılığı
Hırdavatta sorun satış hızı değil, kayıt dağınıklığıdır: bir ustanın defterdeki borcu, rafta kalan vida kutusu ve toptancıdan gelen yeni fiyat listesi üç ayrı yerde durur. Dükkânlarda sık görülen dört sorun şunlardır.
| Sorun | Hepsitek'te karşılığı |
|---|---|
| Binlerce kalem var, çoğunun barkodu yok | Ürün kartında Stok Kodu esastır, barkod isteğe bağlıdır. Ürünü ad, stok kodu veya barkodla bulursunuz; listeyi Excel'den 500'lük dosyalar hâlinde aktarırsınız. |
| Ürün metreyle, kiloyla, çuvalla satılıyor | Adet, kutu, paket, çuval, kg, metre, litre, rulo gibi standart birimler hazırdır. Ondalıklı birimlerde 12,5 metre satılır; Adet gibi tam sayılı birimde kesirli miktar reddedilir. |
| Usta ve müteahhit ay sonunda ödüyor | Cari hesap bakiyeyi tutar, yaşlandırma raporu vadeli faturalarda vadesi geçeni gösterir, çek ve senetler vade tarihiyle takip edilir. Detay için cari hesap takibi. |
| Toptancı fiyatı değişince raf etiketi eskide kalıyor | Ürünleri Excel'e indirip fiyat sütununu düzenler, dosyayı güncelleme modunda geri yüklersiniz; ürün Stok Kodu veya barkodla eşleşir. İsteğe bağlı sütunlarda boş bıraktığınız alan eski değerini korur. |
Ürün listesini Excel ile nasıl içeri alırsınız?
Dükkânın ürün listesi çoğu zaman bir Excel dosyasında bulunur. Hepsitek ürün Excel'i okur, yazmadan önce size ön izleme gösterir.
- Başlıkları eşleştirinDosyada Ürün Adı, Stok Kodu, Birim, Satış Fiyatı, KDV Oranı ve Stok Takibi sütunları bulunmalıdır. Barkod, Alış Fiyatı, Başlangıç Stoğu, Kritik Stok, Kategori ve Marka isteğe bağlıdır; ancak yazdığınız birim, kategori, marka ve depo adları Hepsitek'te önceden tanımlı olmalıdır, tanımsız olan satır hatalı sayılır.
- Modu seçinYalnız yeni ürün ekleyebilir ya da Stok Kodu veya barkodu eşleşen ürünleri güncelleyip yenileri eklemeyi seçebilirsiniz.
- Ön izlemeyi kontrol edinDosya önce yalnızca ön izlenir, henüz hiçbir ürün kaydedilmez. Hatalı satırlar gerekçesiyle görünür.
- OnaylayınOnayladığınızda geçerli satırlar kaydedilir, hatalı satırlar atlanır. Dosya .xlsx biçiminde, en çok 2 MB ve en çok 500 dolu satır olmalıdır; daha uzun listeyi parçalara bölersiniz (ör. 4.000 kalem = 8 dosya).
Bilmeniz gereken bir sınır: renk-beden gibi varyantı olan ürünler Excel ile güncellenemez. Hırdavatta varyant azdır, ama boya tonu gibi seçenekler için ürünü ekrandan düzenlersiniz.
Tezgâh satışı ekranda nasıl görünür?
Kalem kalem sepet, barkod okutma ve nakit/kart/veresiye seçimi tek ekrandadır.
Örnek: bir ustaya iskontolu veresiye satış
Rakamlar örnektir. Düzenli çalışan bir usta için cari kartında boya kategorisine %8 iskonto kuralı tanımlanmıştır. Teklif, sipariş veya hızlı fatura satırlarına usta seçildiğinde kural kendiliğinden uygulanır; satırda elle iskonto girmeniz gerekmez. Örnekte tüm kalemler için %20 KDV varsayılmıştır; gerçek oran ürün kartınızdan gelir.
| Kalem | Miktar | Birim fiyat | Tutar |
|---|---|---|---|
| Dış cephe boyası | 4 kutu | 1.250,00 TL | 5.000,00 TL |
| Boya kategorisi iskontosu | %8 | −400,00 TL | |
| Kesme diski | 18 adet | 35,00 TL | 630,00 TL |
| Elektrik kablosu | 12,5 metre | 48,00 TL | 600,00 TL |
| KDV hariç toplam | 5.830,00 TL | ||
| KDV (%20 varsayımı) | 1.166,00 TL | ||
| Genel toplam | 6.996,00 TL |
Usta 3.000,00 TL'yi nakit öder ve kalan 3.996,00 TL için 45 gün vadeli çek bırakır. Nakit tahsilatı girildiğinde cari bakiye 6.996,00 − 3.000,00 = 3.996,00 TL olur; çeki çek-senet kaydına girdiğinizde bakiye 3.996,00 TL daha azalır (0,00 TL) ve çek, vade tarihi gelene kadar portföyde izlenir. Çek karşılıksız çıkarsa borç cari hesapta yeniden açılır. Fatura bazlı yaşlandırma raporu ödeme eşleştirmelerine baktığından çek kaydı faturanın açık tutarını kendiliğinden kapatmaz. İsterseniz ustaya 90 gün geçerli, iptal edilebilir özel ekstre linkini gönderirsiniz.
Cari kartındaki ödeme vadesi (gün) alanı, hızlı satış ve hızlı fatura sihirbazında vade tarihini otomatik önerir; siparişten faturalandırırken vadeyi siz girersiniz. Risk limiti alanı ise bilgi amaçlıdır; satışı kendiliğinden durdurmaz, limiti aşan ustaya satışı siz değerlendirirsiniz.
Tezgâh satışı ve fatura: hangi belge, ne zaman?
Tezgâhta sepeti hızlı satış ekranında barkodla ya da ürün adıyla oluşturur, nakit, kart veya veresiye ile kapatırsınız. Ekran her satışı bir cariye bağlar ve satış faturası olarak işler; adını bilmediğiniz peşin müşteriler için tek bir genel cari kartı açıp onu seçebilirsiniz. Satışla birlikte stok azalır ve tahsilat kasa-banka kaydına işlenir.
- Satış Fişi: GİB'e iletilmeyen, kendi kayıtlarınız için düzenlediğiniz bir satış belgesidir. Hangi satışa fatura gerektiğini mali müşavirinize sorun.
- e-Fatura ve e-Arşiv: resmî e-Belge göndermeniz gerekiyorsa E-Dönüşüm paketi gerekir ve gönderim sizin onayınızla yapılır. e-Arşiv uygulamasına dahil bir satıcı, e-Fatura kullanıcısı alıcıya e-Fatura, kullanıcısı olmayan vergi mükellefine ve nihai tüketiciye e-Arşiv fatura düzenler (509 sayılı Tebliğ, IV.2.1).
- Sizin için zorunlu mu? Bu, mükellefiyet durumunuza ve faaliyetinize bağlıdır; hırdavat sektörü olmak tek başına bir sonuç doğurmaz. Güncel durumu GİB duyurularından ya da mali müşavirinizden öğrenin.
Hırdavat dükkânı hangi paketi seçmeli?
Cari, stok, kasa-banka, çek-senet, teklif ve sipariş Ön Muhasebe paketindedir: 199 TL/ay (KDV dahil). Resmî e-Fatura veya e-Arşiv göndermeniz gerekiyorsa E-Dönüşüm paketi 599 TL/ay'dır; fark aylık 400 TL'dir (599 − 199). e-Belge gönderimi kontörle çalışır, birim fiyatı 1 TL'dir. Başlamadan önce iki paketi de 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz; kart bilgisi istenmez. Ayrıntılar için fiyatlar sayfasına bakın.
Hepsitek'in yapmadıkları ve dikkat edilecekler
- Hepsitek resmî defter tutmaz ve beyanname vermez; bunlar mali müşavirinizin işidir.
- Hepsitek bir yazarkasa ya da mali cihaz değildir. Yazarkasa yükümlülüğünüz için mali müşavirinize danışın.
- Barkod okuyucu ve etiket yazıcısı uyumunu 14 günlük denemede kendi cihazlarınızla test edin.
- Cari risk limiti uyarı değil bilgi alanıdır; veresiye sınırını siz yönetirsiniz.
- Program fiziksel sayımın yerini almaz; rafla kayıt arasındaki farkı düzenli sayım gösterir. Sayımı kaydetme için stok takip programı sayfasına bakın.
Sık sorulan sorular
Hırdavat dükkânı için ön muhasebe programı ne işe yarar?
Ürün stoğunu, ustalarla yürüyen veresiye hesabını, çek ve senet vadelerini ve kasa-banka hareketlerini tek yerde tutar. Hepsitek'te satış faturası kaydedildiğinde stok düşer ve cari bakiye güncellenir; böylece defterdeki borç, raftaki mal ve kasadaki para birbirini tutar. Resmî defter ve beyanname mali müşavirinizde kalır.
Barkodu olmayan ürünleri nasıl satarım?
Her ürüne bir Stok Kodu verilir, barkod isteğe bağlıdır. Tezgâhta ürünü adıyla ya da koduyla aratıp sepete eklersiniz. Barkodlu ürünlerde okuyucu kullanmak aramaya göre daha hızlıdır ama zorunlu değildir; okuyucu uyumunu 14 günlük denemede kendi cihazınızla test etmenizi öneririz. Ürün sayınız arttıkça kodları düzenli vermek aramayı kolaylaştırır.
Kilo ve metreyle satış yapabilir miyim?
Evet. Kg, gram, litre, metre ve m² gibi birimler ondalıklı miktarı kabul eder; örneğin 12,5 metre kablo satabilirsiniz. Adet, kutu, paket ve çuval gibi birimler yalnızca tam sayı kabul eder; bu birimlerde kesirli miktar girildiğinde satış reddedilir, bu yüzden ürünün birimini doğru seçmek önemlidir.
Ustaya özel iskonto tanımlayabilir miyim?
Cari kartında tüm ürünler, belirli bir kategori ya da belirli bir ürün için yüzde veya sabit tutarlı iskonto kuralı tanımlanır. Teklif, sipariş ve hızlı fatura satırlarında cari seçildiğinde kural uygulanır. Hızlı satış kasası cari iskontosunu uygulamaz; kasada indirimi satır bazında siz girersiniz.
Toptancıdan gelen fiyat zammını nasıl yansıtırım?
Mevcut ürünleri Excel'e indirip fiyat sütununu düzeltir, dosyayı güncelleme moduyla geri yüklersiniz; Stok Kodu ya da barkodu eşleşen ürünlerin fiyatı yenilenir. Zorunlu sütunlar her satırda dolu kalmalı, isteğe bağlı sütunlarda boş bıraktığınız alan eski değerini korur. Ön izlemede hatalı satırları görür, onaydan sonra kaydedersiniz. Varyantlı ürünler bu yolla güncellenmez, ekrandan düzenlenir.