Çok kalemli, düşük tutarlı satışta ne bozulur?
Kırtasiyede günlük ciro yüzlerce küçük sepetten oluşur ve raftaki kalem sayısı bir hırdavatçıdan bile fazladır. Bu yapı dört yerde zorlanır:
- Ürün kartı açmak yıllar sürer: kalem, defter, boya ve hediyelik ürünler tek tek girilirse program hiçbir zaman gerçek raf düzenini yansıtmaz.
- Sezon başında stok yetmez: eylülde okul, şubatta sevgililer günü, mayısta anneler günü gibi tepe dönemlerde kritik ürünler birkaç günde biter.
- Hediye setleri stoğu şaşırtır: set olarak satılan ürünün parçaları ayrı da satılıyorsa set stoğu ile parça stoğu birbirini tutmaz.
- Kurumsal alıcı karışır: okul, anaokulu ve ofisler vadeli alır; tezgâh müşterisiyle aynı defterde izlenirse bakiye kaybolur.
Binlerce kalemi programa nasıl alırsınız?
Ürünler ekranındaki Excel İşlemleri bölümünden boş bir şablon indirirsiniz. Zorunlu sütunlar ürün adı, stok kodu, birim, satış fiyatı, KDV oranı ve stok takibidir; barkod, alış fiyatı, başlangıç stoğu, kritik stok, kategori, marka, depo ve tedarikçi kodu isteğe bağlıdır; ancak bu sütunlara yazdığınız birim, kategori, marka, depo ve tedarikçinin Hepsitek'te önceden tanımlı olması gerekir, tanımsız olan satır hatalı sayılır. Dosyayı yüklediğinizde program önce bir ön izleme gösterir; hatalı satırlar düzeltilir ve geçerli satırlar yalnızca onayınızdan sonra kaydedilir.
Dosya biçimi XLSX olmalıdır; en fazla 2 MB ve 500 dolu satır kabul edilir, makro, harici bağlantı veya gömülü nesne içeren dosya tümüyle reddedilir; formül içeren hücre ise yalnız o satırı hatalı yapar. 4.000 kalemlik bir liste için dosyayı sekiz parçaya bölersiniz. İki mod vardır: 'Yalnız yeni ürün ekle' ve 'Mevcut olanı güncelle, yeni olanı ekle'. İkincisi, stok kodu veya barkodu eşleşen ürünün fiyatını ve diğer alanlarını günceller.
Sezon fiyatı değişikliği için en pratik yol, mevcut ürünleri Excel'e indirmek, fiyat sütununu düzenlemek ve güncelleme modunda geri yüklemektir. İndirilen dosyaya başlangıç stoğu yeniden yazılmaz; bu sayede stok yanlışlıkla ikinci kez oluşmaz. Aynı konuda fatura tarafı için Excel ile fatura aktarma rehberine bakabilirsiniz.
Ürün listesi
Çok kalemli ürün listesinde SKU, barkod, fiyat ve stok rozeti birlikte görünür.
Tezgâhta barkodla satış ve kritik stok nasıl işler?
Tezgâhta ürünün barkodunu okutursunuz, sepet oluşur ve satışı nakit veya kartla kapatırsınız; müşteri ürün iade ederse iade kaydı da aynı ekrandan yapılır. Ayrıntı için perakende satış programı sayfasına bakabilirsiniz. Satış stoğu otomatik azaltır.
Her ürün veya varyant için 'Kritik stok seviyesi' girersiniz; stok bu seviyenin altına inince uyarı alırsınız. Seviyeyi program kendisi hesaplamaz, sezon talebini siz bilirsiniz: mevsim başında seviyeleri yükseltir, sezon bitince düşürürsünüz. Seviyeyi nasıl belirleyeceğinizi kritik stok seviyesi rehberi anlatır. Yıl sonu veya sezon sonu sayımında sayılacak ürünü barkodla seçebilirsiniz; ayrıntı stok sayımı rehberindedir.
Tedarikçilerden gelen e-Faturalarda yüzlerce kalem varsa, E-Dönüşüm paketinde gelen e-Fatura kalemlerini onaylayarak stok hareketine işleyebilirsiniz; sezon alımını tek tek girmeniz gerekmez.
Hediye setleri ve kurumsal siparişler nasıl yönetilir?
'Set ürünü' seçeneği, birden fazla stoklu ürünü tek stok koduyla satmanızı sağlar. Bir sette en fazla 5 farklı bileşen olur ve her bileşenden kaçar adet gireceğini belirlersiniz. Set satıldığında bileşenlerin stoğu aynı işlemde düşer. Kalem rengi veya defter boyu gibi seçenekler için ürüne varyant eklenir.
Okul, anaokulu ve ofis gibi kurumsal alıcıları cari olarak kaydedin. Onlara özel iskonto kuralı (örneğin 'Setler' kategorisinde %5), vade günü ve ekstre linki cari kartında tutulur. Önce teklif verip sonra siparişe ve faturaya dönüştürebilirsiniz. Cari yönetimi cari hesap takip programında anlatılır.
Örnek: eylül sezonu, okul seti ve kritik stok
Bir kırtasiye normal aylarda günde ortalama 5 defter satıyor; eylülde bu rakam 14'e çıkıyor. Tedarikçiden mal gelmesi 4 gün sürüyor ve mağaza 20 defterlik emniyet payı tutmak istiyor. Normal ay kritik seviyesi 5 × 4 + 20 = 40 adet; eylül için 14 × 4 + 20 = 76 adet olur. Seviyeyi eylülden önce 40'tan 76'ya yükseltmek, stok bitmeden uyarı almanızı sağlar.
| Bileşen | Sette adet | Birim fiyat | Ayrı satış tutarı |
|---|---|---|---|
| Defter | 2 | 54 TL | 108 TL |
| Kalem kutusu | 1 | 62 TL | 62 TL |
| Silgi | 1 | 12 TL | 12 TL |
| Cetvel | 1 | 25 TL | 25 TL |
| Toplam | 5 | - | 207 TL |
Set 189 TL'den satılırsa müşteri 207 − 189 = 18 TL tasarruf eder. 25 set satıldığında ciro 25 × 189 = 4.725 TL olur ve bileşen stokları şöyle düşer: defter −50, kalem kutusu −25, silgi −25, cetvel −25. Bir anaokulu 120 set alırsa liste tutarı 120 × 189 = 22.680 TL olur; cariye tanımlı %5 iskonto 1.134 TL düşer ve fatura 22.680 − 1.134 = 21.546 TL tutar. Tutarlar örnektir.
Paket ve sınırlar: sezon işinde neye dikkat edilir?
Ürün aktarımı, barkodlu satış, kritik stok, sayım, set ürünü ve cari yönetimi Ön Muhasebe paketindedir (199 TL/ay, KDV dahil). Resmî e-Fatura veya e-Arşiv göndermek ve gelen e-Fatura kalemlerini stoğa işlemek için E-Dönüşüm (599 TL/ay, KDV dahil) gerekir. Hangi belgeyi düzenleyeceğinizi mali müşavirinize danışın. Güncel koşullar için fiyatlar sayfasına bakın.
- Kritik stok seviyesi elle girilir; Hepsitek sezon talebini tahmin etmez.
- Excel ürün aktarımı dosya başına 500 dolu satır ve 2 MB ile sınırlıdır.
- Set ürününde en fazla 5 bileşen tanımlanır.
- Hepsitek resmî defter tutmaz ve beyanname hazırlamaz.
Sık sorulan sorular
Binlerce ürünüm var; hepsini tek tek mi girmem gerekir?
Hayır. Ürünler ekranındaki Excel İşlemleri'nden şablonu indirir, ürünleri doldurur ve yüklersiniz. Program önce ön izleme gösterir, hataları işaretler ve yalnız onayınızdan sonra geçerli satırları kaydeder. Dosya başına en fazla 500 dolu satır ve 2 MB kabul edilir, büyük listeyi parçalara bölersiniz.
Barkodlu tezgâh satışı yapabilir miyim?
Evet. Ürünün barkodunu okutur, sepeti oluşturur ve nakit veya kartla satışı kapatırsınız. Müşteri ürünü iade ederse iade de aynı akıştan yapılır. Satış, ürünün stoğunu otomatik azaltır; böylece raf sayımınız ile program arasındaki fark küçük kalır. Ayrıntılar perakende satış programı sayfasında anlatılır.
Sezon başında stok bitmesin diye ne yapabilirim?
Her ürün için kritik stok seviyesi girersiniz; stok bu seviyenin altına inince uyarı gelir. Seviyeyi sezon talebinize göre sezon başında yükseltmeniz gerekir. Hepsitek talebi tahmin etmez, ancak satış ve stok raporlarına bakarak seviyeyi gerçekçi belirlemenize yardımcı olur. Seviyeyi sezon bitince tekrar düşürmeyi unutmayın.
Hediye setini parçaları ayrı satılırken nasıl izlerim?
Seti 'Set ürünü' olarak tanımlarsınız ve en fazla 5 bileşen seçersiniz. Set satıldığında bileşenlerin stoğu birlikte düşer; parçalar ayrıca da satılabildiği için stok tek yerden doğru kalır. Setin kendi stok bakiyesi tutulmaz. Negatif stok engeli açıkken bileşenlerden biri yetersizse set satışı yapılmaz.
Okul ve ofislere vadeli satış yapabilir miyim?
Evet. Kurumu cari olarak kaydeder, vade gününü ve gerekiyorsa iskonto kuralını cari kartına yazarsınız. Teklifi siparişe ve faturaya dönüştürebilir, ödeme gelince tahsilatı faturayla eşleştirebilirsiniz. Cari başına özel ekstre linki 90 gün geçerlidir ve iptal edilebilir. Teklif, e-postayla bağlantı olarak gönderilebilir.