Bu işte kayıt neden zorlaşır?
Petshop ve tarım ürünleri satan işletmenin rafında kedi köpek maması, akvaryum malzemesi, tohum, gübre ve ilaç yan yana durur. Bu çeşitlilik dört gündelik soruna dönüşür:
- Aynı ürün farklı ölçüde satılır: 1 kg paket, 15 kg çuval ve kiloyla açık satış aynı mamanın üç hâlidir; ayrı izlenmezse stok tutmaz.
- İki farklı müşteri aynı tezgâhtadır: mahalleli müşteri kartla öder ve gider; çiftçi bahar mevsiminde gübre ve tohumu alıp hasatta öder.
- Sezon yoğunluğu: ekim ve gübreleme dönemi birkaç haftada yıllık satışın büyük kısmını getirir; stok bu aralıkta biter.
- Vadeli bakiye deftere sığmaz: 'hasatta öderim' denen onlarca borç, tarih ve tutarı bir arada izlemeyi gerektirir.
Kg, çuval ve paket birimleri nasıl çalışır?
Her ürün için temel ölçü birimi seçersiniz. Hepsitek'te hazır birimler arasında Adet, Kutu, Paket, Çuval, Kg, Gram, Litre ve ml bulunur. Adet, kutu, paket ve çuval gibi birimler tam sayı ister; kg, gram, litre ve ml en fazla üç ondalık basamak kabul eder. Bu yüzden 2,5 kg açık mama satabilirsiniz, ama 1,5 çuval satamazsınız; teklif, sipariş ve hızlı satışta bunu girdiğinizde sistem satırı reddeder.
Çuvalı alıp kiloyla satıyorsanız en sade yöntem ürünü kilogram biriminde tanımlamak ve alış faturasında çuval ağırlığını kilogram olarak girmektir: 20 çuvallık 15 kg'lık bir alım 300 kg stok olarak kaydedilir. Ürünü hem paket hem açık satıyorsanız, ürüne varyant ekleyerek 1 kg, 3 kg ve 15 kg seçeneklerini ayrı barkod ve stokla tutabilirsiniz. Barkod ve stok mantığı için stok takip programı sayfasına bakın.
Stok ve birim görünümü
Stok defterinde depo bazlı fiziksel ve satılabilir miktarlar izlenir.
Tezgâh satışı ve vadeli çiftçi nasıl ayrı izlenir?
Tezgâh müşterisi için ürünün barkodunu okutur, sepeti nakit veya kartla kapatırsınız; iade de aynı ekrandan yapılır. Perakende akışı perakende satış programı sayfasında anlatılır. Çiftçi gibi vadeli çalıştığınız müşteriyi ise cari olarak kaydedersiniz. Cari kartındaki 'Vade (gün)' alanı, hızlı satış ve hızlı fatura sihirbazında vade tarihini önerir; siparişten faturalandırırken vadeyi siz girersiniz.
Çiftçi hasat sonrasında kısmen ödeme yaparsa tahsilatı girer ve açık faturayla eşleştirirsiniz; fatura kısmen kapanır, kalan tutar bakiyede görünür. Hangi cari borcunun ne kadar süredir beklediğini cari yaşlandırma raporunda (Alacak ve Borç Vade Takibi) görürsünüz. Yaşlandırma raporunda 'vadesi geçmiş' sayılması için faturanın ödeme tipi Vadeli olmalıdır; nakit, kredi kartı, havale ve kapıda ödeme tipli açık faturalar 'Tahsilat bekleniyor' diliminde görünür. Çiftçiye ekstresini göndermek için cari başına özel, 90 gün geçerli ve iptal edebileceğiniz bir link oluşturursunuz. Defterde tuttuğunuz eski çiftçi borçlarını Excel ile cari aktarmada açılış bakiyesiyle birlikte içeri alabilirsiniz. Vadeli takibi için vadesi geçmiş alacak takibi rehberine bakın.
Alış, nakliye ve diğer giderler nasıl kaydedilir?
Tedarikçiden alınan mama, tohum veya gübre alış faturasıyla stoğa girer ve tedarikçi cari borcunu günceller. Tedarikçi faturasında nakliye gibi bir hizmet kalemi de varsa onu aynı faturada 'Gider Satırı Ekle' ile kaydedersiniz; gider satırı stok hareketi oluşturmaz, tutar seçtiğiniz gider kategorisine işlenir. E-Dönüşüm paketinde gelen e-Faturaların kalemlerini onaylayarak stoğa işleyebilir veya faturayı gider olarak kaydedebilirsiniz.
Örnek: tezgâh sepeti, hasat vadeli satış ve kritik stok
Bir petshop tezgâhında müşteri 2,5 kg açık kuru mama (kg fiyatı 110 TL) ve 6 konserve (adet fiyatı 42 TL) alır. Sepet 2,5 × 110 + 6 × 42 = 275 + 252 = 527 TL tutar ve kartla ödenir. Aynı mama 300 kg alınmışsa ve günde ortalama 12 kg satılıyorsa stok 300 ÷ 12 = 25 günde biter; 5 günlük emniyet için kritik stok seviyesini 12 × 5 = 60 kg olarak girebilirsiniz. Fiyatlar KDV dahildir ve örnektir.
Bir çiftçi 15 Nisan'da 12 çuval gübreyi çuvalı 780 TL'den ve 8 paket tohumu paketi 425 TL'den vadeli alır: 12 × 780 + 8 × 425 = 9.360 + 3.400 = 12.760 TL. Faturayı hızlı fatura sihirbazıyla keserseniz cari kartındaki vade günü 120 olduğundan önerilen vade tarihi 13 Ağustos olur (15 Nisan + 120 gün). Çiftçi temmuzda 5.000 TL öder.
| Tarih | Olay | Kalan bakiye |
|---|---|---|
| 15 Nisan | 12.760 TL vadeli fatura (vade 13 Ağustos) | 12.760 TL |
| 12 Temmuz | 5.000 TL tahsilat faturayla eşleşti | 12.760 − 5.000 = 7.760 TL |
| 13 Ağustos | Vade günü; kalan 7.760 TL ödenmediği için vadesi geçmiş görünür | 7.760 TL |
| 20 Ağustos | 7.760 TL tahsil edildi | 0 TL |
Çevrimiçi satış ve kapalı mağaza
Ürünü tek tıkla sanal mağazanızda satışa açabilirsiniz; mağaza siparişi stok ve faturayla bağlıdır. Yalnız düzenli müşterilerinize satmak istiyorsanız mağazayı 'Sadece kayıtlı carilerime açık' yapabilirsiniz; bu durumda giriş SMS koduyla yapılır ve her SMS işletmenizin SMS kontöründen düşer. Ayrıntı için sanal mağaza ve e-fatura sayfasına bakın.
Paket ve açıkça söylenmesi gereken sınırlar
Birimler, barkodlu satış, cari vade takibi, ekstre linki ve mağaza Ön Muhasebe paketindedir (199 TL/ay, KDV dahil). e-Fatura ve e-Arşiv göndermek için E-Dönüşüm (599 TL/ay, KDV dahil) gerekir. Hangi belgeyi düzenleyeceğiniz işletmenize göre değişir; bunu mali müşavirinize danışın.
- Stok girişi ve alış ekranlarında ticari mal için son kullanma tarihi ve parti (lot) alanı yoktur; mama veya ilaç gibi tarihli ürünler için ayrıca bir takip düzeni kurmalısınız.
- Veteriner ilacı, bitki koruma ürünü veya tohum satışına ilişkin ruhsat, satış izni ve kayıt yükümlülükleri bu sayfanın konusu değildir; bunları ilgili kurumdan ve mali müşavirinizden öğrenin.
- Cari risk limiti bilgi amaçlıdır, satışı engellemez.
- Hepsitek resmî defter tutmaz ve beyanname hazırlamaz.
Sık sorulan sorular
Açık mamayı kiloyla satabilir miyim?
Evet. Ürünü kilogram biriminde tanımlarsanız teklif, sipariş ve hızlı satışta 2,5 gibi ondalıklı miktar girebilirsiniz; Kg birimi üç ondalık basamağa kadar kabul eder. Adet gibi tam sayı isteyen birimlerde ondalıklı miktar girildiğinde sistem satırı reddeder ve miktarı tam sayı girmenizi ister.
Çiftçiye hasat sonrası ödemeli satış yaparsam bakiyeyi nasıl takip ederim?
Çiftçiyi cari olarak kaydeder, cari kartına vade gününü yazar ve faturayı vadeli kesersiniz. Tahsilat geldikçe açık faturayla eşleştirirsiniz; kısmi ödeme faturayı kısmen kapatır ve kalan tutar bakiyede görünür. Vadeli kesilen faturaların vadesi geçen tutarları yaşlandırma raporunda görünür; çiftçiye özel ekstre linkini de paylaşabilirsiniz.
Son kullanma tarihi takibi var mı?
Hayır. Hepsitek'in stok girişi ve alış ekranlarında ticari mal için son kullanma tarihi veya parti (lot) alanı yoktur ve yaklaşan tarihler için uyarı gelmez. Tarihli mama, ilaç veya tohum için raf düzeninizi ve ayrı bir takip yöntemini kullanmanız gerekir. Stok miktarı ve kritik stok uyarısı ise kullanılabilir.
Alış faturasındaki nakliye bedelini nasıl kaydederim?
Tedarikçi faturasında nakliye gibi bir hizmet kalemi varsa alış faturasına 'Gider Satırı Ekle' ile eklersiniz. Gider satırı stok hareketi oluşturmaz, tutar seçtiğiniz gider kategorisine işlenir. Böylece mal kalemleri stoğa, nakliye ise giderlere gider ve stok maliyetiniz karışmaz. Gider tutarı kategoriye KDV hariç tutar olarak işlenir.
Çiftçilerin sipariş vermesi için mağaza açabilir miyim?
Evet, mağazanızı sanal mağaza olarak açabilir ve isterseniz yalnızca kayıtlı carilerinize açık tutabilirsiniz. Bu modda giriş SMS koduyla yapılır ve her SMS işletmenizin SMS kontöründen düşer. Kontörünüz biterse giriş kodu gönderilemez, bu yüzden kontör bakiyesini izlemelisiniz. Mağazada yalnız satışa açtığınız ürünler görünür.