Ön muhasebe nerede karşınıza çıkar?
Küçük bir işletme sahibi sabah gelir ve üç soruyla karşılaşır: Kimden ne kadar alacağım var? Rafta hangi ürün azaldı? Bu ay kâr mı ettim? Bu soruların cevabı fatura çekmecesinde, Excel dosyalarında ve defterlerde dağınık durursa mali müşavire ay sonunda getirilen evrak torbası büyür, hatalar çoğalır. Ön muhasebe bu kayıtları günlük, tek yerde tutmaktır.
Resmî taraf ise ayrıdır. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 172. maddesi ticaret ve sanat erbabı, ticaret şirketleri, serbest meslek erbabı ve çiftçileri kanunun esaslarına göre defter tutmakla yükümlü sayar; 173. madde vergiden muaf esnaf ve kazancı basit usulde tespit edilenler gibi bazı istisnaları sıralar. Bilanço esasında defter tutanlar için hesap yapısı Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği'nde (Tekdüzen Hesap Planı) tanımlıdır. Bu çerçevenin uygulanması mali müşavirin sorumluluğundadır.
Ön muhasebe örnekle ne gösterir?
Örnektir: Bir hırdavat dükkânı ekim ayında 184.500,00 TL'lik satış yaptı, aynı ayda satılan mallar için 121.300,00 TL'lik mal alışı yaptı, kira ve elektrik gibi giderler 18.700,00 TL tuttu. Ön muhasebe tablosu şu özeti çıkarır:
| Kalem | Tutar |
|---|---|
| Satışlar | 184.500,00 TL |
| Mal alışları (satılan mallar) | −121.300,00 TL |
| Giderler | −18.700,00 TL |
| Aylık yönetim kârı | 44.500,00 TL |
| Müşterilerde bekleyen alacak (cari) | 36.200,00 TL |
184.500,00 − 121.300,00 − 18.700,00 = 44.500,00 TL. Fakat bu rakam yönetim içindir: resmî kâr, amortisman, değerleme farkları ve vergi mevzuatında kabul edilmeyen giderler gibi kalemlerle farklılaşabilir. Ayrıca 36.200,00 TL’nin henüz tahsil edilmediğini gösteren cari tablosu, kâr yüksek görünse de kasanın neden boş olduğunu açıklar.
Ön muhasebede sık yapılan yanlışlar nelerdir?
- Ön muhasebeyi resmî muhasebe sanmak: Programdaki rapor, defter-i kebir ya da beyanname yerine geçmez. Resmî defterler ve beyannameler mali müşavirle yürütülür.
- Satışı faturasız ya da geç kaydetmek: Fatura, stok ve cari birbirine bağlı değilse biri her zaman yanlıştır.
- Stoğu ayrı, cariyi ayrı tutmak: İki kaydın bir kaynaktan beslenmesi tutarsızlığı önler.
- Ay sonunda toplu giriş yapmak: Unutulan bir tahsilat, müşteriye hatalı borç hatırlatmasına yol açar.
- Müşavirle ortak dil kurmamak: Hangi belgelerin nasıl kategorileneceğini baştan anlaşmak ay sonu düzeltme yükünü azaltır.
Hepsitek ön muhasebede neler sunar, neler sunmaz?
Hepsitek Ön Muhasebe (199 TL/ay, KDV dahil) cari, gelir-gider, teklif, sipariş, fatura, stok, kasa-banka ve rapor yönetimini bir arada sunar. Satış faturası cari borcu ve stoğu otomatik günceller; finansal genel bakış, gelir tablosu ve satış-alış analizi raporları PDF ya da Excel olarak dışa aktarılabilir. Mali müşavirler için ayrı bir portal bulunur.
Hepsitek resmî defter tutmaz, beyanname hazırlamaz ve e-Defter üretmez; bu işler mali müşavirinizin kullandığı resmî muhasebe programının konusudur. Ön Muhasebe paketinde e-Belge gönderimi de yoktur, o E-Dönüşüm paketindedir. Ayrıntılar için ön muhasebe programı sayfasına bakın.
Sık sorulan sorular
Ön muhasebe nedir?
Ön muhasebe, işletmenin satış, alış, tahsilat, ödeme, stok ve kasa-banka kayıtlarını kendisinin tuttuğu muhasebe öncesi katmandır. Amacı güncel durumu görmek ve mali müşavire düzenli, hatasız veri sağlamaktır; resmî defter tutmak, kayıtları yasal düzene oturtmak ya da beyanname vermek değildir.
Ön muhasebe ile muhasebe arasındaki fark nedir?
Muhasebe, mevzuata uygun resmî kayıtları, defterleri ve beyannameleri kapsar ve mali müşavirce yürütülür. Ön muhasebe ise günlük ticari kayıtların işletmede tutulmasıdır. Ön muhasebe verisi, muhasebenin ham maddesini oluşturur: ne kadar satış yapıldığı, kimin borcu olduğu ve stokta ne kaldığı burada izlenir.
Ön muhasebe programı mali müşavir yerine geçer mi?
Hayır. Ön muhasebe programı işletmenin günlük kayıtlarını düzenler; vergisel değerlendirme, resmî defterler ve beyannameler mali müşavirin işidir. İyi tutulmuş ön muhasebe kayıtları müşavirinizin işini kolaylaştırır, ay sonu evrak yükünü ve hata riskini azaltır; ancak mali müşavirliğin yerini almaz.
Ön muhasebe kayıtlarını Excel'de tutabilir miyim?
Mümkündür, ancak cari, stok ve fatura ayrı dosyalarda tutulunca birbirini güncellemez ve hata riski artar. Programda satış faturası cari borcu ve stoğu aynı anda günceller; Excel'deki mevcut carilerinizi Hepsitek'e açılış bakiyeleriyle aktarabilir, geçişi tek seferde yapabilirsiniz.