e-Arşiv fatura nasıl kesilir?

e-Arşiv fatura ne zaman ve kimler tarafından kesilir?

Belge türünü alıcının durumu belirler. 509 sayılı Tebliğ'e göre e-Arşiv uygulamasına dahil mükellef, e-Fatura kayıtlı alıcılara e-Fatura; kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayanlara e-Arşiv Fatura düzenler. Alıcının kayıt durumunu öğrenmek için e-Fatura mükellefi sorgulama rehberine bakın.

e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükellefler için Tebliğ'in IV.2.4.3 bölümü, 2025'te vergiler dahil toplam tutarı 3 bin TL'yi aşan faturalar için e-Arşiv zorunluluğu getirmişti. 1/1/2026'dan itibaren tutara bakılmaksızın zorunludur. Ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için ise 3 bin TL sınırı 31/12/2026'ya kadar sürer; bu mükellefler için tutara bakılmaksızın zorunluluk 1/1/2027'de başlar. Bu faturalar GİB'in sunduğu e-Belge düzenleme portalından ya da GİB'den izin almış entegratör kuruluşların sistemleriyle düzenlenir; istisnalar Tebliğ'in V.7 ve VIII bölümlerindedir. Bu faturaların istisna haller dışında kâğıt düzenlenmesi hâlinde, faturayı düzenleyen ile nihai tüketici dışındaki vergi mükellefi alıcı hakkında her bir kâğıt fatura başına 213 sayılı Kanun'un 353. maddesindeki ceza uygulanır.

GİB'in e-Arşiv hakkında sayfasında eski tutar sınırları (30 bin TL ve 5 bin TL) hâlâ görülebilir; Tebliğ'in güncel metni esastır. Kendi mükellef grubunuzun tarihi için Tebliğ'e ve mali müşavirinize bakın.

e-Arşiv fatura hangi yollarla kesilir?

Her yolun GİB tarafından anlatımı e-Arşiv yararlanma yöntemleri ve e-Arşiv başvuru sayfalarındadır.

GİB e-Arşiv portalından adım adım nasıl fatura kesilir?

Aşağıdaki adımlar GİB'in e-Arşiv Fatura Portalı düzenleme kılavuzundan (Temmuz 2021) derlenmiştir. Kılavuz, e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükellefler için hazırlanmıştır; menü adları zamanla değişmiş olabilir, ekranda GİB'in güncel yönlendirmelerini esas alın.

1. Portala girinKılavuza göre e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükellefler, mali mühür veya elektronik imza kullanmadan İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle e-Belge portalına girer. Kodunuz yoksa ivd.gib.gov.tr üzerinden ya da vergi dairesinden alınır. e-Arşiv kayıtlı kullanıcılar ise mali mühür veya elektronik imzayla giriş yapar.
2. e-Arşiv modülünü ve fatura oluşturma ekranını açınModül seçim ekranında e-Arşiv Portal seçilir; Belge İşlemleri menüsünden fatura oluşturma ekranına geçilir.
3. Fatura tipini seçinFatura tipi alanında Satış, İade, Tevkifat, İstisna, Özel Matrah ve İhraç Kayıtlı seçenekleri bulunur. Döviz-TL kuru ve fatura tipi dışındaki fatura bilgileri sistem tarafından otomatik oluşturulur.
4. Alıcı bilgilerini girinAlıcının VKN veya TCKN bilgisi zorunludur. Alıcı nihai tüketiciyse bu alana 11111111111 yazılır. VKN girildiğinde unvanın, TCKN girildiğinde ad ve soyadın tam olarak girilmesi gerekir.
5. Mal veya hizmet satırlarını ekleyinFaturaya en az bir satır girilmelidir. Satır Ekle ile miktar, birim fiyat ve vergi bilgileri doldurulur; KDV dışındaki vergi türleri Vergi Ekle bölümünden eklenir. Toplamlar sistem tarafından hesaplanır; yalnız yuvarlama için ödenecek tutar elle değiştirilebilir.
6. Notu yazın ve taslağı oluşturunFaturada yer vermeniz gereken ibareleri (örneğin internet satışı ifadesi) Not bölümüne yazarsınız. Oluştur düğmesiyle fatura taslak olarak kaydedilir; taslak gerekirse düzenlenebilir.
7. Taslağı imzalayınTaslak fatura alıcıya teslim edilmeden önce GİB imza seçeneğiyle imzalanır: cep telefonunuza gelen 6 haneli SMS kodu girilir. Kılavuza göre bu imza için mali mühür gibi bir sertifika edinmeniz gerekmez.
8. Faturayı indirin ve alıcıya iletinİmzalanan faturanın imzalı dosyası ve görüntüsü indirilir. Alıcıya ya kâğıt çıktı imzalanarak teslim edilir ya da ekran görüntüsü dosyası ile XML dosyası elektronik ortamda iletilir.

Alıcıya nasıl iletilir, ne zaman düzenlenir?

• e-Arşiv Fatura, alıcıya talebi doğrultusunda kâğıt olarak gönderilir ya da elektronik ortamda iletilir. Alıcıya iletilen şekli belgenin aslıdır; düzenleyenin elektronik ortamda sakladığı hali ikinci nüsha hükmündedir.
• Elektronik iletim, GİB'in e-Fatura formatında veya GİB'den izinle kullanılan başka bir formatta yapılır ve faturanın basılabilir görüntüsü de eklenir. Elektronik iletimde ayrıca kâğıda basmaya gerek yoktur.
• Faturada düzenleme tarihinin yanında saat ve dakika olarak düzenleme zamanı da gösterilir.
• Kâğıt çıktıyı malın yanında verecekseniz, e-Arşiv faturanın kâğıt çıktısı irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir; bunun için faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi, saat ve dakikanın gösterilmesi, “İrsaliye yerine geçer.” ibaresinin yazılması ve çıktının satıcı veya yetkilisince imzalanması gerekir (V.5.2).
• Süre kuralı e-Arşiv için de geçerlidir: fatura malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren yedi gün içinde düzenlenir. Ayrıntı için fatura düzenleme süresi rehberine bakın.

İnternetten satışta faturada hangi ek bilgiler yer alır?

Tebliğ'in IV.2.4.5 bölümüne göre e-Arşiv uygulamasına dahil olup internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapanlar faturayı elektronik ortamda iletmek zorundadır. Faturada şu bilgiler yer almalı ve ayrıca “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesi bulunmalıdır:

1. Satış işleminin yapıldığı web adresi.
2. Ödeme şekli.
3. Ödeme tarihi.
4. Mal satışlarında gönderiyi taşıyanın adı-soyadı veya unvanı ile VKN/TCKN bilgisi.
5. Satışa konu malın gönderildiği veya hizmetin ifa edildiği tarih.
6. İade bölümünde; malı iade edenin adı-soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutar.

Sevk edilen malın yanında sevk irsaliyesinin ya da irsaliye yerine geçen e-Arşiv faturanın kâğıt çıktısının (veya ÖKC fatura bilgi fişinin) bulunması gerekir. Müşteri malı iade etmek isterse faturanın kâğıt çıktısındaki iade bölümünü doldurup imzalar ve malla birlikte geri gönderir; bu belge satıcının düzenleyeceği gider pusulası yerine geçer. İade ve iptal sürecinin tamamı için fatura iptali ve iade faturası rehberine bakın.

Örnek: İnternetten satılan 930,00 TL'lik sepetin e-Arşiv faturası

Rakamlar örnektir. Bir online kırtasiye mağazası, nihai tüketiciye iki ürün satar. Müşteri sepeti kartla öder ve ürünler kargo ile gönderilir. Fiyatlar KDV dahildir.

Hesap: 600,00 TL ÷ 1,20 = 500,00 TL matrah, KDV 100,00 TL; 330,00 TL ÷ 1,10 = 300,00 TL matrah, KDV 30,00 TL. Alıcı nihai tüketici olduğu için portalda VKN/TCKN alanına 11111111111 yazılır ve belge e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir. Faturaya mağazanın web adresi, ödeme şekli (kredi kartı), ödeme tarihi, kargo firmasının unvanı ile VKN bilgisi, gönderim tarihi ve “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesi eklenir. Oranların hangi kaleme nasıl uygulandığı için KDV oranları rehberine bakın.

e-Arşiv raporu ve fatura sorgulama nedir?

Tebliğ (V.8), e-Arşiv gibi iletimini GİB'in yapmadığı belgelerde, belgeye ilişkin e-Arşiv raporunun elektronik sertifikayla zaman damgalı olarak imzalanıp GİB sistemine aktarılmasını düzenler. GİB bu raporun süresini ve yöntemini değiştirebilir; güncel teknik kural için GİB'in e-Arşiv mevzuat sayfasındaki teknik kılavuza bakın.

Kesilmiş bir e-Arşiv faturanın varlığı GİB'in e-Arşiv Fatura Sorgulama sayfasından doğrulanabilir. Sayfa satıcının VKN/TCKN'sini, fatura numarasını, ödenecek tutarı ve güvenlik kodunu ister.

Hepsitek ile e-Arşiv fatura nasıl kesilir?

E-Dönüşüm paketinde e-Arşiv faturalar, e-Fatura ile birlikte aynı panelden gönderilir ve izlenir; resmî gönderim sizin onayınızla yapılır. Akış şöyledir:

1. Satışı hızlı satış ekranından (barkodla ya da arayarak), siparişten veya doğrudan fatura ekranından oluşturun ve cariyi seçin.
2. Kalemleri, KDV oranlarını ve alıcı bilgilerini kontrol edip faturayı kesinleştirin; cari borç ve stok bu aşamada güncellenir. Tahsilatı ilgili kasa veya banka hesabına işlersiniz.
3. Faturadan e-Belge taslağı oluşturun. Hepsitek alıcının e-Fatura mükellefiyetini GİB kayıtlarına göre kontrol eder; alıcı kayıtlı değilse (nihai tüketici dahil) taslak e-Arşiv olarak, kayıtlıysa e-Fatura olarak hazırlanır.
4. Gönderim bilgilerini kontrol edip onaylayın; belge gönderilir, durumunu ve kontör bakiyenizi panelden izlersiniz.

Kaynağı pazaryeri siparişi veya kendi sanal mağazanız olan faturalarda gönderim penceresi, Tebliğ'in IV.2.4.5 bölümünün istediği internet satışı bilgilerini sorar: satış sitesi, ödeme tipi ve tarihi, sevk tarihi, kargo firmasının unvanı ve VKN/TCKN'si. E-Dönüşüm paketi 599 TL/ay'dır (KDV dahil); e-Belge kontörünün birim fiyatı 1 TL'dir, aktivasyon ve kontör koşulları ayrıca gösterilir. 199 TL/ay'lık Ön Muhasebe paketi e-Belge göndermez; e-Arşiv için E-Dönüşüm gerekir. Ayrıntılar için e-Arşiv fatura programı sayfasına bakın. Bu rehber vergi veya hukuk tavsiyesi değildir; hangi belgenin ne zaman düzenleneceği konusunda mali müşavirinize danışın.