e-Fatura mükellefi nasıl sorgulanır?

Neden önce alıcıyı sorgulamalısınız?

509 sayılı Tebliğ'e göre e-Arşiv uygulamasına dahil mükellef, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflere yaptığı satışlarda faturayı e-Fatura olarak, kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayanlara yaptığı satışlarda ise e-Arşiv Fatura olarak düzenlemek zorundadır (IV.2.1). Satıcı ve alıcının ikisi de e-Fatura kayıtlı kullanıcıysa aralarında düzenlenen faturaların tamamı e-Fatura olmalıdır (IV.2.4.3).

Yanlış belge türü yalnızca teknik bir hata değildir: e-Fatura uygulaması aracılığıyla gönderilmeyen belge e-Fatura hükmünde sayılmaz (V.5.1). Bu yüzden her yeni alıcıda ve alıcının durumunun değişmiş olabileceği tekrar satışlarda kayıt durumunu GİB listesinden öğrenmek gerekir. Tebliğ, e-Fatura uygulamasından yararlanan kayıtlı kullanıcıların güncel listesinin GİB'in e-Belge sitesinde yayımlanacağını da açıkça söyler (IV.1.4).

GİB listesinden e-Fatura mükellefi nasıl sorgulanır?

1. GİB e-Belge sitesinde kayıtlı kullanıcılar sayfasını açınebelge.gib.gov.tr adresinde e-Fatura menüsü altındaki Kayıtlı Kullanıcılar Listesi sayfasına girin. Sayfa, listeyi GİB'in sorgu uygulamasından (sorgu.efatura.gov.tr) gösterir.
2. VKN veya TCKN'yi girinAlıcı tüzel kişiyse 10 haneli VKN, gerçek kişiyse 11 haneli TCKN yazılır. Numarayı alıcının faturaya yazılacak unvanı ve vergi kimliğiyle karşılaştırarak girin; bir hane hatası kaydı bulamamanıza yol açar.
3. Güvenlik kodunu girip sorgulayınSayfa VKN/TCKN alanının yanında bir güvenlik kodu ister. Kodu girip Ara düğmesine basarsınız.
4. Sonuca göre belge türünü seçinAlıcı listede kayıtlı kullanıcı olarak görünüyorsa e-Fatura, görünmüyorsa e-Arşiv Fatura düzenlenir (aşağıdaki tabloya bakın).
5. Sorgu tarihini not edinSayfa listenin güncelleme tarihini ve toplam kullanıcı sayısını gösterir. Bu değerler zamanla değişir; yeni uygulamaya geçmiş bir alıcıyı sorgularken güncelleme tarihine dikkat edin.

e-Fatura listesi, e-Arşiv listesi ve e-Arşiv Fatura Sorgulama aynı şey mi?

GİB'in e-Belge sitesinde birbirine benzeyen üç sorgu ekranı vardır; amaçları farklıdır:

e-İrsaliye kayıtlı kullanıcıları ayrı bir listededir; e-İrsaliye, e-Fatura uygulamasına dahil olmayı ön koşul aldığı için önce e-Fatura kaydı kontrol edilir. e-İrsaliye hakkında ayrıntı için e-İrsaliye nedir? rehberine bakın.

Sorgu sonucuna göre hangi belge düzenlenir?

Tebliğ'in V.7 ve VIII bölümlerindeki istisnai haller (GİB veya kullandığınız sistemde arıza gibi) ile GİB'in tanıdığı özel izinler bu genel kuralı değiştirebilir. Ayrıca GİB, Tebliğ'in IV.1.4 ve IV.2.4.4 bölümleri uyarınca bazı mükellefleri yazılı bildirimle e-Fatura veya e-Arşiv uygulamasına geçmeye zorlayabilir; böyle bir bildirim aldıysanız süreleri takip edin.

Portal içinden veya toplu liste olarak sorgulamak mümkün mü?

GİB e-Fatura Portalı kullanım kılavuzuna göre portal kullanıcıları, sol menüdeki Araçlar bölümünden Sisteme Kayıtlılar listesine ulaşabilir. Listede vergi numarası, etiket, unvan veya ad-soyad, tip (kamu veya özel) ve kayıt zamanı bilgileri bulunur; liste XML veya CSV olarak indirilebilir. Kılavuz Kasım 2013 sürümüdür; menü adları değişmiş olabilir.

Yüzlerce alıcıya fatura kesen ve yazılımını entegre eden işletmeler için GİB, User List (Kullanıcı Listesi) kılavuzunu yayımlamıştır (ilk sürüm Nisan 2026, güncel sürüm 1.1 Eylül 2026). Kılavuza göre bu XML dosyasında her mükellef için kimlik numarası, unvan, tip (Kamu veya Özel), ilk eklenme tarihi, kullandığı yöntem (GİB Portal, entegrasyon veya özel entegrasyon) ve e-Fatura ile e-İrsaliye etiket bilgileri bulunur. Etiketler eklenme ve silinme tarihleriyle tutulduğundan, bir alıcının etiketi sonradan silinmiş olabilir; bu nedenle toplu liste kullanan sistemlerin listeyi güncel tutması gerekir.

Örnek: aynı gün üç alıcıya üç ayrı belge

Rakamlar örnektir. Bir gıda toptancısı aynı gün üç alıcıya satış yapar ve her birini önce sorgular.

Günün toplamı 8.484,00 + 2.880,00 + 1.500,00 = 12.864,00 TL'dir. Üç satış da aynı gün yapılmış olsa da yalnızca birine e-Fatura kesilir; diğer ikisine kesilen e-Arşiv Faturalar, alıcıya talebine göre kâğıt veya elektronik ortamda iletilir. Oranların dayanağı için KDV oranları, belge kesme adımları için e-Fatura nasıl kesilir? ve e-Arşiv fatura nasıl kesilir? rehberlerine bakın.

Hepsitek'te cari bilgisi ve belge türü

Hepsitek'te her fatura bir cariye bağlanır; cari kartında VKN/TCKN ve unvanı doğru tutmak, mükellefiyet kontrolünün doğru kayıt üzerinden yapılması için önemlidir. E-Dönüşüm paketinde e-Belge taslağı oluştururken Hepsitek alıcının e-Fatura mükellefiyetini GİB kayıtlarına göre kontrol eder ve belge türünü buna göre belirler: kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayana e-Arşiv. Kontrol yapılamazsa taslak oluşmaz; gönderimin zamanına ve onayına siz karar verirsiniz. Cari kartında VKN girdiğinizde, numara Hepsitek'in daha önce yaptığı sorgularda e-Fatura mükellefi olarak görünüyorsa kart sizi bir ipucuyla uyarır. Excel ile cari aktarırken VKN'lerin doğruluğunu önceden kontrol etmeniz, kontrolün yanlış numarayla yapılmasını önler.

Belge göndermek için E-Dönüşüm paketi gerekir: 599 TL/ay (KDV dahil), kontör birim fiyatı 1 TL; aktivasyon ve kontör koşulları ayrıca gösterilir. Ön Muhasebe (199 TL/ay) yalnız cari, stok ve fatura kayıtlarını kapsar, e-Belge göndermez. Ayrıntılar için e-Fatura programı sayfasına bakın. Bu rehber vergi veya hukuk tavsiyesi değildir; mükellefiyet durumunuzu mali müşavirinizle netleştirin.