e-Fatura nasıl kesilir?

e-Fatura kesmeden önce neler gerekir?

e-Fatura uygulaması, 509 sayılı Tebliğ'in IV.1.4 bölümünde sayılan mükellef grupları dışında zorunlu değildir. Zorunlu olmayan bir mükellef uygulamaya girmek isterse iki şey yapmalıdır: e-Fatura düzenleyip iletebilmek için gerekli hazırlıkları tamamlamak ve seçtiği yararlanma yöntemine uygun biçimde başvuru yapmak (IV.1.2). Zorunluluğun kimleri kapsadığı için e-Fatura nedir? rehberine bakabilirsiniz.

Başvurudan sonra hesabın açılması yönteme göre farklıdır. GİB Portal yönteminde başvuruyu izleyen aşamada kullanıcı hesabınızı GİB tanımlar. Özel entegrasyon yönteminde anlaştığınız kuruluş bilgilerinizi GİB sistemine yükler, gerekli onayı alır ve hesabınız GİB tarafından tanımlandıktan sonra e-Fatura göndermeye başlarsınız (V.1.4).

Faturaları onaylamak için bir imza aracı da gerekir. Tebliğ (V.2), kendi sistemi üzerinden uygulamayı kullanan tüzel kişilerin faturalarını kendi mali mühürleriyle, gerçek kişilerin ise mali mühür ya da nitelikli elektronik sertifika (NES) ile onaylamasını söyler. Özel entegrasyon yöntemini kullananlar, isterlerse belgelerde entegratör kuruluşun mali mührünün ve zaman damgasının kullanılmasını da talep edebilir.

e-Fatura hangi yöntemlerle kesilir?

Tebliğ (V.1) e-Belge uygulamalarından üç yolla yararlanılabileceğini söyler. Faturayı kesme biçiminiz seçtiğiniz yönteme göre değişir.

Hangisinin işletmenize uygun olduğu fatura hacmine, teknik altyapıya ve fatura dışındaki ihtiyaçlarınıza (stok, cari takibi gibi) bağlıdır. Yöntemlerin GİB tarafından anlatımı için e-Fatura yararlanma yöntemleri sayfasına bakabilirsiniz.

e-Fatura adım adım nasıl kesilir?

Hangi yöntemi seçerseniz seçin akış aynıdır, yalnızca ekranlar değişir. GİB'in e-Fatura Portalı kullanım kılavuzu da aynı sırayı izler: önce taslak fatura oluşturulur, sonra onaylanır ve gönderilir.

1. Alıcının e-Fatura kayıtlı olup olmadığını sorgulayınAlıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv Fatura düzenlenir (IV.2.1). Kayıt durumu GİB'in kullanıcı listesinden öğrenilir; ekranlar için e-Fatura mükellefi sorgulama rehberine bakın.
2. Faturayı taslak olarak oluşturunPortal kılavuzuna göre fatura ekranı Fatura Bilgileri, Alıcı Bilgileri, Mal-Hizmet Bilgileri, Toplamlar ve Not bölümlerinden oluşur. Fatura tipini (satış veya iade) ve senaryoyu (temel fatura veya ticari fatura) bu aşamada seçersiniz; alıcının VKN veya TCKN bilgisi zorunludur.
3. Zorunlu bilgileri kontrol edinTebliğ'in IV.1.3 bölümündeki bilgilerin eksiksiz olduğundan emin olun (aşağıdaki listeye bakın). Faturadan önce irsaliye düzenlendiyse irsaliye tarihi ve numarasını portal kılavuzundaki ilgili alanda göstermeniz gerekir.
4. Faturayı onaylayınTaslak, mali mühür veya elektronik imzayla onaylanır. Onaylanmış fatura artık taslak değil, gönderilmeye hazır belgedir; bu yüzden tutarları, alıcı unvanını ve KDV oranlarını bu adımdan önce kontrol edin.
5. Faturayı gönderinOnaylanan fatura seçtiğiniz yöntem üzerinden GİB'in merkezi sistemine iletilir ve merkezi sistem faturayı alıcıya yönlendirir. e-Fatura kayıtlı mükelleflerin birbirlerine düzenledikleri faturanın bu uygulama aracılığıyla gönderilip alınması zorunludur; uygulama aracılığıyla gönderilmeyen belge e-Fatura hükmünde sayılmaz (V.5.1).
6. Durumu izleyinPortalda gönderilen faturalara erişip durumlarını izleyebilirsiniz. Ticari fatura senaryosunda alıcı faturayı reddedebilir; ret, e-Fatura sistemi içinden Ret Uygulama Yanıtı ile ve faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 günlük süre içinde yapılır. Ayrıntılar için fatura iptali ve iade faturası rehberine bakın.
7. SaklayınDüzenleyen de alan da e-Faturayı mali mühür veya elektronik imzasıyla birlikte, kanuni süreler boyunca kendi elektronik, manyetik veya optik ortamlarında saklar ve istendiğinde ibraz eder. Tebliğ'e göre e-Belgenin düzenleyicisi tarafından kâğıda basılarak saklanması söz konusu değildir; saklama Türkiye sınırları içinde yapılmalıdır (Tebliğ, VI).

e-Faturada hangi bilgiler bulunmalıdır?

Tebliğ'in IV.1.3 bölümü, e-Faturada şu bilgilerin bulunmasını zorunlu tutar:

• Düzenleme tarihi ve belge numarası.
• Faturayı düzenleyenin adı-soyadı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
• Müşterinin adı-soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
• Malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı ile vergi türü, oranı ve tutarı.
• Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası.
• GİB'in bilgi içeriğini belirlediği, Başkanlık sistemlerinden sorgulama, doğrulama ve görüntülemeye imkân veren karekod veya barkod (GİB'in e-Belge sitesinde duyuracağı tarihten itibaren).

İhtiyacınız olan başka bilgileri de ekleyebilirsiniz; GİB gerekli görürse ilave bilgi isteyebilir. Düzenleme tarihinin yanında saat ve dakika da gösteriliyorsa ve fatura malın teslimi anında düzenleniyorsa, e-Faturanın kâğıt çıktısı “İrsaliye yerine geçer.” ibaresi yazılıp satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanmak koşuluyla irsaliye yerine geçer (V.5.1).

Örnek: 16.080,00 TL'lik bir e-Fatura nasıl oluşur?

Aşağıdaki örnek kurgusaldır, rakamlar örnektir. Bir hırdavat toptancısı, e-Fatura kayıtlı bir inşaat firmasına 20 Ekim 2026'da mal teslim eder.

Alıcı e-Fatura kayıtlı olduğu için belge e-Fatura olarak düzenlenir. Teslim 20 Ekim 2026 Salı günü yapıldığından fatura en geç 27 Ekim 2026 Salı günü düzenlenmelidir; süre kuralı için fatura düzenleme süresi rehberine bakın. Ödemenin ne zaman yapıldığı bu süreyi etkilemez. Hangi mal için hangi KDV oranının uygulanacağı KDV oranları rehberinde anlatılır.

e-Fatura keserken sık yapılan hatalar ve istisnalar nelerdir?

• Kayıtlı olmayan alıcıya e-Fatura göndermek: Alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlı değilse düzenlenecek belge e-Arşiv Faturadır.
• Süreyi kaçırmak: Yedi günlük süre içinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır (213 sayılı Kanun, md. 231).
• Kâğıt belge düzenlemek: e-Belge olarak düzenlenmesi gereken belgenin kâğıt düzenlenmesi 213 sayılı Kanun'un 353. maddesindeki özel usulsüzlük cezasını gündeme getirir. Tebliğ V.7, GİB veya entegratör sistemlerindeki arıza, kesinti, planlı bakım ya da mali mühür veya elektronik imza aracının arızalanması ve çalınması gibi hallerde, ispat veya tevsik kaydıyla ve kanuni sürenin geçirilmemesi koşuluyla kâğıt düzenlemeyi cezasız bırakır. Bu yolu kullanmak isteyen mükellef, Tebliğ VIII uyarınca belge düzenlemeye başlamadan önce GİB'e yazılı bilgi vermeli ve yeterli miktarda matbu belge bulundurmalıdır.
• Kontrol etmeden onaylamak: Sistem içinden iptal, alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 günlük süreyle sınırlıdır; göndermeden önce tutarı ve alıcı bilgilerini kontrol etmek iptal sürecinden kaçınmanın en kolay yoludur.

Hepsitek ile e-Fatura nasıl kesilir?

E-Dönüşüm paketiyle e-Fatura gönderimini ön muhasebe kayıtlarınızla aynı panelden yürütürsünüz; resmî gönderim sizin onayınızla yapılır. Fatura, stok ve cari kayıtlarını aynı yerde tutmak isteyen işletmeler için akış şöyledir:

1. Satış faturasını doğrudan oluşturun ya da teklif veya siparişten yeniden bilgi girmeden dönüştürün; isterseniz önce taslak olarak kaydedin.
2. Cari, kalemler, KDV ve varsa tevkifat bilgilerini kontrol edip faturayı kesinleştirin; cari borç ve stok bu aşamada güncellenir.
3. Kesinleşen faturadan e-Belge taslağı oluşturun. Hepsitek alıcının e-Fatura mükellefiyetini GİB kayıtlarına göre kontrol eder ve belge türünü buna göre belirler.
4. Gönderim bilgilerini kontrol edip onaylayın; belge gönderilir ve durumunu panelden izlersiniz.

Belge türünü siz seçmezsiniz: Hepsitek kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayana e-Arşiv taslağı hazırlar; mükellefiyet kontrolü yapılamazsa taslak oluşmaz. Gönderimin zamanına ve onayına siz karar verirsiniz. E-Dönüşüm 599 TL/ay'dır (KDV dahil); e-Belge kontörünün birim fiyatı 1 TL olup aktivasyon ve kontör koşulları ayrıca gösterilir. Ön Muhasebe paketinde (199 TL/ay) e-Belge gönderimi yoktur. Ayrıntılar için e-Fatura programı sayfasına bakın. Bu rehber vergi veya hukuk tavsiyesi değildir; tereddütte mali müşavirinize danışın.