Mali mühür nerede karşınıza çıkar?
e-Belge sürecine girerken: e-Fatura uygulamasına başvururken, başvuru için TÜBİTAK-Kamu SM tarafından üretilmiş mali mühür sertifikasının ve şifresinin size teslim edilmiş olması gerekir. GİB'in başvuru rehberine göre aksi halde mali mühürle başvuru yapılamaz. Rehber, gerçek kişiler için mali mühür veya nitelikli elektronik sertifikanın ilgili sağlayıcıdan temin edilmiş olmasını ister.
509 sayılı Tebliğ'in V.9 bölümü mali mührü; veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması ile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanması için oluşturulan elektronik sertifika altyapısı olarak tanımlar. Kamu SM iki tür sertifikadan söz eder: belgeleri mühürleyen Mali Mühür Sertifikası ve belgeleri şifreleyen Güvenlik Hizmetleri Sertifikası. Her ikisinde de sahibinin vergi kimlik numarası ve unvanı yer alır.
e-Belgeyi kim, hangi sertifikayla onaylar?
| Durum | Belge nasıl onaylanır? |
|---|---|
| Tüzel kişi, uygulamayı kendi sistemi üzerinden kullanıyor | Kendi mali mührüyle |
| Gerçek kişi, uygulamayı kendi sistemi üzerinden kullanıyor | Kendi mali mührüyle ya da nitelikli elektronik sertifikayla (NES) |
| Hizmet sağlayıcı kuruluş üzerinden kullanılıyor | Mükellefin kendi mali mühür ya da NES'iyle; mükellef isterse kuruluşun mali mührüyle |
Hangi yolun sizin için geçerli olduğu, e-Belge hizmeti aldığınız sağlayıcının koşullarına da bağlıdır. Kendi mali mührünüz gerekip gerekmediğini başvurmadan önce sağlayıcınıza sorun.
Mali mühür süresi dolarsa ne olur? Örnek
Örnektir: Bir toptan satış firması günde ortalama 40 e-Fatura kesiyor, ortalama fatura tutarı 1.850,00 TL; günlük fatura hacmi 40 × 1.850,00 = 74.000,00 TL. Mali mühür sertifikası 28 Aralık'ta bitiyor ve yenileme başvurusu son güne bırakılıyor. Yeni sertifika zamanında teslim edilmezse belgeler imzalanamaz; her iş günü 74.000,00 TL'lik satışın e-Faturası kesilemeyen bir iş günü demektir.
Çözümü basit: sertifikanın geçerlilik bitişini takvime işleyin ve yenileme başvurusunu süre dolmadan haftalar önce yapın. Sertifika 3 yıl geçerli olduğundan kolay unutulur.
Mali mühürde sık yapılan yanlışlar nelerdir?
- Mührü tek kişiye bağlı bırakmak: Mühür yetkili kişilerin kontrolünde kullanılır. Yetkili ayrılırsa yeni yetkili derhal belirlenmeli ve bilgileri GİB'in belirlediği yöntemle bildirilmelidir.
- Unvan değişikliğini geç bildirmek: Unvan değişince eski unvanı taşıyan sertifika geçerliliğini kaybeder; Tebliğ, unvan değişikliğini izleyen 15 gün içinde yeni unvana uygun sertifika başvurusu yapılmasını ister.
- Mali mührü e-imzayla karıştırmak: NES yalnızca gerçek kişi mükelleflerce kullanılabilir; şirketler mali mühür kullanır.
- Kart ve şifreyi paylaşmak: Mühür, şirket adına imza atar; kart ve şifre güvenli saklanmalı, yetkisiz kişilerle paylaşılmamalıdır.
- Başvuruyu tek adımda sanmak: Mali mührü Kamu SM üretir; e-Fatura uygulama başvurusu ise ayrıca yapılır.
Hepsitek mali mühür verir mi?
Hayır. Mali mührü Kamu SM üretir; Hepsitek mühür veya e-imza satmaz. Hepsitek E-Dönüşüm paketinde e-Fatura ve e-Arşiv aynı programdan gönderilir ve takip edilir; resmî gönderim kullanıcı onayıyla yapılır. E-Dönüşüm aktivasyonu mali mühürle yapılır; mührü kimin adına ve nasıl temin edeceğinizi başvuru yapmadan önce destek ekibimizden ([email protected]) öğrenin. Aktivasyon adımları ve gereken bilgiler uygulamada ayrıca gösterilir. Paket farkları için e-Fatura programı sayfasına bakın.
Sık sorulan sorular
Mali mühür nedir?
Mali mühür, e-Belgeleri onaylamak için tüzel kişilere ve işletmelere verilen, TÜBİTAK BİLGEM Kamu SM'nin ürettiği elektronik sertifikadır. Belgenin kaynağını ve içeriğin bütünlüğünü güvence altına alır; üzerinde sahibinin vergi kimlik numarası ve unvanı bulunur. Kâğıt belgedeki kaşe ve imzanın elektronik karşılığı gibi düşünülebilir.
Mali mühürü nereden alırım?
Mali mühür sertifikası TÜBİTAK BİLGEM Kamu SM'nin Mali Mühür hizmetinden başvuruyla alınır. GİB'in e-Fatura başvuru rehberi, uygulama başvurusu için mührün ve şifresinin önceden size teslim edilmiş olmasını ister. Güncel başvuru adımları, gerekli belgeler ve ücret için Kamu SM'nin Mali Mühür sayfasına bakın.
Mali mühür ile e-imza aynı şey mi?
Hayır. Mali mühür tüzel kişi ve işletmeler için, nitelikli elektronik sertifika (e-imza) ise gerçek kişiler içindir. 509 sayılı Tebliğ'e göre gerçek kişi mükellefler belgelerini kendi mali mührüyle ya da nitelikli elektronik sertifikalarıyla onaylayabilir; şirketler ise mali mühür kullanır.
Mali mühür kaç yıl geçerlidir?
Kamu SM sayfasına göre mali mühür sertifikaları 3 yıl geçerlidir ve akıllı kart içinde, kart okuyucuyla birlikte teslim edilir. Geçerlilik bitmeden yenileme başvurusu yapmak, e-Belge göndermeyi kesintisiz sürdürmek için önemlidir; bitiş tarihini takviminize yazmanız ve yetkili kişi değişikliklerini zamanında bildirmeniz önerilir.