Ön muhasebe programı nasıl seçilir? Kriter listesi ve puan tablosu

Program aramadan önce ihtiyacınızı nasıl yazarsınız?

Program karşılaştırması ihtiyaç listesi olmadan başlarsa en çok özellik sayan ürün kazanır. Bunun yerine ilk sayfada beş soruyu yanıtlayın: Ayda kaç satış ve alış faturası kesiyorsunuz? e-Fatura, e-Arşiv ya da e-İrsaliye düzenlemeniz gerekiyor mu? Kaç kişi aynı anda kullanacak? Stok, barkod ya da pazaryeri siparişi yönetecek misiniz? Verileri mali müşavirinizle nasıl paylaşıyorsunuz? Hâlâ Excel'le yürümeyi düşünüyorsanız önce Excel mi, ön muhasebe programı mı? rehberine bakabilirsiniz.

Bu liste size bir “zorunlu” ve bir “olsa iyi olur” sütunu verir. Zorunlu sütundaki bir madde karşılanmıyorsa program ne kadar ucuz olursa olsun elenir.

Kriter 1: e-Belge gönderimi hangi GİB yöntemiyle yapılıyor?

509 sayılı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, e-Belge uygulamalarından yararlanmanın üç yolunu sayar: GİB'in sunduğu e-Belge portalleri (GİB Portal Yöntemi), Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış kuruluşların bilgi işlem sistemleri (aracı kuruluş yöntemi) ve mükellefin kendi bilgi işlem sistemini Başkanlık sistemleriyle doğrudan entegre etmesi (Doğrudan Entegrasyon Yöntemi). Bir ön muhasebe programı e-Belge gönderiyorsa bu yollardan biriyle gönderiyordur.

Satıcıya şunları sorun: Belgeleri hangi yöntemle iletiyorsunuz? Bu izin sizde mi, yoksa izinli bir kuruluş üzerinden mi çalışıyorsunuz? İzinli kuruluşların listesi GİB tarafından e-Belge sitesinde yayımlanır; iddiayı oradan doğrulayabilirsiniz. Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını öğrenmenin yolları için e-Fatura mükellefi sorgulama rehberine bakın. Tebliğ'e göre izinli bir kuruluşun sistemi üzerinden gönderim yapmanız, muhafaza ve ibraz ödevlerinizi ortadan kaldırmaz. Hangi belge türünün size zorunlu olduğu ise mükellef grubunuza göre değişir; bunun için GİB duyurularına ve mali müşavirinize bakın.

Kriter 2: Cari, stok ve fatura aynı kayıttan mı besleniyor?

Ön muhasebenin temel değeri, bir işlemin birden çok yere kendiliğinden yansımasıdır. Aksi halde sadece fatura kesen bir araç alırsınız ve cari ile stok yine ayrı dosyada yürür. Kontrol için satıcıdan göstermesini isteyin: Bir satış faturası kesildiğinde müşterinin cari borcu artıyor mu, ürünün stoğu düşüyor mu, tahsilat girildiğinde cari ekstre ve yaşlandırma güncelleniyor mu?

İkinci test ters yöndedir: bir hata yaptığınızda (yanlış tutar, iptal edilen satış) düzeltme tek yerden yapılıp her yere yansıyor mu, yoksa üç ayrı yerde mi düzeltiyorsunuz?

Kriter 3: Verinizi dışa aktarabilir ve yasal süre boyunca saklayabilir misiniz?

Bir yazılımdan ayrılma kararı verirseniz verileriniz elinizde kalmalıdır. 213 sayılı VUK madde 253'e göre defter tutmak zorunda olanlar, defter ve belgeleri ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl muhafaza etmekle yükümlüdür. Tacirler için Türk Ticaret Kanunu madde 82 ise ticari defterler, envanterler, alınan ve gönderilen ticari mektuplar ile defter kayıtlarının dayandığı belgeler için on yıl saklama öngörür; süre ilgili takvim yılının bitişiyle başlar. Programın bu sürelerin hangisine göre erişim sağladığını ve mali müşavirinizin hangisini uygulamanızı istediğini birlikte netleştirin. e-Belgeler için 509 sayılı Tebliğ ayrıca, belgelerin mükellefe ait bilgi işlem sistemlerinde saklanmasını esas alır, üçüncü kişilerde elektronik saklama yapılabilse de muhafaza ve ibraz sorumluluğunun mükellefte kaldığını belirtir ve muhafazanın Türkiye sınırları içinde yapılmasını zorunlu tutar; yurt dışında ikincil arşivleme bu zorunluluğa engel değildir.

• Faturaları, cari ekstreleri ve raporları PDF ya da Excel olarak toplu dışa aktarabiliyor muyum?
• Aboneliği bitirsem verilerime ne kadar süre erişebilirim?
• e-Belgelerim ve üzerlerindeki imza ya da mühür yasal sürede erişilebilir mi?
• Verilerin tutulduğu sunucu Türkiye sınırları içinde mi? (Bunu yazılı olarak sorun.)
• Yedekleme düzenli yapılıyor mu, geri yükleme nasıl gerçekleşiyor?

Kriter 4: Yetki, mobil erişim ve mali müşavir paylaşımı

Küçük işletmede bile üç kişi aynı programa girer: sahibi, kasiyer ya da satış elemanı ve depocu. Her birinin yalnızca kendi ekranını görmesi hem hatayı hem de veri sızıntısını azaltır. Rol bazlı yetki olup olmadığını, yetkilerin ürün ya da menü bazında ayarlanıp ayarlanamadığını, kimin hangi kaydı değiştirdiğinin izlenip izlenmediğini sorun.

Çalışma biçiminiz sahada ya da tezgâhta ise telefon ve tabletten kullanımı deneyin; masaüstü tabloyu telefona küçülterek sığdıran ekranlar pratikte kullanılamaz. Mali müşavirinizin raporlara erişimi için ayrı bir kullanıcı mı, düzenli dışa aktarım mı gerektiğini önceden konuşun.

Kriter 5: Toplam maliyet nasıl hesaplanır?

Liste fiyatı ile gerçek maliyet farklıdır. Aşağıdaki tablo iki varsayımsal programı (A ve B) 12 aylık toplam maliyetle karşılaştırır; rakamların tamamı örnektir, gerçek bir ürüne ait değildir.

A'nın aylık fiyatı daha düşüktür ama ek kullanıcı, kurulum ve kontör eklenince yıllık toplam 1.560,00 TL daha yüksek çıkar. Kendi hesabınızda şunları mutlaka sorun: fiyat KDV dahil mi hariç mi, sözleşme süresi ve erken çıkış koşulu, kullanıcı ve şirket başına ek ücret, e-Belge kontörünün birim fiyatı ve geçerlilik süresi, fiyat artışının nasıl duyurulduğu.

Kriter 6: Destek ve eski verinin taşınması

Destek hizmetini deneme sürecinde bir kez test edin: sorunuzu yazın ya da arayın ve yanıtın ne kadar sürdüğüne bakın. Destek kanalının çalışma saatlerini (hafta sonu, tatil) öğrenin. Eski verinizi Excel'den aktarabilmek geçişin yükünü belirler; cari listesi, ürün listesi ve açılış bakiyelerinin aktarılıp aktarılmadığını sorun. Geçiş adımları için Excel ile fatura aktarma rehberine bakabilirsiniz.

Aday programları ağırlıklı puanla nasıl karşılaştırırsınız?

Her kriter için önem ağırlığı verin (toplam 100), sonra her adayı 1 ile 5 arasında puanlayın. Ağırlıklı puan = Σ (ağırlık × puan) ÷ 5. Aşağıdaki ağırlıklar örnektir; kendi önceliğinize göre değiştirin.

İki aday arasındaki fark yalnızca bir puan. Böyle yakın sonuçlarda karar tablodan değil, deneme süresinde yapılan testten çıkmalıdır; tablo hangi kriterde zayıf kaldığınızı göstermek için vardır.

Deneme süresinde yapılacak 10 dakikalık test

1. Bir cari ve bir ürün açın (barkod ve kritik stok seviyesi girerek).
2. Bu ürüne alış faturası girin; stok artışını doğrulayın.
3. Aynı cariye satış faturası kesin; cari bakiyenin ve stoğun kendiliğinden değiştiğini doğrulayın.
4. Kısmi tahsilat girin; ekstre ve yaşlandırmada kalan bakiyeyi kontrol edin.
5. Faturayı iptal edin ya da iade girin; cari ve stoğun geri döndüğünü doğrulayın.
6. Bir raporu PDF ve Excel olarak dışa aktarın.
7. İkinci bir kullanıcı açıp yetkisini kısıtlayın; kısıtın çalıştığını deneyin.
8. Telefondan aynı hesaba girin ve bir satış kaydı oluşturun.
9. Destek kanalına bir soru sorun ve cevap süresini not edin.

Hepsitek bu kriterlere nasıl yanıt veriyor?

Kriter listesi herkese aynı sorulmalıdır; aşağıdaki tablo Hepsitek'in yanıtlarını özetler. Karşılaştırmayı kendi puan tablonuzda yapın.

Program seçerken sık yapılan hatalar

• Yalnızca özellik sayısına bakıp günlük kullanımı denememek.
• Aylık fiyatı toplam maliyet sanmak.
• Mali müşavirin kullandığı programı sormadan karar vermek; veri paylaşımı sonradan sorun olur.
• Verinin nerede ve kimin elinde tutulduğunu sormamak.
• Satıcının sunumuna güvenip kendi verinizle test yapmamak.
• Gelecekteki ihtiyacı (e-Belge zorunluluğu, ikinci şube, pazaryeri) hiç düşünmemek.