Excel mi, ön muhasebe programı mı? İşletmeniz için karar rehberi

Hangi durumda hangisi uygundur?

Excel kötü bir araç değildir; asıl sorun, onu birden fazla işi aynı anda yapan bir sistem gibi kullanmaktır. Aşağıdaki tablo, işletme durumunuza göre yaklaşımı özetler.

Sekiz soruluk karar listesi

Her soruya evet ya da hayır cevabı verin. Liste kaba bir ölçüttür, hukuki ya da mali bir hüküm değildir; evet sayısı üç ve üzerindeyse bir ön muhasebe programı muhtemelen zamandan ve hatadan tasarruf ettirir.

1. Aynı dosyaya iki ya da daha fazla kişi giriyor mu?
2. Stok tutuyor ve satışta düşmek zorunda mısınız?
3. Vadeli satışınız var mı, müşterilerin ne kadar borçlu olduğunu her hafta kontrol ediyor musunuz?
4. e-Fatura, e-Arşiv ya da e-İrsaliye düzenlemeniz gerekiyor mu ya da gerekecek mi?
5. Ayda 50'den fazla belge (fatura, tahsilat, ödeme) giriyor musunuz?
6. Pazaryeri veya kendi sanal mağazanızdan sipariş alıyor musunuz?
7. Mali müşavirinize her ay düzenli rapor ya da ekstre göndermeniz gerekiyor mu?
8. Excel dosyasında geçen yıl en az bir ciddi formül veya kayıt hatası yaşadınız mı?

Excel'den programa geçişin ekranı

Mevcut Excel dosyanızı programa taşırken ön izleme adımı hataları yüklemeden önce gösterir.

Excel gerçekten ne zaman yeterlidir?

Dürüst cevap: bazı işletmelerde Excel yıllarca sorunsuz çalışır. Tek kişilik hizmet işi (danışmanlık, atölye), az sayıda müşteri, stoksuz çalışma ve faturalarını mali müşavirin düzenlediği ya da ayda birkaç faturayı GİB portalından elle kesen işletmeler bu gruptadır. Böyle bir işletmede program, aylık abonelik ve öğrenme eforu getirir; faydası sınırlı kalabilir.

Excel'i sürdürürken şu kurallara uyun: tek ana dosya kullanın, her kopyayı tarihli yedek olarak ayırın, formüllü hücreleri kilitleyin, sayıları metin olarak değil sayı olarak girin ve ayda bir bakiyeleri bağımsız bir kaynakla (banka ekstresi, tedarikçi mutabakatı) karşılaştırın.

Excel'in aşındığı eşikler nelerdir?

GİB'in e-Fatura Portalı, faturanın elle oluşturulmasına ya da kendi sisteminizde GİB'in belirlediği biçimde oluşturulan dosyanın portal hesabına yüklenmesine izin verir. Bu, bir Excel tablosunu doğrudan yüklemek anlamına gelmez; dosyanın istenen biçimde hazırlanması gerekir. Portal, GİB tarafından bedel alınmayan bir uygulama olarak tanıtılır ve temel işlemleri kapsar; hacim ve ihtiyaç arttıkça entegrasyonlu bir program daha pratik hale gelir. Adımların tamamı için e-Fatura nasıl kesilir? rehberine bakın.

Zaman maliyeti nasıl hesaplanır? Örnek

Programın bedelini yalnızca abonelikle değil, kazandığı zamanla kıyaslayın. Aşağıdaki süreler ve tutarlar varsayımdır, ölçüm sonucu değildir; kendi ölçümlerinizi yazın.

• Ayda 120 satış yapıyorsunuz.
• Excel'de her satış için faturayı, stok düşümünü ve cari kaydı elle güncellemek 6 dakika sürüyor: 120 × 6 = 720 dakika = 12 saat.
• Programda aynı işlemin 1,5 dakika sürdüğünü varsayalım (bu bir varsayımdır, Hepsitek'in ölçülmüş bir süresi değildir): 120 × 1,5 = 180 dakika = 3 saat.
• Kazanç = 9 saat. Saatinizi 150,00 TL değerlendirirseniz 9 × 150 = 1.350,00 TL.
• Aylık 199,00 TL'lik (KDV dahil) bir abonelik varsayalım; net kazanç 1.350 − 199 = 1.151,00 TL olur.

Bir satışta kazanılan süre 6 − 1,5 = 4,5 dakikadır; dakika değeri 150 ÷ 60 = 2,50 TL olduğundan satış başına kazanç 4,5 × 2,50 = 11,25 TL'dir. Abonelik bedelini karşılamak için gereken satış sayısı 199 ÷ 11,25 ≈ 17,7, yani ayda yaklaşık 18 satıştır. Programda aynı işlemin ortalama kaç dakika sürdüğünü deneme süresinde kendiniz ölçün; hesapta 1,5 dakikayı yalnızca varsayım olarak kullanıyoruz. Süreleri kendi ölçümünüzle yenileyin: bir hafta boyunca her işlemi kronometreyle ölçmek bile yeterli bir tahmin verir. Hataların maliyeti bu hesaba dahil değildir; bir hatalı bakiye ya da yanlış stok sayısı hesaptaki kazancı kolayca aşabilir.

Yasal çerçeve: Excel dosyası defter yerine geçer mi?

213 sayılı Vergi Usul Kanunu, tutulması zorunlu defterlerin tasdik ettirilmesini ister (madde 220 ve devamı). Elektronik ortamda tutulan defterler için ise madde 226/A, Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığının belirlediği usul, esas ve süreler içinde berat alınmasının ya da onaylanmasının tasdik hükmünde olduğunu, bunların alınmaması halinde defterlerin tasdik ettirilmemiş sayılacağını söyler. Dolayısıyla kendi başınıza oluşturduğunuz bir Excel takip tablosu, tutmak zorunda olduğunuz defterlerin yerine kendiliğinden geçmez. Hangi defterleri hangi usulle tutacağınız mali müşavirinizin konusudur.

Saklama yükümlülüğü ise her iki durumda da vardır: madde 253'e göre defter tutmakla yükümlüler, defter ve belgeleri ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl muhafaza eder. Tacirler için Türk Ticaret Kanunu madde 82 ise ticari defterler, envanterler, alınan ve gönderilen ticari mektuplar ile defter kayıtlarının dayandığı belgeler için on yıl öngörür; süre ilgili takvim yılının bitişiyle başlar. Excel kullanıyorsanız dosyaların tüm sürümlerini, programa geçerseniz eski Excel dosyalarını size uygulanan süre boyunca arşivde tutun; hangi sürenin geçerli olduğunu mali müşavirinize sorun.

Excel'den programa geçiş planı

1. Kesim tarihi seçinAy başı ya da ay sonu gibi temiz bir tarih belirleyin. Bu tarihten önceki hareketler Excel'de kalır, sonrakiler programa girer.
2. Cari ve ürün listesini temizleyinMükerrer carileri birleştirin, VKN ve T.C. kimlik numaralarını metin olarak düzeltin, kullanılmayan ürünleri ayıklayın.
3. Açılış bakiyelerini girinKesim tarihindeki cari bakiyeleri ve stok miktarlarını girin. Cari bakiyelerinizi mali müşavirinizin kayıtlarıyla karşılaştırın.
4. Bir ay paralel çalışınYeni kayıtları hem Excel'e hem programa girin; ay sonunda bakiyeleri karşılaştırın. Fark çıkarsa nedenini bulun.
5. Excel'i arşive alınParalel dönem tutarlıysa Excel'e yeni giriş yapmayı bırakın, dosyayı salt okunur arşivleyin.

Cari ve fatura aktarımının ayrıntıları için Excel ile fatura aktarma rehberine bakın.

İkisini birlikte kullanmak mümkün mü?

Evet, birçok işletme programı kayıt sistemi, Excel'i ise özel analiz aracı olarak kullanır: raporları dışa aktarıp kendi pivot tablosunda inceler, fiyat listesini toplu düzenler. Kural şudur: kayıt tek yerde tutulur, Excel ikinci bir kayıt defteri hâline gelmez.

Hepsitek'te Excel'den geçiş

Hepsitek Ön Muhasebe 199 TL/ay (KDV dahil) fiyatla cari, stok, fatura, kasa-banka ve raporları tek panelde toplar; 14 gün ücretsiz deneme sunar; kart bilgisi istenmez. “Excel ile Fatura Oluştur” ile Excel'deki satış bilgilerinden faturalar oluşturulur; faturalar TASLAK olur ve kesinleştirmeden önce kontrol edilir. Cariler de Excel ile açılış bakiyeleriyle birlikte aktarılabilir. Raporları ve cari ekstreyi PDF ya da Excel olarak dışa aktarırsınız.

Hepsitek ön muhasebe kayıtlarınızı düzenli tutmanıza yardım eder; tasdikli defter, beyanname ve vergisel hesaplar mali müşavirinizin işidir. e-Belge gönderimi Ön Muhasebe paketine dahil değildir, E-Dönüşüm paketindedir.