Açılış bakiyesi nerede karşınıza çıkar?
Üç durumda karşılaşırsınız. Birincisi, Excel defterinden ya da başka bir programdan yeni bir ön muhasebe programına geçiş: müşterilerin size, sizin tedarikçilere olan borcunuz ve kasadaki para devredilmelidir. İkincisi, yeni hesap döneminin ilk günü: önceki dönemin kapanış tutarları yeni dönemin açılış tutarlarıdır. Üçüncüsü, yeni bir kasa ya da banka hesabı açtığınızda hesapta zaten bulunan para.
Tutarların dayanağı kayıtlıdır. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 186. maddesi envanteri, bilanço gününde mevcutları, alacakları ve borçları sayarak, ölçerek ve değerleyerek ayrıntılı biçimde tespit etmek olarak tanımlar. Açılış tutarlarını bu envanterden, kasa sayımından ve cari mutabakatlarından almak, “tahmini bakiye” girmekten çok daha güvenlidir.
Açılış bakiyesi örnekle nasıl çalışır?
Örnektir: Bir boya ve hırdavat dükkânı 1 Kasım'da programa geçiyor. Sayımda kasada 12.450,00 TL var. Yılmaz Boya Ltd. size 18.600,00 TL borçlu (sizin alacağınız), siz de Demir Tedarik'e 9.200,00 TL borçlusunuz.
| Hesap | Açılış tutarı | Anlamı |
|---|---|---|
| Kasa | 12.450,00 TL | Sayımda bulunan nakit |
| Yılmaz Boya Ltd. (cari) | 18.600,00 TL | Müşteri size borçlu, alacağınız |
| Demir Tedarik (cari) | 9.200,00 TL | Siz tedarikçiye borçlusunuz |
Aynı gün Yılmaz Boya 5.000,00 TL öderse kasa 12.450,00 + 5.000,00 = 17.450,00 TL, Yılmaz'ın bakiyesi 18.600,00 − 5.000,00 = 13.600,00 TL olur. Açılış girilmeseydi program Yılmaz'ın eski borcunu hiç bilmeyecek, 5.000,00 TL'lik ödeme sanki hiç var olmayan bir borca karşı yapılmış gibi görünecekti.
Açılış bakiyesi girerken sık yapılan yanlışlar nelerdir?
- Yönü ters girmek: Müşterinin size borcunu tedarikçi borcu gibi yazmak, bakiyeyi kâğıt üzerinde tersine çevirir. Girişten önce “bu tutarı kim kime borçlu?” diye sorun.
- Çift saymak: Açılış bakiyesi zaten 18.600,00 TL’lik eski faturaları içeriyorsa, aynı faturaları programa ayrıca girmeyin. Açılıştan sonraki hareketler yeni kayıttır.
- Yanlış tarih: Devir tarihi, sisteme geçişten önceki son gün ya da hesap döneminin ilk günü olmalı; devir tarihinden önceki işlemleri ayrıca girerseniz bakiye iki kez sayılır.
- Sayımsız kasa: Kasayı tahminle girmek, ilk gün sonunda sayımla fark çıkarır. Önce sayın, sonra girin.
- Mutabakatsız cari: Karşı tarafın ekstresiyle teyit edilmemiş bakiye, ilk tahsilatta tartışmaya yol açar.
Hepsitek'te açılış bakiyesi nasıl girilir?
- Cari için: Cari kartının finans geçmişinden “Açılış Bakiyesi Ekle” ile devir tarihi, para birimi ve tutar girilir. Kayıt dengeli bir mali kayıt olarak oluşturulur; hata olursa silinmez, iz bırakan bir ters kayıtla düzeltilir.
- Toplu cari için: Excel ile cari aktarmada Açılış Bakiyesi ve Bakiye Yönü birlikte kullanılır (BORÇ: cari size borçlu, ALACAK: siz cariye borçlusunuz). Bakiye Tarihi boşsa bugünün tarihi kullanılır; dosya önce ön izlenir, onayınızdan sonra kaydedilir.
- Kasa ve banka için: Hesap ekranından “Açılış bakiyesi gir” seçeneği kullanılır.
Hepsitek açılış kayıtlarını ön muhasebe için tutar; resmî açılış bilançosu ya da envanter defteri üretmez. Bu belgeler için mali müşavirinize danışın. Ayrıntı için cari hesap takip programı ve Excel ile aktarma rehberi sayfalarına bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Açılış bakiyesi nedir?
Açılış bakiyesi, bir hesabın kayda başlandığı tarihte zaten sahip olduğu tutardır. Yeni programa geçişte müşteri alacakları, tedarikçi borçları, kasa ve banka mevcutları bu tutarlarla devredilir; böylece hesaplar sıfırdan değil gerçek durumlarıyla başlar ve sonraki tahsilat, ödeme ve faturalar bu tutarın üzerine işlenir.
Açılış bakiyesi borç mu alacak mı girilir?
Hesabın niteliğine bağlıdır. Müşteri size borçluysa o tutar sizin alacağınızdır; tedarikçiye borçluysanız tutar sizin borcunuzdur. Hepsitek'in Excel aktarımında BORÇ yönü carinin size borçlu olduğunu, ALACAK yönü sizin cariye borçlu olduğunuzu gösterir. Girişten önce “bu tutarı kim kime borçlu?” sorusunu cevaplayın; yönü ters girmek bakiyeyi tersine çevirir.
Açılış bakiyesi sonradan değiştirilebilir mi?
Hepsitek'te cari açılış bakiyesi kartta doğrudan değiştirilmez. Hata fark ederseniz kayıt silinmez; izlenebilir bir ters kayıtla düzeltilir ve doğru tutar yeniden girilir. Böylece hareket geçmişi korunur, ne zaman neyin düzeltildiği sonradan görülebilir. Düzeltmeden önce devir tarihini ve tutarı eski sistemin kapanış raporuyla karşılaştırmak iyi bir alışkanlıktır.
Her yıl yeniden açılış bakiyesi girmek gerekir mi?
Programda hareketleriniz sürekli kayıtlıysa bakiyeler yıl sonunda kendiliğinden bir sonraki döneme devam eder; her yıl yeniden açılış bakiyesi girmeniz gerekmez. Açılış bakiyesi esas olarak programa ilk geçişte, yeni açılan kasa veya banka hesaplarında ve yeni eklenen carilerde girilir. Resmî defterlerin yıllık açılışı ise mali müşavirinizin konusudur.