ETTN nerede karşınıza çıkar?
e-Fatura ve e-Arşiv faturalarının üzerinde, belgenin XML dosyasında ve e-Belge listelerinde. GİB'in karekod standardı kılavuzunda ETTN, UUID biçiminde ve “ettn” alanında karekodun içindeki bilgilerden biri olarak yer alır; karekoda sahip bir fatura okutulduğunda belge sistemden sorgulanabilir. e-Gider Pusulası Teknik Kılavuzu da ETTN'yi düzenlenen gider pusulasının evrensel eşsizliğini sağlayan numara olarak tanımlar ve belgeyi düzenleyenin bunu standartlara uygun üretmesini ister.
GİB'in e-Fatura Portalı kullanım kılavuzu, portalda fatura oluştururken ETTN alanına müdahale edilemediğini, bu numaranın faturanın tekliğini sağladığını ve sistem tarafından kendiliğinden üretildiğini söyler.
ETTN ile fatura numarası arasındaki fark nedir?
| Özellik | Fatura / belge numarası | ETTN |
|---|---|---|
| Biçim | Üç haneli alfanumerik birim kodu + yıl + sıra numarası; 16 karakter (örnek: GIB2023000000001) | 36 karakterlik UUID (8-4-4-4-12 grup) |
| Sıralı mı? | Evet, müteselsil ilerler | Hayır, benzersiz ama rastgele |
| Ne işe yarar? | Okunaklı sıra ve kayıt düzeni | Belgeyi kesin tanımlamak |
| Nerede görünür? | Faturanın üzerinde ve kayıtlarda | XML dosyasında, karekodda, sorgu ve mutabakat ekranlarında |
ETTN günlük işte ne işe yarar? Örnek
Örnektir: Bir toptancı, aynı müşteriye aynı gün, aynı tutarda iki e-Fatura kesti: 4.720,00 TL ve 4.720,00 TL. Müşteri “ikinci fatura hatalı, iptal edin” dedi. İkisinin müşterisi, tarihi ve tutarı aynı; hangisinin hatalı olduğunu belge numaralarının yanında ETTN ayırt eder. Yanlış belge işaret edilirse müşterinin kayıtlarında 4.720,00 + 4.720,00 = 9.440,00 TL görünen borç, olması gereken 4.720,00 TL'ye inmez.
Bu yüzden iptal, iade, itiraz ve mutabakat yazışmalarında belge numarasıyla birlikte ETTN'yi de paylaşmak, yanlış belgeyle işlem yapma riskini keser.
ETTN'de sık yapılan yanlışlar nelerdir?
- Elle yazmaya ya da değiştirmeye çalışmak: ETTN sistem tarafından üretilir; değiştirilmesi belgeyi başka bir belgeyle karıştırır.
- Aynı ETTN'yi iki belgede kullanmak: ETTN'nin amacı tekil olmaktır; kopyalanan XML'de eski ETTN'nin kalması ciddi bir hatadır.
- ETTN'yi fatura numarasının yerine yazmak: İki alan farklıdır; mutabakat tablolarında karıştırılırsa eşleşme tutmaz.
- Büyük/küçük harf farkını gerçek fark sanmak: GİB kılavuzlarındaki örneklerde UUID bazen büyük, bazen küçük harfle yazılır; karşılaştırırken ikisini aynı numara kabul edin.
Hepsitek'te ETTN nasıl görünür?
Hepsitek E-Dönüşüm'de e-Belge listesinde her belgenin satırında fatura numarasının yanında ETTN gösterilir; gelen ve giden belge ekranlarında ETTN ile arama yapabilirsiniz. Böylece bir e-Faturayı, müşterinizle ya da mali müşavirinizle yazışırken belge numarası ve ETTN'siyle kesin biçimde tarif edersiniz. Ayrıntılar için e-Fatura programı sayfasına bakın.
Sık sorulan sorular
ETTN açılımı nedir?
ETTN, Evrensel Tekil Tanımlama Numarası'nın kısaltmasıdır. GİB kılavuzlarında e-Belgenin evrensel eşsizliğini sağlayan, UUID/GUID biçimindeki numara olarak geçer. 36 karakterlik bu kimlik, tire ile ayrılmış harf ve rakamlardan oluşur ve bir e-Belge ile başka hiçbir e-Belge arasında çakışmamalıdır.
ETTN'yi kim üretir?
GİB'in e-Fatura Portalı'nda ETTN'yi sistem kendiliğinden üretir ve kullanıcı bu alana müdahale edemez. Kendi sistemini kullanan belge düzenleyiciler ise, örneğin e-Gider Pusulası kılavuzuna göre, ETTN'yi standartlara uygun biçimde kendileri üretir. Fatura programı kullanan bir işletme genellikle ETTN'ye elle dokunmaz, yalnızca belgede görür.
ETTN ile fatura numarası aynı mı?
Hayır. Fatura numarası üç haneli birim kodu, yıl ve sıra numarasından oluşan sıralı bir kayıt numarasıdır (örneğin GIB2023000000001). ETTN ise rastgele üretilen, 36 karakterlik benzersiz bir kimliktir. Bir belgenin ikisi de vardır ve amaçları farklıdır: numara düzeni sağlar, ETTN belgeyi kesin biçimde tanımlar.
ETTN faturanın neresinde yazar?
e-Belgenin XML dosyasında UUID alanında bulunur ve belge görüntüleyicilerinde ya da e-Belge listelerinde gösterilir. Karekodlu faturalarda karekodun içindeki bilgiler arasında da yer alır. Ayrıntı belge türüne göre GİB kılavuzlarında tanımlıdır; Hepsitek'te ise e-Belge listesinde fatura numarasının yanında ETTN olarak görürsünüz.