UBL-TR nerede karşınıza çıkar?
Çoğu işletme sahibi UBL-TR ile hiç doğrudan karşılaşmaz; fatura programı bunu arka planda yapar. Karşılaşma anları: GİB e-Fatura Portalı'na harici bir programdan fatura yüklerken, bir yazılım firmasıyla entegrasyon kurarken ya da bir e-Faturanın XML dosyasını açıp “içinde ne yazıyor?” diye baktığınızda.
GİB'in e-Fatura Entegrasyon Kılavuzu, gönderilecek verinin XML formatında olacağını ve XML dosyalarının belirlenmiş formata uygunluğunun XSD şemalarıyla kontrol edildiğini anlatır; bu uygunluk kontrolü “doğruluk kontrolü” olarak adlandırılır. Belge türlerine ait XSD'ler UBL-TR Paketi içinde yer alır, açıklamaları ise UBL-TR Kılavuzları'nda verilir. GİB e-Belge sitesinde UBL-TR 1.2.1 Kılavuzları ve UBL-TR 1.2.1 Paketi ayrı dosyalar olarak sunulur.
UBL-TR'ye uygun belge hazırlarken hangi kurallar geçerlidir?
GİB'in e-Fatura Portalı kılavuzuna göre portalın fatura yükleme modülüne yüklenecek faturalar için şu şartlar aranır:
- Fatura XML'i UBL-TR şema standardına uygun hazırlanmış olmalı; uygun olmayanlar hata mesajı alır.
- XML içinde şema adı ve ilgili ad alanı bildirimi bulunmalı.
- Fatura mali mühürle onaylı olmalı; onaysız faturalar hata alır.
- Faturalar standart zip biçiminde sıkıştırılıp yüklenmeli.
- XSLT görüntüleme eklentisi bulunmalı; XSLT görüntüsüyle XML arasında fark varsa XML'deki bilgiler esas alınır.
Entegrasyon Kılavuzu ayrıca XML dosyalarının karakter kodlamasının UTF-8 olmasını ister. Bu ayrıntılar, kılavuzların yayımlandığı tarihteki durumu yansıtır; güncel sürümler için GİB e-Belge sitesine bakın.
UBL-TR bir fatura satırını nasıl taşır? Örnek
Örnektir: Bir satırda 10 adet ürün, birim fiyat 125,00 TL. Satır tutarı 10 × 125,00 = 1.250,00 TL; örnekte %20 KDV alınırsa KDV 250,00 TL, vergiler dahil toplam 1.500,00 TL olur (güncel KDV oranları için GİB duyurularına ve mali müşavirinize bakın).
| Kâğıt faturada | UBL-TR XML'de | Değer |
|---|---|---|
| Miktar | Satır miktarı alanı | 10 |
| Birim fiyat | Fiyat tutarı alanı (para birimi TRY) | 125.00 |
| Mal/hizmet tutarı | Satır tutarı alanı | 1250.00 |
| KDV tutarı | Vergi toplamı alanı | 250.00 |
| Ödenecek tutar | Yasal parasal toplam alanı | 1500.00 |
XML'de ondalık ayırıcı virgül değil noktadır ve para birimi her tutarın yanında kodla (TRY) belirtilir. Tek bir alanın yanlış yazılması, şemaya uymayan belgenin reddedilmesine neden olabilir.
UBL-TR'de sık yapılan yanlışlar nelerdir?
- Eski şema sürümünü kullanmak: GİB şema ve kılavuz sürümlerini yayımlar; eski sürümle hazırlanan belge reddedilebilir.
- Ondalık ayırıcıyı virgül yazmak: 1250,00 yerine 1250.00 yazılmalıdır.
- Toplamların uyuşmaması: Satır toplamları genel toplamla tutmazsa belge hatalı olur; yukarıdaki örnekte 1.250,00 + 250,00 = 1.500,00 TL eşitliği korunmalıdır.
- XSLT ile XML'in farklı olması: Ekranda görünen görüntü ile XML'deki veri çelişirse esas alınan XML'dir.
- UBL-TR'yi bir yazılım ya da hizmet adı sanmak: UBL-TR bir standarttır; belgeyi hangi programla hazırlarsanız hazırlayın uyulması gereken biçimdir.
Hepsitek kullanırken UBL-TR bilmek gerekir mi?
Hayır. Hepsitek E-Dönüşüm'de faturayı ekrandan doldurur, resmî gönderimi onaylarsınız; XML ile uğraşmazsınız. Fatura, cari ve stok kayıtlarınızla bağlı kalır. Paket kapsamı için e-Fatura programı sayfasına bakın.
Sık sorulan sorular
UBL-TR açılımı nedir?
UBL, Universal Business Language yani Evrensel İş Dili demektir. UBL-TR ise bu standardın Türkiye özelleştirmesidir; GİB kılavuzlarının terimler sözlüğünde bu şekilde tanımlanır. e-Fatura, e-İrsaliye gibi belgelerin hangi alanlarla ve hangi kurallarla XML olarak hazırlanacağını belirleyen şema ve kılavuz setidir.
UBL-TR ile XML aynı şey midir?
Hayır. XML genel bir işaretleme dilidir; UBL-TR ise bu dil üzerinde kurulmuş, hangi alanların nasıl yazılacağını belirleyen bir iş belgesi standardıdır. e-Fatura XML olarak taşınır ama UBL-TR şemasına uygun olmak zorundadır; şemaya uymayan belge sistem tarafından hata mesajıyla reddedilir.
UBL-TR şemalarını nereden bulurum?
GİB'in e-Belge sitesindeki e-Fatura mevzuat ve kılavuzlar sayfasında UBL-TR Kılavuzları ve UBL-TR Paketi indirilebilir dosyalar olarak yer alır. Paketin içinde belge türlerine ait XSD şema dosyaları bulunur; yazılım geliştirenler bunları kullanır. Sürüm bilgisi zamanla değişebileceğinden her zaman sayfadaki güncel sürümü esas alın.
Küçük işletme olarak UBL-TR ile ilgilenmeli miyim?
Genellikle hayır. Fatura programınız XML'i sizin yerinize hazırlar; siz faturayı ekranda doldurursunuz. Yalnızca kendi yazılımınızı geliştiriyorsanız, bir yazılım firmasıyla entegrasyon kuruyorsanız ya da harici bir programdan GİB portalına fatura yüklüyorsanız şema kurallarını bilmeniz gerekir. Bu durumda GİB kılavuzlarının güncel sürümlerini takip etmek gerekir.