Proforma fatura neden fatura sayılmaz?
Vergi Usul Kanunu'nun 229. maddesi faturayı, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesika olarak tarif eder. Proforma ise satıştan önce, fiyat teklifi niteliğinde verilir; ortada henüz teslim edilmiş mal veya yapılmış iş yoktur. Kanun metninde ve 509 sıra no.lu Tebliğ'de “proforma fatura” ifadesi geçmez; bu, vergi kanunlarının düzenlediği bir belge türü olmadığı anlamına gelir. Uygulamada muhasebe kaydına dayanak sayılmaz; kayıt dayanağı gerçek fatura veya diğer kanuni belgelerdir (VUK madde 227). Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.
Proforma fatura nerede karşınıza çıkar?
- Müşteri bir sipariş vermeden önce toplam bedeli, kargo ve ödeme şartlarını görmek istediğinde
- Ön ödeme ya da avans talep edilirken, ödeme talebinin dayanağı olarak
- İhracat ve ithalat işlemlerinde, banka ve gümrük süreçlerinde fiyat belgesi olarak
- İhale ve fiyat teklifi aşamasında
Yukarıdaki kullanımlar uygulamadaki yaygın örneklerdir; bankanın veya gümrüğün hangi belgeyi istediği ilgili kurumun kurallarına bağlıdır.
Örnek: proformadan gerçek faturaya
Bir tedarikçi müşteriye 25.000,00 TL + %20 KDV (5.000,00 TL) = 30.000,00 TL'lik proforma gönderir. Müşteri onaylayıp %30 avans öder: 30.000 × 0,30 = 9.000,00 TL. Mal 3 Kasım 2026'da teslim edilirse VUK madde 231/5'e göre fatura, malın teslimi tarihinden itibaren azami yedi gün içinde, yani 10 Kasım 2026'ya kadar düzenlenir; bu süre içinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır. Rakamlar ve oranlar örnektir. Fatura düzenleme süreleri için fatura düzenleme süresi rehberine bakın.
Proforma faturada sık yapılan yanlışlar nelerdir?
- Proformayı gelir yazmak: Satış gerçekleşmeden gelir ve alacak kaydı oluşturulmaz; proforma yalnızca tekliftir.
- Fatura serisinden numara vermek: VUK madde 231/1 faturaların sıra numarası dahilinde teselsül ettirilmesini ister; proformalar bu seriyi bozmamalı, ayrı numaralanmalıdır.
- Gerçek faturayı erken kesip proforma sanmak: Mal tesliminden önce fatura verilirse KDV Kanunu madde 10/b uyarınca fatura düzenlenmesi vergiyi doğuran olay olabilir.
- Geçerlilik süresini yazmamak: Fiyat ve döviz kuru değişebilir; proformada teklifin geçerlilik tarihi belirtilmeli.
Hepsitek'te proforma yerine ne var?
Hepsitek'te “proforma fatura” adlı ayrı bir belge yoktur. Fiyat ve koşulları önceden göstermek için teklif düzenleyebilir, onaylanınca bilgi yeniden girmeden siparişe ve faturaya dönüştürebilirsiniz. Ayrıntılar için on muhasebe programı sayfasına bakın.
Sık sorulan sorular
Proforma fatura yasal bir belge midir?
Vergi mevzuatında tanımlı bir belge türü değildir. VUK madde 229 faturayı müşterinin borçlandığı meblağı gösteren ticari vesika olarak tarif eder; proforma ise satış öncesi tekliftir. Muhasebe kaydı için gerçek fatura gerekir. Kendi işleminiz için mali müşavirinize danışın. Bu yüzden proformaya dayanarak vergi kaydı yapmayın.
Proforma fatura ile fatura arasındaki fark nedir?
Fatura, gerçekleşmiş bir teslim veya hizmet için düzenlenir, KDV doğurabilir ve muhasebe kaydının dayanağıdır. Proforma, satış öncesi bilgi ve teklif belgesidir. Faturanın sıra numarası, düzenleme süresi (teslimden itibaren azami yedi gün) ve zorunlu bilgileri vardır; proforma bu kurallara tabi değildir.
Proforma fatura ile e-Fatura gönderilir mi?
e-Fatura sistemi gerçek satış faturalarının iletildiği, GİB sistemine bağlı bir yapıdır. Proforma bir teklif belgesi olduğundan bu sisteme faturaymış gibi gönderilmemelidir. Teklif belgenizi PDF olarak paylaşın, satış kesinleşince e-Fatura veya e-Arşiv ile gerçek faturayı düzenleyin. Teklif PDF'ini paylaşmak, resmî belge olmayan bir bilgi belgesi göndermek demektir.
Avans aldığımda fatura keser miyim?
Mal tesliminden veya hizmetin yapılmasından önce fatura verilirse KDV Kanunu madde 10/b uyarınca, belgede gösterilen miktarla sınırlı olmak üzere vergiyi doğuran olay faturanın düzenlenmesidir. Avans için fatura düzenleyip düzenlemeyeceğinizi mali müşavirinize sorun. Bu nedenle avans alırken belgeleme şeklinizi önceden netleştirin.